¿Estamos lo suficientemente familiarizados con la comunicación digital certificada? ¿Conocemos sus ventajas? El envío de un email certificado dota de validez legal a las comunicaciones a distancia que establecemos tanto con terceros, ya sea con usuarios internos o externos a la organización.

Similar al conocido burofax o carta certificada, el email certificado permite comunicarnos de forma fehaciente de forma rápida y sencilla. El respaldo legal que aporta se basa en la recogida de evidencias como el momento de envío, entrega y recepción del contenido, desde dónde se envía, dónde se recibe, así como la integridad del contenido del mensaje.

¿Para qué sirve la comunicación certificada?

El email certificado es la forma más habitual de comunicarse de las empresas con sus empleados, clientes, proveedores y stakeholders. A continuación enumeramos algunos ejemplos de estas comunicaciones para aterrizar mejor los conceptos:

  • Cambios en la política de empresa.
  • Convocatoria de Juntas Ordinarias y Extraordinarias.
  • Comunicaciones a empleados.
  • Contratación de productos.
  • Aviso de incidencias y resolución de las mismas a proveedores/clientes.
  • Alta o cancelación de contratos.
  • Autorizaciones legales ante terceros.
  • Comunicación de alta en ficheros de morosos.
  • Concesión de créditos.
  • Envío de facturas y reclamación de deudas.

Legalidad y uso en juicios

El principal motivo por el que las compañías suelen utilizar este tipo de comunicación certificada es el respaldo jurídico que aporta ya que convierte al correo certificado en una prueba irrefutable en caso de juicio.

En caso de conflicto de intereses es frecuente adjuntar correos electrónicos en soporte digital para que se valoren junto con el resto de pruebas aportadas. En ocasiones, algunos de estos correos pueden ser impugnados por la parte contraria rechazando su autenticidad. En este caso, sería necesario acudir a pruebas periciales de forma que se certifique el origen y la no alteración del contenido del mensaje. Por ello, este punto es clave a la hora de trabajar con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, tercera parte no interesada que certifica de la veracidad e integridad de la comunicación en cuestión, como es el caso de Ivnosys.

¿Cómo funciona el email certificado?

Realizar un envío certificado es fácil, rápido y cómodo. El procedimiento es tan sencillo como redactar un correo electrónico tal y como hacemos habitualmente, con la ventaja de recoger evidencias electrónicas. Aquí te dejamos los pasos a seguir:

  1. Indica el asunto del mensaje.
  2. Adjunta el documento que quieres enviar.
  3. Introduce el/los destinatario/s.
  4. Envía el mail y, ¡ya está listo!
  5. Sigue la evolución del envío desde el apartado de documentos enviados.

Recibirás las evidencias en la propia plataforma, pudiendo acceder a ellas y descargarlas en el momento que quieras. Además, con la herramienta de envío certificado IvCert puedes hacer tus mails certificados directamente desde Outlook.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros y confía en Ivnosys, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado reconocido por el Reglamento(UE) 910/2014 (eIDAS).

firma digital

 


En los últimos meses las empresas se han visto obligadas a digitalizar sus procesos como consecuencia de la pandemia. Este cambio se ha visto reflejado, entre otras áreas, en los RRHH. Hasta entonces, las contrataciones y demás trámites laborales se realizaban de forma presencial. Sin embargo, esta forma de trabajo se ha visto interrumpida y, de momento, sin fecha de fin.

Ante esta situación, los profesionales han visto una oportunidad en la firma digital ya que les permite acelerar los procesos de contratación, optimizando su tiempo y recogiendo plena validez legal de los documentos firmados.

La digitalización de los RRHH

La tecnología ofrece la posibilidad de automatizar el trabajo de los profesionales encargados de las relaciones laborales con sus empleados. En el caso de la firma digital, supone una oportunidad para optimizar su trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas con poco valor y destinando su esfuerzo a cuestiones que realmente lo requieran.

