Hace años nos adentramos en un mundo digital en el que nuestras relaciones y transacciones las realizamos a través de la red. Sin embargo, recibimos continuamente avisos que nos alertan sobre la importancia de proteger nuestra actividad e identidad online. ¿Cómo podemos hacerlo? Mediante un prestador de servicios de confianza cualificado.

Prestador de servicios electrónicos de confianza, ¿qué es?

Como tratamos en nuestro post sobre eIDAS, esta normativa fija las pautas para garantizar la seguridad de las transacciones electrónicas entre los ciudadanos, empresas y la Administración Pública, aplicable a todos los países miembros de la Unión Europea.

El Reglamento recoge además el concepto de prestador de servicios electrónicos de confianza, definiéndolo como un prestador de servicios de confianza que presta uno o varios servicios de confianza cualificados y al que el organismo de supervisión ha concedido la cualificación”. Para ser reconocido como tal y poder expedir servicios cualificados con plena validez jurídica, la organización debe someterse a una auditoría por parte de una entidad de certificación acreditada de cada Estado miembro de la UE.

Los servicios de confianza recogidos en eIDAS son:

  • La creación, verificación y validación de firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos, servicios de entrega electrónica certificada y certificados relativos a estos servicios.
  • La creación, verificación y validación de certificados para la autenticación de sitios web.
  • La preservación de firmas, sellos o certificados electrónicos relativos a estos servicios.

Como resultado, el prestador cumple con una serie de medidas técnicas, organizativas y legales que garantizan la seguridad de sus soluciones, en lo que respecta la uso del certificado digital y la firma electrónica.

Ser prestador cualificado, un paso más allá

Ser reconocido como prestador de servicios de confianza cualificado supone verificar la identidad de una persona física o jurídica a la hora de emitir un certificado digital.

Tal y como recoge eIDAS en su artículo 24: Al expedir un certificado cualificado para un servicio de confianza, un prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza verificará, por los medios apropiados y de acuerdo con el Derecho nacional, la identidad y, si procede, cualquier atributo específico de la persona física o jurídica a la que se expide un certificado cualificado.

Para ello, la normativa establece 4 formas de hacerlo:

a) “En presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica.”

b) “A distancia, utilizando medios de identificación electrónica, para los cuales se haya garantizado la presencia de la persona física o de un representante autorizado de la persona jurídica previamente a la expedición del certificado cualificado.”

c) “Por medio de un certificado de una firma electrónica cualificada o de un sello electrónico cualificado expedido de conformidad con la letra a) o b).”

d) “Utilizando otros métodos de identificación reconocidos a escala nacional que aporten una seguridad equivalente en términos de fiabilidad a la presencia física. La seguridad equivalente será confirmada por un organismo de evaluación de la  conformidad.”

La importancia de contar con un partner de confianza

Apostar por la transformación digital de las empresas supone al mismo tiempo garantizar la seguridad de los procesos y operaciones. Por ello, es fundamental contar con el partner adecuado para proteger la identidad digital y transacciones electrónicas que se realizan de forma telemática.

Ivnosys está reconocida como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y Tercero de Confianza, con la capacidad de emitir certificados digitales cualificados y los métodos de firma electrónica más seguros que cumplen con eIDAS. Así mismo, nuestras soluciones cuentan con el sellado de tiempo y una auditoría que protege las operaciones electrónicas de nuestros clientes.


En los últimos meses, la digitalización está adquiriendo un papel fundamental para las pymes y micropymes, pues están implementando herramientas que les ayudan a economizar sus recursos, disminuir las pérdidas y recuperarse durante la era post-covid, permitiendo ampliar su margen de beneficios y evitando, incluso, la quiebra de muchas de ellas.

En este contexto, las soluciones en materia de protección de identidad y transacción digital, se están convirtiendo en un activo estratégico clave para la recuperación de las empresas. Tal y como explica Sergio Ruíz, consejero delegado de Ivnosys, “La digitalización ha pasado de ser una estrategia empresarial a convertirse en una necesidad de primer orden para la supervivencia de las pymes y micropymes. La nueva situación y métodos de trabajo están evidenciando, ahora más que nunca, el gran potencial de nuestra actividad y las innumerables ventajas que ofrece”.

En este sentido, Tomás Font, director general de Wolters Kluwer, asegura que “las asesorías y despachos están encontrando numerosas oportunidades en la digitalización, pero una de las más claras y eficientes en estos momentos es la firma digital que está permitiendo abrir un círculo virtuoso en el proceso de digitalización del negocio y ayudando a generar un gran ahorro económico con la optimización de los procesos”.

