AON teletrabaja con éxito gracias a su transformación digital

• AON contó con una plataforma de emisión y centralización de certificados digitales que ahora permite a sus empleados y clientes trabajar en el medio online con total seguridad.
• Gracias a la firma electrónica, la compañía continua en la distancia con sus operaciones y transacciones con terceros con normalidad y seguridad. Además, la gestión y almacenamiento digital, le permite ahorrar toneladas de papel.
• El proyecto incluye también el gestor de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.

La empresa británica AON, líder en servicios profesionales globales, confió en Ivnosys en su afán por la digitalización de sus procesos y la reducción del uso del papel. Un proyecto que le ha permitido, además, reducir los tiempos de gestión y trabajar de manera que la seguridad no se vea comprometida.

Gracias al proceso de transformación digital de estos últimos dos años y la experiencia adquirida, los empleados de AON operan con total normalidad desde el primer día del estado de alerta. Así, no se ha producido una pérdida de productividad o eficiencia, al disponer de las herramientas más avanzadas en el ámbito del uso de certificados digitales y comunicaciones con terceros.

La seguridad como foco principal

En el acuerdo que se llevó a cabo, se permite trabajar electrónicamente de forma segura y teniendo el control del uso que hacen los empleados con los certificados. Esto se consiguió gracias a la implantación de IvSign, plataforma de emisión y centralización de certificados digitales.

Muchas empresas están siendo conscientes de la importancia de disponer de herramientas digitales que permitan la continuidad de sus procesos, especialmente ahora con la necesidad de trabajar a distancia. – Sergio Ruiz, CEO Ivnosys.

La herramienta registra una auditoría completa para saber el uso que hacen los empleados con los certificados. Esto permite que, junto con el sistema de sellado de tiempo, la compañía sepa cuándo y dónde acceden los usuarios y qué gestiones realizan. Además, se puede restringir su uso según preferencias como: las sedes electrónicas visitadas, el navegador utilizado, etc.

Digitalización con las administraciones

Dada la gran dimensión de AON y el elevado número de notificaciones que gestionan, el acuerdo también incluía la implantación del gestor de notificaciones electrónicas IvNeos.

La gestión y revisión de notificaciones de todas las administraciones públicas, era una tarea rutinaria que conllevaba una elevada carga de trabajo. IvNeos ha permitido gestionar los buzones de todas las Administraciones Públicas en un único buzón y con tan solo un clic. Además, los empleados pueden descargar y responder a las notificaciones directamente sin salir de la plataforma. Como valor añadido, AON cuenta con flujos de redirección de notificaciones para que cada departamento reciba automáticamente los avisos según los organismos emisores, zona geográfica, entre otras variables.

Comunicaciones con terceros de la forma más segura

Completando la apuesta por la digitalización en las comunicaciones con terceros, AON emplea la firma electrónica con IvCert para la tramitación de todo tipo de documentos y contratos. Así, los empleados envían todo tipo de documentación para que los destinatarios la firmen y validen digitalmente. La herramienta recoge las evidencias de envío y entrega garantizando la máxima seguridad en los documentos firmados, superando incluso a la validez que supone la firma manuscrita.

El proceso de transformación digital desarrollado estos años nos ha permitido, en estas circunstancias tan excepcionales, mantener la continuidad de nuestras operaciones, y evitar la interrupción en los procesos de firma de contratos e interacciones con clientes, proveedores y organismos públicos. (J. Salvadores, Director del Departamento Legal de Aon en Iberia y Middle East)

La multinacional ha contado con la ayuda de Ivnosys para este impulso digital de sus procesos internos, siendo Prestador de Servicios electrónicos de Confianza Cualificado y cumpliendo con los más altos estándares de seguridad establecidos en la normativa europea eIDAS 910/2014.