Ocurre por ejemplo en los procesos de contratación. Con la firma digital ofrecemos al candidato la comodidad de firmar los documentos en cualquier momento, y desde cualquier y dispositivo móvil. Esto aumentará su grado de satisfacción con la empresa y su compromiso con la misma. Así pues, no debemos olvidar que la diferenciación de una empresa viene promovida, entre otros factores, por la capacidad de atraer y retener talento.

Optimización de procesos

En las empresas se realizan a diario un sin fín de gestiones relacionadas con los empleados, lo que en muchos casos requiere la firma de documentos. Contar con la firma electrónica permite optimizar estas tareas durante todo el ciclo de vida del empleado. Es decir, desde que contratamos a un empleado hasta que finaliza su actividad en la empresa.

  • Reclutamiento e incorporación: es posible que en el momento de captación de personal intervengan distintos departamentos. Esto puede alargar el proceso y como resultado, haya candidatos que terminen rechazando la oferta. En este punto, la firma digital permite reducir los tiempos de gestión, agilizar las nuevas contrataciones, la firma de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, prevención de riesgos laborales, etc.
  • Después de la incorporación: nóminas, acuerdos de teletrabajo, extensiones de contrato, modificaciones salariales, acuerdo de vacaciones, bajas y excedencias, finiquitos y/o documentación relativa a la finalización del contrato. Estos son algunos de los trámites más frecuentes que se gestionan en RRHH y que en muchas ocasiones obliga a perseguir al empleado para firme el documento.

¿Por qué utilizar la firma digital?

Como hemos visto, la firma digital supone numerosas ventajas para los profesionales de recursos humanos. Estos son los principales motivos por los que una empresa necesita digitalizar la relación con sus empleados:

  1. Agilidad en la firma: se recogen los contratos firmados en apenas unos minutos, aumentando la productividad de los empleados.
  2. Reducción de costes: la firma en remoto permite reducir los costes derivados de la tradicional firma en papel (adquisición y mantenimiento de impresoras, papel, cartuchos de tinta y el posterior archivo de los documentos).
  3. Medio ambiente: además del ahorro de recursos, la reducción del uso del papel contribuye al cuidado del medio ambiente afectando positivamente en la imagen transmitida a los usuarios internos y externos a la organización.
  4. Legalidad: la firma digital tiene una validez legal igual o mayor a la firma en papel, estando respaldada por el reglamento eIDAS. Así, recoge los tipos de firma (firma simple, avanzada y cualificada) aceptados y reconocidos por los países de la UE.
  5. Seguridad: la firma remota permite recoger evidencias electrónicas durante el proceso de firma que garantizan la integridad del documento firmado y las firmas recogidas.

 

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firma digital


    En los últimos meses, la digitalización está adquiriendo un papel fundamental para las pymes y micropymes, pues están implementando herramientas que les ayudan a economizar sus recursos, disminuir las pérdidas y recuperarse durante la era post-covid, permitiendo ampliar su margen de beneficios y evitando, incluso, la quiebra de muchas de ellas.

    En este contexto, las soluciones en materia de protección de identidad y transacción digital, se están convirtiendo en un activo estratégico clave para la recuperación de las empresas. Tal y como explica Sergio Ruíz, consejero delegado de Ivnosys, “La digitalización ha pasado de ser una estrategia empresarial a convertirse en una necesidad de primer orden para la supervivencia de las pymes y micropymes. La nueva situación y métodos de trabajo están evidenciando, ahora más que nunca, el gran potencial de nuestra actividad y las innumerables ventajas que ofrece”.

    En este sentido, Tomás Font, director general de Wolters Kluwer, asegura que “las asesorías y despachos están encontrando numerosas oportunidades en la digitalización, pero una de las más claras y eficientes en estos momentos es la firma digital que está permitiendo abrir un círculo virtuoso en el proceso de digitalización del negocio y ayudando a generar un gran ahorro económico con la optimización de los procesos”.