Por todo ello, Ivnosys como referente en tecnología e innovación, está focalizando sus esfuerzos en ayudar a la pequeña y mediana empresa más que nunca durante la crisis. Hasta el momento, gracias a sus soluciones de identidad y certificación digital, ha conseguido generar un ahorro entre sus más de 2.000 clientes -pymes y micropymes- que oscila entre 1 y 3 millones de euros mensuales mediante la reducción del uso de papel, envío de documentos y desplazamientos, entre otras.

Soluciones digitales que reducen costes

Una de las soluciones que más éxito posee es IvSign, la plataforma de emisión y centralización de certificados que protege la identidad digital de las empresas. Ahora que la mayor parte de las compañías se encuentra trabajando a distancia, los empleados están utilizando a diario el certificado digital sin necesidad de desplazamientos, impresión de papel, envío de facturas físicas o presencialidad. En este punto, también cobra especial relevancia la comunicación con la Administración Pública que no entiende de pandemias ni plazos extraordinarios para presentar impuestos etc. Gracias a IvNeos, el gestor de notificaciones electrónicas, ya es posible recoger y controlar las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos en un único buzón y gestionar todas las necesidades a través del certificado digital.

A estas soluciones digitales hay que añadir la gestión documental bajo la herramienta IvCert, a través de la firma electrónica que permite a las empresas firmar cada transacción con el tipo de firma deseado, ayudando a optimizar recursos mediante el ahorro en costes, tiempo y desplazamientos, sin renunciar a la seguridad que ofrece el papel.

Ahorrar en época de crisis

Estos servicios son especialmente útiles para las pymes, que durante el estado de alarma han sido las organizaciones que más han acusado problemas económicos. Actualmente, las soluciones digitales permiten gestionar más de 90 millones de documentos al año. El volumen mensual de firmas electrónicas, que están ayudando a miles de empresas a optimizar sus procesos y reducir costes, es de 6,3 millones. Por su parte, los certificados digitales alcanzan un volumen de 500.000 al mes y las gestiones con las administraciones públicas suponen ya 4,2 millones.

La implementación de estas soluciones permite ahorrar hasta un 70% del tiempo mensual en desplazamientos para realizar trámites con las AAPP, firma de contratos, etc. Así, partiendo de que una microempresa destina 112 horas mensuales en trayectos por empleado, estas herramientas han supuesto un ahorro de 1.260 euros al mes por cada trabajador contratado.

Siguiendo esta línea, según un estudio publicado por Gartner, el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión, presentación y almacenaje de archivos. De este modo, la firma electrónica llegaría a suponer un ahorro en la gestión de facturas que oscila entre los 380 y los 1.890 euros mensuales.


 

Esta semana nuestro consejero delegado, Sergio Ruiz, ha concedido una entrevista a ElEconomista en la que ha compartido numerosas reflexiones interesantes sobre los efectos de la pandemia en la estrategia empresarial, la demanda de la digitalización en ciertos sectores, así como la evolución y proyección de la compañía con una visión internacional.

La digitalización se ha convertido en una necesidad

Vivimos una etapa post-covid en la que muchas empresas están atravesando un trance complicado debido a los efectos económicos devastadores del coronavirus y otras están intentando permanecer a flote acelerando el proceso de transformación digital para adaptarse al teletrabajo y nuevas necesidades actuales. 

Desde su creación en 2013, Ivnosys desarrolla soluciones que velan por la ciberseguridad y la digitalización de procesos en las grandes compañías. Tal y como señala Sergio Ruiz “aunque ya veníamos de un crecimiento importante prácticamente desde el nacimiento de Ivnosys, es cierto que estos tres meses la demanda de nuestras soluciones digitales se ha acelerado” comenta.

En este contexto, está incrementando la implementación de herramientas digitales que permiten la optimización de procesos, centralización y seguridad digital para  trabajar en remoto protegiendo las identidades y transacciones electrónicas. Sergio Ruiz destaca algunos sectores que más han despuntado; “el sector de la banca, el financiero y el de seguros han sido los más dinamizadores. Luego todo lo que es consultoría y tecnología también ha sido relevante, y el sector sanitario. Pero lo cierto es que las soluciones de Ivnosys son útiles y necesarias para cualquier sector.

Hemos visto cómo esta transformación digital ha afectado a gestiones que nunca antes hubiéramos pensado realizar de forma electrónica, como es el caso de la compra de una vivienda. Quabit se convirtió en mayo en la primera inmobiliaria en desarrollar un proceso virtual de compra de viviendas. Sin duda, una gran iniciativa que aumenta la productividad y eficiencia de la compañía. Así pues, observamos cómo “la digitalización ha pasado de ser pura estrategia a convertirse en una necesidad” destaca nuestro consejero delegado.