    Por todo ello, Ivnosys como referente en tecnología e innovación, está focalizando sus esfuerzos en ayudar a la pequeña y mediana empresa más que nunca durante la crisis. Hasta el momento, gracias a sus soluciones de identidad y certificación digital, ha conseguido generar un ahorro entre sus más de 2.000 clientes -pymes y micropymes- que oscila entre 1 y 3 millones de euros mensuales mediante la reducción del uso de papel, envío de documentos y desplazamientos, entre otras.

    Soluciones digitales que reducen costes

    Una de las soluciones que más éxito posee es IvSign, la plataforma de emisión y centralización de certificados que protege la identidad digital de las empresas. Ahora que la mayor parte de las compañías se encuentra trabajando a distancia, los empleados están utilizando a diario el certificado digital sin necesidad de desplazamientos, impresión de papel, envío de facturas físicas o presencialidad. En este punto, también cobra especial relevancia la comunicación con la Administración Pública que no entiende de pandemias ni plazos extraordinarios para presentar impuestos etc. Gracias a IvNeos, el gestor de notificaciones electrónicas, ya es posible recoger y controlar las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos en un único buzón y gestionar todas las necesidades a través del certificado digital.

    A estas soluciones digitales hay que añadir la gestión documental bajo la herramienta IvCert, a través de la firma electrónica que permite a las empresas firmar cada transacción con el tipo de firma deseado, ayudando a optimizar recursos mediante el ahorro en costes, tiempo y desplazamientos, sin renunciar a la seguridad que ofrece el papel.

    Ahorrar en época de crisis

    Estos servicios son especialmente útiles para las pymes, que durante el estado de alarma han sido las organizaciones que más han acusado problemas económicos. Actualmente, las soluciones digitales permiten gestionar más de 90 millones de documentos al año. El volumen mensual de firmas electrónicas, que están ayudando a miles de empresas a optimizar sus procesos y reducir costes, es de 6,3 millones. Por su parte, los certificados digitales alcanzan un volumen de 500.000 al mes y las gestiones con las administraciones públicas suponen ya 4,2 millones.

    La implementación de estas soluciones permite ahorrar hasta un 70% del tiempo mensual en desplazamientos para realizar trámites con las AAPP, firma de contratos, etc. Así, partiendo de que una microempresa destina 112 horas mensuales en trayectos por empleado, estas herramientas han supuesto un ahorro de 1.260 euros al mes por cada trabajador contratado.

    Siguiendo esta línea, según un estudio publicado por Gartner, el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión, presentación y almacenaje de archivos. De este modo, la firma electrónica llegaría a suponer un ahorro en la gestión de facturas que oscila entre los 380 y los 1.890 euros mensuales.


    La pandemia nos ha obligado a cambiar la forma en la que nos comunicamos con los demás. Todo apunta a que vamos a tener que posponer las reuniones de trabajo y los encuentros presenciales con nuestros clientes, proveedores, colaboradores etc. y empezar a acostumbrarnos a gestionar todas las operaciones y contratos a distancia.

    Es por esto que muchas empresas y particulares ven en la firma digital la oportunidad de comunicarse de forma remota, siendo prácticamente la única vía y la más segura para seguir manteniendo la actividad de la empresa. Pero mucho cuidado, seamos conscientes de la importancia de asegurar la validez legal de los documentos firmados electrónicamente.

    Quiero asegurar la validez de los documentos firmados, ¿qué puedo hacer?

    La respuesta a esta pregunta la encontramos en el Reglamento europeo eIDAS. En él se recogen las medidas para proteger las transacciones electrónicas, entre ellas:

    • Define los tipos de firma recomendables: firma simple, avanzada y cualificada. La firma más segura es la cualificada, la cual se consigue firmando con certificado digital. No obstante, existen herramientas como IvCert que ofrecen todos los tipos de firma dándote la libertad de utilizar en cada operación el que prefieras.
    • Utiliza métodos que identifiquen al usuario de manera fehaciente. Una forma de hacerlo es a través de la vídeo identificación, la tecnología de reconocimiento facial que compara los datos biométricos y sirven para acreditar la identidad del firmante.
    • Incorpora el sellado de tiempo. Demuestra la integridad y no alteración del documento en el momento de la firma. Cobra una mayor importancia en los e-commerce, ya que da más confianza a los usuarios que van a realizar una compra online.
    • Recoge evidencias electrónicas. Es importante tener en cuenta qué información queremos recoger de las firmas recogidas. En función de eso, deberemos utilizar un tipo de firma u otro.
    • Confía en un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. Por nuestra parte, en Ivnosys contamos con este reconocimiento y ofrecemos nuestras soluciones de firma cumpliendo con los máximos estándares de seguridad marcados por eIDAS.

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    firma digital


    • Una novedad en el mercado que permite firmar toda la documentación necesaria para adquirir una vivienda de manera segura por Internet.
    • La promotora Quabit se adapta a la nueva normalidad con la incorporación de sistemas digitales más seguros y eficientes en tiempos de distanciamiento social.
    • Gracias a la incorporación de IvCert, Quabit puede realizar el proceso de venta de sus viviendas de esta forma telemática.

     Quabit, pionera en la venta virtual de viviendas

    Ivnosys lleva a cabo un proyecto de firma digital con Quabit, que le ayuda a convertirse en un referente. La primera compañía promotora de España que incorpora un proceso virtual para la venta de sus viviendas.

    Este proyecto ha sido fruto de las dificultades derivadas de la crisis del Covid-19, que ha llevado a Quabit a digitalizar sus procesos de compraventa de viviendas. La empresa ha incorporado para ello la plataforma de firma electrónica IvCert. Esto permite realizar telemáticamente diferentes fases del proceso con los clientes, como realizar la pre-reserva y reserva de una vivienda, o la firma del contrato de compra.

    “Durante todo este tiempo hemos estado trabajando para atenuar los efectos de la crisis sanitaria. El resultado ha sido nuestro Programa de Compra Online que ha significado evolucionar nuestros canales de comercialización habituales y activar nuevos servicios como la pre-reserva online, la cita previa online, los tours 360º  y la firma digital de contratos, desde el móvil, con toda la seguridad jurídica.” Javier M. Prieto, Director General de Quabit

    Tipos de firma electrónica

    Un proyecto de firma digital

    ¿Por qué Quabit ha confiado en IvCert para este proceso? por ser la única del mercado que ofrece el abanico completo de tipos de firma electrónica; desde la más simple a la más avanzada. Además y muy importante, la plataforma cumple con los estándares de seguridad que marca la normativa europea eIDAS. Gracias a ella, los empleados y clientes de Quabit pueden enviar todo tipo de documentación para que los destinatarios la firmen y validen digitalmente en apenas unos minutos.

    IvCert permite recoger las evidencias de envío y entrega garantizando la máxima seguridad en los documentos firmados, superando incluso a la validez que supone la firma manuscrita. De esta forma, Quabit ha destacado en realizar una apuesta diferente: vender activos que tradicionalmente solo se hacían de forma presencial. Como resultado, la empresa ha reducido los tiempos de gestión, mejorado la seguridad de los mismos y reducido el uso de papel.

     

    “Estamos muy contentos de poder ayudar a Quabit en su transformación digital, así como a dar respuesta a las necesidades de sus clientes que, ahora más que nunca, requieren de unos procesos seguros, eficientes y ajustables ”. Sergio Ruiz, Director General de Ivnosys

    El proceso de compra en la red, la evolución

    Como ya hemos comentado, esta es una apuesta vanguardista que, aunque planteada en tiempos de distanciamiento social, es el inicio de un cambio de costumbres.

    Es un mercado habituado a realizar las gestiones de forma presencial. Pero la tecnología ha llegado para quedarse, para hacer más fácil un canal de comercialización tan estancado en sus procesos.