“Hemos digitalizado Cáritas y en breve haremos lo mismo con Ayuda Contra el Hambre. Gracias a la digitalización las organizaciones sin ánimo de lucro podrán mejorar y optimizar sus recursos para poder ayudar a más personas. La tecnología ayuda en la calidad de vida y calidad social de nuestro país y es parte de lo que queremos devolver a la sociedad”, S. Ruiz.

Lo mismo ocurre en el caso de organizaciones sin ánimo de lucro, como Cáritas, primera organización del tercer sector social en España que incorpora las soluciones digitales que, cumpliendo con las normas de la RGPD, les permite ayudar a miles de personas en situación de riesgo. Tal y como señala Sergio Ruiz, “hemos digitalizado Cáritas y, en breve, haremos lo mismo con Ayuda Contra el Hambre. La digitalización la necesitan las empresas y también las organizaciones sin ánimo de lucro. Con ella van a mejorar y optimizar sus recursos para poder ayudar a más personas. La tecnología ayuda en la calidad de vida y la calidad social de nuestro país y es parte de lo que queremos devolver a la sociedad desde Ivnosys”, explica.

Consolidación nacional y apuesta internacional en el mercado de EEUU

El éxito de las soluciones digitales ha llevado a la expansión internacional de Ivnosys, estando presentes en el mercado francés y peruano. La empresa comenzó su expansión en Francia, promovido por la entrada en su accionariado de la inversora Capza. En palabras de Ruiz, “Capza nos ha aportado muchas cosas, sobre todo apoyo desde el punto de vista internacional y europeo. Para una empresa española no es fácil competir en Europa”, comenta. 

La estructura de venta de Ivnosys se basa en partners por lo que la presencia física no es un requisito para el crecimiento. En la apuesta internacional existen dos líneas: la europea y la americana. Actualmente la compañía se ha marcado el reto de entrar en el mercado norteamericano, un mercado que hasta ahora no utilizaba una estructura de identidad digital basada en certificados digitales o criptografía sino en loging y password.

 

 

Para leer la noticia completa haz clic en el siguiente enlace >> Entrevista ElEconomista


Ya estamos en la etapa post-covid y la vida social y, sobre todo, la vida empresarial ha dado un giro radical de 180º.
Casi sin darnos cuenta, se ha instalado en el mercado una nueva forma de relacionarse de las empresas, tanto a nivel interno con sus proveedores y partners, como a nivel externo con sus clientes y el entorno. La aceleración de la digitalización ha traído consigo un cambio estructural que ha afectado en los procesos internos, a nivel organizativo, estratégico, de personal e incluso cultural.

El futuro post-covid, un cambio en la cultura empresarial

Estos últimos meses hemos comprobado que el teletrabajo es posible. De hecho, según la última encuesta del Instituto Nacional de Estadística (INE) sobre el impacto del confinamiento en los distintos sectores económicos, el teletrabajo fue la fórmula principal para mantener el nivel de actividad en los negocios. Durante el estado de alarma, el 48,8% de las empresas lo utilizaron, seguido de un incremento en el nivel de digitalización (15,1%).
El teletrabajo ha pasado de ser denostado o evitado por las compañías, con solo un 15% de penetración en los negocios antes de la pandemia, a ser una modalidad adoptada por casi la mitad de las empresas. Por sectores de actividad, en transporte y hostelería se quintuplicó el porcentaje de establecimientos que utilizaron el teletrabajo (pasando de un 6,6% a un 31,8%), mientras que en otros servicios pasó del 23,3% al 63,4% de los establecimientos del sector. Por tanto, podemos asegurar que el teletrabajo no será algo circunstancial o una moda, sino que ha venido para quedarse.
La mitad de las empresas recurrió al teletrabajo durante el confinamiento como fórmula principal de actividad seguido de un incremento en el nivel de digitalización.
Éste es uno de los principales cambios organizativos derivados de la pandemia pero, al mismo tiempo se reabren otros debates como la necesidad de un cambio en la cultura empresarial. ¿Están las organizaciones realmente preparadas para el futuro post-covid? ¿Están listas para subirse al tren de la digitalización? La realidad es que tanto empresas grandes como pequeñas, tienen aún la tarea pendiente de sentar las bases necesarias para sumarse a la transformación digital. Pero, la buena noticia, es que la mayoría son conscientes de esta necesidad y se encuentran en el camino de esta evolución.
Son numerosas las compañías que ya poseen un cierto nivel de madurez digital que les permite optimizar sus procesos y aumentar su productividad. Ahora falta extender este cambio de mentalidad a toda la organización. Es necesario implantar un nuevo know-how que va de la mano de la tecnología, la flexibilidad y la innovación para abordar la nueva realidad que integre a los 3 pilares básicos de cualquier institución: las personas, los procesos y la estrategia.

El Covid-19 convertido en oportunidad

Por todo ello, aquellas empresas que sepan adaptarse en tiempo y forma a la nueva realidad digital, serán capaces de convertir el Covid-19 en una oportunidad. Lo conseguirán con ayuda de las nuevas herramientas y plataformas online que sustituyen, en muchas ocasiones, a los métodos tradicionales e incluso aportan un valor añadido.
La digitalización abre un nuevo camino hacia un modelo de negocio más rentable y sostenible que permite reducir notable los costes derivados del alquiler de instalaciones, desplazamientos, uso del papel, etc. En este punto, el uso del certificado digital y la firma electrónica está cobrando mucho protagonismo ya que supone un gran alivio en la cuenta de gastos. Evita cientos de desplazamientos diarios para cerrar contratos, gestionar acuerdos y firmar documentos, además de reducir casi en un 100% el uso del papel en las oficinas. En concreto, las soluciones digitales de una compañía como Ivnosys han permitido gestionar más de 90 millones de documentos al año. Son más de 315.000 clientes los que se han gestionado un volumen de 6,3 millones de firmas electrónicas  y 500.000 certificados digitales.
Otro de los beneficios que aporta el uso de las nuevas tecnologías es la optimización de procesos en las rutinas laborales. El hecho de poder centralizar y automatizar en una misma plataforma los tediosos e infinitos procesos de gestión administrativa con las Administraciones Públicas. Así, ayuda a disminuir la carga de trabajo permitiendo poner el foco en la actividad productiva de cada empresa.
Desde Ivnosys se calcula un volumen mensual de gestiones con las administraciones públicas de 4,2 millones.
Todos estos factores también contribuyen a incrementar la productividad e incluso a potenciar la competitividad de las empresas. Se trata de una puesta a punto que permite ser más ágiles, adoptar un rol proactivo y ofrecer una respuesta inmediata en el momento de la prestación de servicios.

Una digitalización segura y con máxima garantía legal

Son muchas las empresas y profesionales que han cambiado su forma de relacionarse con terceros y han implementado la firma digital. En este contexto, a la hora de seleccionar el proveedor de estos servicios tecnológicos es crucial contar con una compañía que esté regida por los más altos estándares de seguridad. Ivnosys actúa como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo estrictamente con la normativa eIDAS 910/2014 con el objetivo de ofrecer la mayor seguridad y máxima garantía jurídica en cualquier transacción electrónica.

  • El confinamiento está sirviendo como impulso para valorar las tecnologías y utilizar herramientas digitales que facilitarán el trabajo, gestiones, etc.

Las empresas están evolucionando sus modelos de negocio en favor de la digitalización, dando lugar a oficinas sin papel. Esta tendencia ha crecido aun más con la llegada de la pandemia del Covid-19, al ser el papel uno de los elementos de contagio más comunes. Comentamos hoy los tips para digitalizar la actividad de la forma más segura y proteger la salud de los empleados tras la vuelta al trabajo en esta nueva normalidad.

Nueva normalidad, ¿a qué nos enfrentamos empresas y autónomos?

La digitalización de las organizaciones ha gestión electrónicallegado para quedarse, siendo cada vez mayor el uso de la tecnología en las tareas que realizan a diario los empleados. Por ejemplo la gestión electrónica de los trámites con las AAPP, el uso del certificado digital, la firma electrónica y la gestión documental en la nube.

Aprovechemos el momento, es hora de dejar atrás el papel y apostar por la gestión electrónica. No obstante, hace tiempo que llegó esta tendencia conocida como cultura paperless, organizaciones que eliminan el papel de sus oficinas y consiguen una mayor eficiencia. Esto es así por el ahorro de costes como la compra, impresión y almacenamiento del papel. Y también evita la incómoda acumulación de papeles en mesas, armarios, archivadores…

Porque no hay que olvidar que uno de los principales problemas de las empresas es la cantidad de espacio que se requiere para almacenar montones de papel que, con el tiempo, no tienen ningún uso. Además, es probable que estos archivos se estropeen, se extravíen o incluso puedan acceder a ellos personas sin autorización.

Trámites con la Administración Pública

Uno de los principales cambios en esta nueva normalidad es la forma de relacionarnos con los organismos públicos. Hasta ahora, empresas y autónomos ya estaban obligados por la Ley 39/2015 a comunicarse electrónicamente con la Administración Pública, lo que supone entre otras cosas, la gestión de las notificaciones electrónicas.

Pues bien, cada vez van a establecerse más procesos y trámites online, que se traducirá en menos colas y tiempos de espera, además de no necesitar presentarse en las oficinas. Supone así una oportunidad para aumentar la productividad y reducir la carga de trabajo que suponía hasta el momento. Agilizar los procesos y las gestiones será fácil y cómodo.