    Además, Quabit también aprovechará esta tecnología para permitir que clientes de otros países puedan llevar a cabo un proceso de adquisición de vivienda de forma telemática. Es una mejora sin límites.

    Todo son ventajas

    Sí, porque otra de las ventajas de IvCert con la Quabit podrá sacar el máximo rendimiento, es la posibilidad de que figuren varios firmantes en los documentos, algo especialmente útil en el mercado inmobiliario.

    quabitSe acabaron los tiempos de espera tan largos, la duplicidad de gestiones, el uso de tanto papel… ha llegado el momento, el futuro es ahora.

    La cartera residencial de Quabit Inmobiliaria suma actualmente cerca de 60 promociones residenciales con más de 4.000 viviendas en diferentes fases de ejecución repartidas por Madrid, Guadalajara, Valencia, Baleares, Málaga y la Costa del Sol.


     

    En las últimas semanas ha crecido exponencialmente el número de empresas que teletrabajan a causa del COVID-19 y que están adoptando el certificado digital y la firma electrónica en su día a día. No obstante, es importante conocer bien estos dos términos y utilizarlos de forma adecuada.


    Certificado digital pymes

    Certificado digital: la seguridad en las gestiones electrónicas

    El certificado digital es un documento digital que nos identifica en el medio online, permitiendo realizar trámites vía telemática. A modo de ejemplo, el certificado digital es como un DNI electrónico que utilizamos para acceder a sedes electrónicas o firmar documentos, entre otros. 

    Se convierte así en la forma más segura en la que operar cuando trabajamos en internet. Pero, ¿por qué un certificado digital recoge tanta seguridad?

     

     

    El certificado digital nos identifica en el medio online, permitiendo acceder a sedes electrónicas o firmar documentos digitales.

    Uno de los motivos clave es:

    • la intervención de la Autoridad de Certificación (AC). Es la entidad de confianza que verifica la identidad del usuario, y que emite y/o revoca los certificados. Cuando se utiliza un certificado en una transacción con un tercero, la AC interviene como parte no interesada. Esta, aporta evidencias electrónicas acerca de la identidad del usuario y la integridad del documento firmado. Un ejemplo de Autoridad de Certificación son Camerfirma o la FNMT.

    Otro motivo es:

    • la centralización de certificados. Especialmente en estos momentos de teletrabajo, es importante centralizar los certificados digitales para que los empleados sigan con sus tareas desde cualquier lugar y dispositivo móvil. Todo ello, con una auditoría que detalla quién, cuándo y para qué ha utilizado el certificado. Además, permite compartir su uso con empleados de la organización de forma segura.

    Firma electrónica: tipos y relación con el certificado 

    Cuando hablamos de firma electrónica, nos referimos al conjunto de datos que, asociados a un documento electrónico, identifican de manera inequívoca al firmante y dota de validez legal al documento firmado (con la certeza de que no se ha manipulado o alterado tras la firma).

    What is a Certification Authority

    La normativa europea eIDAS establece las pautas de identificación electrónica, y los tipos de firma electrónica reconocidos. Existen un amplio abanico de tipos de firma que se pueden utilizar en cada transacción en función del reconocimiento legal que se necesite y de la tecnología de la que se disponga. Además, hay que tener en cuenta la recogida de evidencias electrónicas que aporta cada firma y que las hace defendibles en caso de litigio.

     

     

    Los principales tipos de firma son:

    • Firma simple: Se basa en el Acepto/Rechazo de la información. Se utiliza habitualmente cuando se aceptan unas condiciones de uso o una política de privacidad.
    • Firma avanzada por OTP (SMS): El firmante recibe en su móvil un código, que debe marcar a la hora de firmar el documento. Es común en compras online o operaciones bancarias realizadas a través de la app.
    • Firma biométrica avanzada: Se dibuja una firma sobre un aparato electrónico, normalmente una tablet. Se recogen datos biométricos como la presión, inclinación y posición del bolígrafo con el que firma el usuario.
    • Firma con certificado: Se utiliza un certificado digital para firmar el documento. La seguridad de esta firma se apoya en las dos claves que dispone un certificado: clave pública y privada. Se recomienda utilizar este tipo de firma electrónica en transacciones que requieren pleno respaldo legal.

     

    La normativa eIDAS reconoce la firma con certificado como el tipo de firma electrónica más seguro.

    Con Ivnosys puedes adquirir estos tipos de firma, incluyendo una quinta: la firma con certificado centralizado en la nube. También, la comunicación certificada, aunque no es una firma, es una entrega certificada de un mensaje por correo electrónico o SMS. 

    Ivnosys es la única empresa del sector que ofrece todos los tipos de firma disponibles en el mercado: VER ROSCO DE FIRMAS


    Herramientas para securizar el teletrabajo 

    Como vemos, el certificado digital y la firma electrónica tienen un papel fundamental para las empresas ahora que la mayoría de procesos y comunicaciones se realiza a través de medios electrónicos.

    Existen herramientas que permiten continuar con las gestiones del día a día, así como comunicarse con terceros desde cualquier dispositivo y sin necesidad de desplazamientos.

    En Ivnosys contamos con IvSign, nuestra plataforma de emisión y centralización de certificados, que otorga autonomía y flexibilidad a las empresas pudiendo controlar el uso de los certificados en todo momento el uso que hacen los empleados de cada certificado.

    Disponemos además de la plataforma de envío certificado y firma electrónica, IvCert, que ofrece todos los tipos de firma electrónica, permitiendo firmar y enviar documentos solicitando su firma. Permite controlar en tiempo real el estado de los envíos y recoge las evidencias electrónicas estando reconocidas por Ivnosys como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y Tercero de Confianza.

    solucion de identidad digital


    A causa del estado de alarma en el que estamos, el teletrabajo  se ha multiplicado de forma drástica en la última semana y con ello, la firma digital.

    El problema ha sido y es que muchas pequeñas, medianas y grandes empresas españolas no estaban preparadas para ello.

    Debido al coronavirus, va a haber un antes y un después. Debemos darnos cuenta de que muchas de las acciones que podemos hacer diariamente, necesitan de una firma digital (o firma electrónica).


    firma digital - IvCert

    ¿Porqué es tan importante ahora la firma digital o firma electrónica?

    Porque la tecnología ha impactado por completo en el mercado de las transacciones. Uno de los puntos clave para normalizar la situación del negocio es continuar firmando documentos con garantías legales.

    Cualquier documento puede ser firmado electrónicamente, ya no necesitamos estar presencialmente para la firma de: contratos (de seguro, trabajo, servicios…), transacciones, trámites, etc. Además, cuando usamos la firma digital se recogen una serie de datos electrónicos que permiten identificar al firmante, asegurar la integridad del documento y su no repudio.

     


    Firma digital, ¿Con garantías legales?

    eIDAS Así es, además de recoger las firmas de los interesados, se debe contar con el respaldo de un tercero que certifique la validez de dichas firmas. Esto es, un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificado. Regido por el reglamento eIDAS, también conocido como Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, que establece las pautas de identificación electrónica,

    un marco común para los servicios de confianza, otorgándoles la misma legalidad que a los procesos tradicionales de firma basados en papel.


    Una herramienta de firma digital para todo, pero, ¿el qué?

    Existen plataformas de firma digital que permiten firmar documentos, enviar documentos solicitando su firma, e incluso recibirlos. Además, se aportan evidencias como quién ha descargado el documento, si lo ha firmado, en qué momento, con qué tipo de firma… pero la productividad radica en tener todo en una herramienta. Una que permita trabajar en la distancia y realizar en remoto de forma faseada, adaptando los costes y los servicios, tareas como:

    • Firmar electrónicamente documentos con envíos certificados: tuyos, de tu empresa, de representante…
    • Recibir documentos firmados: lo que conlleva la agilización de procesos.
    • Crear circuitos con múltiples posibilidades y ver los detalles, por ejemplo: que puedan firmar un documento varias personas o departamentos, que estos reciban un documento firmado con tan solo hacer tú la firma una vez…
    • Ver a tiempo real el estado en qué se encuentran esos circuitos.
    • Elegir el tipo de firma deseado según las necesidades. (Más abajo verás los tipos de firma)
    • a digital. Video ID - onboardingRecoger evidencias que respalden la validez legal del documento firmado: cuándo se ha descargado el documento, se ha firmado, etc.
    • Ver tareas pendientes: si tienes documentos pendientes de firmar o que te firmen.
    • Ofrecer movilidad: firmar tus documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
    • Firmar con Outlook: gracias a esta integración, será más fácil para ti enviar tus documentos firmados.
    • Video identificación: sistema para identificar electrónicamente a personas de forma remota mediante videoconferencia.

     


    ¿Qué es la firma dinámica? firma dinámica

    La firma dinámica permite ofrecer a los destinatarios distintos tipos de firma, entre los que elijen cuál utilizar. Para saber qué tipos de firma ofrecerle, deberemos atender a:

    • La robustez legal que necesitamos de las firmas recogidas.
    • La tecnología de la que disponen los destinatarios.

    Dándoles esta facilidad, recogerás sus firmas en apenas unos minutos. Trabajando a distancia, es un punto a favor ofrecer flexibilidad y agilizar los procesos de firma. 

     

     


    Pero, ¿Cuántos tipos de firma hay y cuál es la adecuada?

    En función de la tecnología disponible y la fuerza legal que se necesite, son varios los tipos de firma existentes y que ponemos a tu disposición:

    Firma digitial video ID - onboarding

    Existe un modelo de contratación flexible en pago por uso, que se adapta dando respuestas a las demandas necesitadas. Puedes elegir que tipos de firma deseas obtener en tu plataforma:

    • Firma centralizada con cualificada en la nube: Firma con certificado digital en la nube. Rango legal más alto, garantizando la máxima seguridad de los documentos firmados.
    • Firma electrónica avanzada con certificado: Método de firma con mayor rango legal mediante certificado digital, asegurando la identidad del firmante y la integridad del mensaje.
    • Firma biométrica avanzada: Firma manuscrita digitalizada con recogida de datos biométricos (posición de contacto, velocidad y presión del bolígrafo) en un dispositivo especializado. Proporciona certificación del contenido de los mensajes y de la firma.
    • Firma avanzada OTP (SMS): Aceptación explícita de una comunicación y/o documento con firma utilizando un PIN (OTP) de una sola vez enviado por SMS al móvil. Proporciona evidencia certificada del contenido y aceptación de los mensajes.
    • Firma simple: Aceptación explícita de una comunicación con una o más condiciones a través de una ventana de diálogo de aceptación. Adecuada para la firma de condiciones de uso y documentos o aprobación de los mismos.
    • Comunicación certificada: Entrega certificada de un mensaje por correo electrónico o SMS. Además, tendrás la opción de poder descargar el documento.

    APOYANDO LA CULTURA PAPERLESS: OFICINA SIN PAPEL

    cultura paperlessA todo ello, le sumamos que las soluciones de Ivnosys permiten la administración de toda la documentación corporativa de manera ágil, sencilla e intuitiva, gracias a la apuesta por una cultura “paperless“, o de oficina sin papel.

    Aportando mejor automatización, unificación y fácil acceso a la información, reducción de costes y recursos, seguridad y fiabilidad 100% garantizadas e incremento de la productividad.

    La cultura paperless deja de ser una opción, para convertirse en lo habitual tanto en las empresas como en los organismos públicos, donde cada vez son más los procesos y gestiones que se realizan de manera telemática.

     

    En conclusión, ahora más que nunca es el momento en el que las circunstancias nos obligan a disponer de este tipo de herramientas digitales para poder seguir gestionando y realizando trámites en la distancia, como con la firma digital. No dejemos que sea por no poder salir de casa, y sí por apoyar la digitalización de procesos, por el cambio de mentalidad en lo referente a la transformación digital, con todos los beneficios que esto aporta.