La firma electrónica más segura

Puesto que no sabemos hasta cuando podremos personarnos en ciertos lugares para firmar documentos, otro de los grandes cambios es la firma electrónica de documentos. De hecho, en los últimos meses ha habido un gran repunte del uso de la firma digital Firma electrónicapara todo tipo de comunicaciones a distancia, ya sea con empleados, proveedores, clientes, comunicaciones certificadas…

Un aspecto positivo en este área es la posición líder de España a nivel europeo, teniendo a los mayores expertos en materia de identidades digitales, transacciones electrónicas y firma electrónica. Gracias a ello, disponemos de los tipos de firma más seguros que cuentan con la misma o mayor validez que la firma manuscrita en papel.

Ivnosys asegura el respaldo legal de los documentos firmados electrónicamente al ser Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado, cumpliendo con los estrictos estándares de la normativa europea eIDAS 910/2014.

Uso del certificado digital

El certificado digital podríamos definirlo como un documento digital que nos identifica en las operaciones que realizamos a través de internet, nuestro DNI online. Con nuestro certificado podemos acceder a las sedes electrónicas de las AAPP y firmar documentos digitales, garantizando de forma fehaciente la identidad del usuario que realiza la acción. Esto beneficia en el aspecto legal, pues otorga pleno reconocimiento legal y evidencias electrónicas defendibles en caso de litigo.

Así, es imprescindible proteger el uso que hacen los empleados del certificado digital. Para ello, existen herramientas preparadas para la centralización de los certificados en un único punto y controlar su uso en tiempo real.

Después de esto, puede que tengas dudas sobre las diferencias entre certificado digital y firma electrónica, como cuando hacer uno de cada uno… pero aquí te las aclaramos todas


solucion de identidad digital

¿Necesitas digitalizar tu organización ante esta nueva normalidad? Descubre nuestras soluciones o contáctanos si necesitas que te asesoremos de forma personalizada.


A causa del estado de alarma en el que estamos, el teletrabajo  se ha multiplicado de forma drástica en la última semana y con ello, la firma digital.

El problema ha sido y es que muchas pequeñas, medianas y grandes empresas españolas no estaban preparadas para ello.

Debido al coronavirus, va a haber un antes y un después. Debemos darnos cuenta de que muchas de las acciones que podemos hacer diariamente, necesitan de una firma digital (o firma electrónica).


firma digital - IvCert

¿Porqué es tan importante ahora la firma digital o firma electrónica?

Porque la tecnología ha impactado por completo en el mercado de las transacciones. Uno de los puntos clave para normalizar la situación del negocio es continuar firmando documentos con garantías legales.

Cualquier documento puede ser firmado electrónicamente, ya no necesitamos estar presencialmente para la firma de: contratos (de seguro, trabajo, servicios…), transacciones, trámites, etc. Además, cuando usamos la firma digital se recogen una serie de datos electrónicos que permiten identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y su no repudio.

 


Firma digital, ¿Con garantías legales?

eIDAS Así es, además de recoger las firmas de los interesados, se debe contar con el respaldo de un tercero que certifique la validez de dichas firmas. Esto es, un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado. Regido por el reglamento eIDAS, también conocido como Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, que establece las pautas de identificación electrónica,

un marco común para los servicios de confianza, otorgándoles la misma legalidad que a los procesos tradicionales de firma basados en papel.


Una herramienta de firma digital para todo, pero, ¿el qué?

Existen plataformas de firma digital que permiten firmar documentos, enviar documentos solicitando su firma, e incluso recibirlos. Además, se aportan evidencias como quién ha descargado el documento, si lo ha firmado, en qué momento, con qué tipo de firma… pero la productividad radica en tener todo en una herramienta. Una que permita trabajar en la distancia y realizar en remoto de forma faseada, adaptando los costes y los servicios, tareas como:

  • Firmar electrónicamente documentos con envíos certificados: tuyos, de tu empresa, de representante…
  • Recibir documentos firmados: lo que conlleva la agilización de procesos.
  • Crear circuitos con múltiples posibilidades y ver los detalles, por ejemplo: que puedan firmar un documento varias personas o departamentos, que estos reciban un documento firmado con tan solo hacer tú la firma una vez…
  • Ver a tiempo real el estado en qué se encuentran esos circuitos.
  • Elegir el tipo de firma deseado según las necesidades. (Más abajo verás los tipos de firma)
  • a digital. Video ID - onboardingRecoger evidencias que respalden la validez legal del documento firmado: cuándo se ha descargado el documento, se ha firmado, etc.
  • Ver tareas pendientes: si tienes documentos pendientes de firmar o que te firmen.
  • Ofrecer movilidad: firmar tus documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Firmar con Outlook: gracias a esta integración, será más fácil para ti enviar tus documentos firmados.
  • Video identificación: sistema para identificar electrónicamente a personas de forma remota mediante videoconferencia.

 


¿Qué es la firma dinámica? firma dinámica

La firma dinámica permite ofrecer a los destinatarios distintos tipos de firma, entre los que elijen cuál utilizar. Para saber qué tipos de firma ofrecerle, deberemos atender a:

  • La robustez legal que necesitamos de las firmas recogidas.
  • La tecnología de la que disponen los destinatarios.

Dándoles esta facilidad, recogerás sus firmas en apenas unos minutos. Trabajando a distancia, es un punto a favor ofrecer flexibilidad y agilizar los procesos de firma. 

 

 


Pero, ¿Cuántos tipos de firma hay y cuál es la adecuada?

En función de la tecnología disponible y la fuerza legal que se necesite, son varios los tipos de firma existentes y que ponemos a tu disposición:

Firma digitial video ID - onboarding

Existe un modelo de contratación flexible en pago por uso, que se adapta dando respuestas a las demandas necesitadas. Puedes elegir que tipos de firma deseas obtener en tu plataforma:

  • Firma centralizada con cualificada en la nube: Firma con certificado digital en la nube. Rango legal más alto, garantizando la máxima seguridad de los documentos firmados.
  • Firma electrónica avanzada con certificado: Método de firma con mayor rango legal mediante certificado digital, asegurando la identidad del firmante y la integridad del mensaje.
  • Firma biométrica avanzada: Firma manuscrita digitalizada con recogida de datos biométricos (posición de contacto, velocidad y presión del bolígrafo) en un dispositivo especializado. Proporciona certificación del contenido de los mensajes y de la firma.
  • Firma avanzada OTP (SMS): Aceptación explícita de una comunicación y/o documento con firma utilizando un PIN (OTP) de una sola vez enviado por SMS al móvil. Proporciona evidencia certificada del contenido y aceptación de los mensajes.
  • Firma simple: Aceptación explícita de una comunicación con una o más condiciones a través de una ventana de diálogo de aceptación. Adecuada para la firma de condiciones de uso y documentos o aprobación de los mismos.
  • Comunicación certificada: Entrega certificada de un mensaje por correo electrónico o SMS. Además, tendrás la opción de poder descargar el documento.

APOYANDO LA CULTURA PAPERLESS: OFICINA SIN PAPEL

cultura paperlessA todo ello, le sumamos que las soluciones de Ivnosys permiten la administración de toda la documentación corporativa de manera ágil, sencilla e intuitiva, gracias a la apuesta por una cultura “paperless“, o de oficina sin papel.

Aportando mejor automatización, unificación y fácil acceso a la información, reducción de costes y recursos, seguridad y fiabilidad 100% garantizadas e incremento de la productividad.

La cultura paperless deja de ser una opción, para convertirse en lo habitual tanto en las empresas como en los organismos públicos, donde cada vez son más los procesos y gestiones que se realizan de manera telemática.

 

En conclusión, ahora más que nunca es el momento en el que las circunstancias nos obligan a disponer de este tipo de herramientas digitales para poder seguir gestionando y realizando trámites en la distancia, como con la firma digital. No dejemos que sea por no poder salir de casa, y sí por apoyar la digitalización de procesos, por el cambio de mentalidad en lo referente a la transformación digital, con todos los beneficios que esto aporta.

IvCert - Firma electrónica y entrega certificada


¿QUIERES SABER CÓMO COMUNICARTE ACTUALMENTE CON LA AEAT? Las nuevas medidas oficiales para gestionar las notificaciones


 

  • El Ministerio de Trabajo recomienda el teletrabajo como medida preventiva del coronavirus.
  • Las empresas españolas sin la seguridad que el teletrabajo requiere.
  • Innovación en Ivnosys con herramientas que permiten trabajar desde casa sin que la organización pierda el control de la actividad, se ponga en peligro su seguridad o identidad digital ni se opte por medidas de pausa del empleo.

 

¿Están las empresas españolas preparadas para teletrabajar de forma segura? Por ejemplo, ¿Por qué no firmamos documentos remotamente? Para clientes, trabajadores, proveedores, bancos, aseguradoras…

Pensar en el teletrabajo supone una gran ventaja frente a situaciones donde se corre un peligro, como es el reciente caso del coronavirus. Existen numerosas herramientas que lo hacen posible sin que esto suponga poner en peligro la seguridad de la organización o haya un descontrol de la actividad realizada por los empleados.

Pero una cosa es lo que la tecnología permite hacer y otra, lo que realmente hacemos con ella.

El coronavirus, impulsor del teletrabajo

En España no hemos sido muy proactivos con esta opción. Pero frente a la rápida propagación del nuevo virus, el Ministerio de Trabajo ha publicado una guía básica de actuación para empresas y trabajadores con recomendaciones de actuación frente a posibles casos de coronavirus. Una de las medidas que se pone en valor es la posibilidad del teletrabajo para evitar contagios entre los empleados. Y otras como la suspensión de la actividad, que la mayoría de las empresas no se pueden permitir.

Como consecuencia de estas recomendaciones, han saltado las alarmas en las empresas. Son muchas las que están buscando herramientas que permitan a sus empleados trabajar desde casa de forma segura y controlada, y sin tener que parar la actividad de la empresa.

Desde el aviso del coronavirus y los casos de contagio, Ivnosys ha notado la creciente demanda de empresas interesadas en nuestras soluciones que les permiten ofrecer a sus empleados la posibilidad del teletrabajo. Siempre fomentando la gestión de la identidad digital con la tranquilidad de controlar los procesos y la seguridad de la organización.” – Jaime Castelló, Director General de Ivnosys

El teletrabajo es posible y eficaz y está más que demostrado en el contexto Europeo. Tal y como lleva haciendo Ivnosys desde sus inicios. La opción de poder gestionar las tareas desde cualquier lugar es una de las máximas que consigue Ivnosys con la idea de sus productos. Además la empresa es la primera en llevarlo a cabo con los propios trabajadores.
la seguridad del teletrabajo como medida de prevención del coronavirus

Soluciones para el teletrabajo

Debemos invertir más en adaptar nuestra cultura a las posibilidades del siglo en cual vivimos. Y esta es la tarea principal de Ivnosys. Disponemos de herramientas esenciales útiles para el teletrabajo, que fomentan la gestión y securización de la identidad digital, para:

  • Securizar las transacciones.
  • Firma electrónica y documentación en remoto.
  • Gestión de notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas en un único buzón.
  • Presentación de escritos electrónicos…

Por ejemplo, una empresa que cuente con una plataforma de centralización de certificados digitales como IvSign, podrá centralizar, gestionar y controlar el uso que hacen los empleados de ellos. También consultar en tiempo real las evidencias electrónicas sobre quién, cuándo y dónde accede cada empleado con el certificado. Además de los registros de otras gestiones como la firma de documentos y el acceso a sedes electrónicas por parte de estos, que es otra ventaja.

Es fundamental disponer de los tipos de firma electrónica más seguros según la normativa eIDAS para garantizar la validez legal y el no repudio de las comunicaciones y transacciones electrónicas. Sin duda, un aspecto imprescindible para proteger la identidad digital de las organizaciones. – Sergio Ruiz, CEO de Ivnosys

La seguridad ante todo, con o sin coronavirus

Más a favor de la tecnología, se debe saber que es de obligado cumplimiento gestionar la documentación con las Administraciones Públicas de forma electrónica, ¿Nos lo pueden poner más fácil?

Por ello es importante securizar las transacciones electrónicas garantizando el no repudio de las comunicaciones, tal y como afirma Sergio Ruiz. Pero, ¿Cómo?

  • Propiciando el uso de la firma electrónica de documentación en remoto. Esto permite cerrar acuerdos en un menor tiempo al poder enviar y recibir documentos firmados al instante, gracias a IvCert.
  • Con la gestión de las notificaciones electrónicas que reciben las empresas por parte de las Administraciones Públicas. Gracias al gestor de notificaciones IvNeos controlas en tiempo real todas las notificaciones desde un único buzón. Pudiendo descargar, responder y presentar escritos desde la propia plataforma. Además, ofrece la posibilidad de crear flujos de trabajo donde se indican los responsables de atender los avisos y las tareas específicas de cada persona.

Así, nos despedimos de la tediosa tarea de tener que ir plataforma por plataforma, o sede por sede, ya sea presencialmente o de forma digital, a cada Administración Pública para ver si tenemos alguna notificación o no y ver a qué departamento debemos redireccionarla.

El teletrabajo como medio

En definitiva, hay que aprender a hacer un uso inteligente de la tecnología en el entorno profesional. Son muchas las ventajas que ofrece en materia de seguridad digital y gestiones electrónicas, tanto con usuarios internos como externos a la organización, y que hacen posible el teletrabajo.

Desde Ivnosys, os animamos a  probar nuestras soluciones digitales. Velamos por la protección de las identidades digitales y transacciones electrónicas gracias a la centralización de certificados digitales y tipos de firma remota más seguros. Siempre en pro de fomentar la comodidad, fiabilidad y confianza de los usuarios, mediante herramientas que les faciliten la vida, optimizando su tiempo y protegiendo su información electrónica.

solucion de identidad digital


 

Cada vez más, las empresas apuestan por la digitalización de sus procesos. ¿La finalidad? Dotar de mayor eficiencia a cada uno de sus departamentos y conseguir una oficina sin papel. Descubre qué es la cultura paperless y qué beneficios tiene en las organizaciones.

La llegada de la cultura paperless

¿Somos conscientes de la cantidad de papel que utilizamos a diario? Todas las comunicaciones que realizamos tanto con usuarios internos como externos a la compañía, requieren de la firma de acuerdos, contratos, transacciones, etc.

Es frecuente que, toda esa documentación firmada, se vaya acumulando en nuestro escritorio o se quede almacenada en algún armario de la oficina. Además, destinamos una gran cantidad de recursos como impresión, archivo y destrucción de los papeles.

Entonces, ¿cómo lograr una oficina sin papeles? ¿Por qué apostar por una cultura paperless?

Las ventajas de las oficinas sin papel

Como decíamos, la cultura paperless apuesta por la digitalización de las organizaciones. Son muchos los motivos por los que apostar por los medios digitales, incentivando la reducción del uso del papel en nuestras oficinas. Te contamos algunas de las ventajas de la cultura paperless:

  • Seguridad y fiabilidad. El almacenamiento digital permite tener controlada toda la información, conociendo quién y cuándo accede a los documentos.
  • Mayor productividad. La gestión documental electrónica agiliza los procesos de consulta y gestión de la información.
  • Optimización de recursos. El almacenamiento digital evita los costes del proceso tradicional derivados de la impresión, envío postal y destrucción del papel, entre otros.
  • Cierre de negociaciones. Podemos firmar documentos electrónicamente desde cualquier lugar y dispositivo móvil, reduciendo el plazo de cierre de acuerdos.

Qué es la cultura paperless

 

¿Cómo ahorrar papel en la oficina?

La idea de conseguir oficinas sin papel suena bien, pero ¿cómo lograrlo? A continuación, te dejamos los primeros pasos que debe seguir una empresa para convertirse en una oficina paperless:

1.    Uso de certificado digital

Cuando una empresa empieza a trabajar a través de medios electrónicos, necesita operar con un certificado digital que le acredite en la red y permita trabajar con total seguridad y tranquilidad. Además, es conveniente centralizar los certificados para que queden controlados, evitando posibles suplantaciones de identidad o ciberataques.

2.    Firma electrónica

La firma electrónica nos permite cerrar contratos en apenas unos minutos. Esto es así gracias a la movilidad que ofrece, pudiendo firmar en cualquier momento, lugar y dispositivo móvil. Además, los documentos quedan almacenados y protegidos en la nube.

3.    Almacenamiento en la nube

Almacenando y gestionando los documentos en la nube, tenemos toda la información organizada y controlada en un único punto. Además, mejora la comunicación interna de la organización y aumenta la productividad.

Tus soluciones digitales con Ivnosys

En Ivnosys ponemos a disposición de nuestros clientes soluciones innovadoras que ayudan a digitalizar sus negocios de forma controlada y segura. Entre los servicios ofrecidos, contamos con nuestra plataforma de centralización de los certificados digitales, nuestra herramienta de firma electrónica y el gestor de notificaciones electrónicas. Gracias a estas soluciones, junto a nuestro gestor documental, las empresas pueden decir adiós al papel y convertirse en oficinas sin papeles.

Es momento de aprovechar la llegada de la cultura paperless para adoptar las herramientas digitales que nos permitan evolucionar hacia oficinas sin papel.

Protege la identidad digital y transacciones electrónicas de tu empresa

 

Configuración de cookies
Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para el correcto funcionamiento y visualización del sitio web por parte del usuario, así como la recogida de estadísticas y el análisis de sus hábitos de navegación. tal y como se manifiesta en la política de cookies en la columna “finalidad”. La base del tratamiento es el consentimiento, salvo en el caso de cookies técnicas, imprescindibles para poder navegar. Haga click en Aceptar todas las cookies si desea admitirlas todas. Para cambiar la configuración de las cookies pulse Configuración cookies. Para obtener más información sobre las cookies puede acceder a nuestra Política de Cookies. Puede consultar los datos de contacto del titular de la web y responsable del tratamiento en el Aviso legal.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
El uso de la web de Ivnosys está sujeto a condiciones. Además utilizamos cookies para mejorar su experiencia de usuario. Se entenderá que ha leído, entiende, conoce y acepta todas las condiciones contenidas en el aviso legal, en las condiciones de uso, en la política de privacidad y en la política de cookies si sigue navegando por nuestra web.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
Configuración de cookies