    IvCert - Firma electrónica y entrega certificada


    ¿QUIERES SABER CÓMO COMUNICARTE ACTUALMENTE CON LA AEAT? Las nuevas medidas oficiales para gestionar las notificaciones


    El uso de la firma electrónica está cada vez más extendido. Para garantizar la integridad de las evidencias electrónicas utilizamos el sellado de tiempo, el complemento perfecto para saber que realizamos transacciones de forma segura y fiable. ¿Por qué?  Veamos en qué consiste y qué necesita una empresa para contar con él.

    El sellado de tiempo: la seguridad de la firma electrónica

    El sellado de tiempo timestamping de un documento electrónico, es un mecanismo que se utiliza para demostrar evidencias electrónicas, como que una serie de datos han existido en un momento determinado y no han sido alterados desde el momento exacto que se produjo la firma de un documento.

    Es decir,

    Es un método que garantiza la integridad de la firma electrónica, que esta se ha llevado a cabo en un momento dado sin poder modificarse y además registrando la fecha y hora concreta del momento de la firma.

    De este modo, el sellado de tiempo aporta un valor extra a la firma electrónica por la cantidad de datos e información no alterables que se produce en el momento de su creación, avalando su veracidad.

    Cuándo y por qué utilizarlo

    Existen numerosas razones que convierten al sello de tiempo en una gran solución para las empresas. Entre ellas, garantizar la seguridad de la información, mejorar la gestión y accesos a la misma y permite reaccionar rápidamente frente a robos o modificaciones maliciosas de la información.

    Sus ventajas se ven de forma muy clara sobre el comercio electrónico o e-commerce. Este método, por la cantidad de información y veracidad que certifica, otorga más confianza a los intervinientes en las transacciones electrónicas, respondiendo a preguntas como:

    ¿Cuándo se emitió una factura o pedido? ¿Quién fue el responsable de la firma y cuándo? ¿Puedo presentar una reclamación por impago? ¿Cómo demostrar que una factura está pagada y desde cuándo?

    Todas estas respuestas las aporta el sellado de tiempo, sirviendo como prueba en caso de litigio, garantizando confianza en las operaciones

    También podemos aplicarlo en la firma de contratos de servicio y en trámites con la Administración Pública, evitando sanciones por incumplimiento de plazos y siendo de utilidad en caso de litigios por impago.

    ¿Quién lo emite? TSA

    Como hemos resaltado a lo largo del post, el sellado de tiempo plasma la fecha y hora exacta en la que se ha realizado una operación con una serie de datos electrónicos, con las consecuencias legales que esto tiene para las partes intervinientes.

    Por este motivo, no puede ser proporcionado por una de las partes, ya que podrían ser manipulados y no garantizaría la confianza de los datos registrados. Por lo tanto, un sellado de tiempo debe ser aportado por un tercero de confianza, conocido como Autoridad de Sellado de Tiempo

    Una Autoridad de Sellado de Tiempo es un prestador de servicios de certificación de confianza, cuyo servicio se basa en ofrecer sellos de tiempo oficiales y con plenas garantías legales.

    Son totalmente imparciales a los intereses de la operación o transacción que se realiza. En Europa, estas terceras partes se definen legalmente como Prestadores de Servicios de Sello de Tiempo, o Time Stamp Authority o TSA.

    Cómo conseguir un sellado de tiempo

    Es importante contar con el sello de tiempo que garantice la veracidad de la firma electrónica. Y, como acabamos de ver, este sello de tiempo debe emitirlo una TSA. Pero, ¿qué hay que hacer para ello? Te presentamos el proceso en tres simples pasos:

    1. Cuando una persona firma un documento, solicita el sellado de tiempo a la TSA.
    2. La TSA le devuelve un sello de tiempo que contiene el hash, la fecha y hora a la que se ha sellado el documento, incluidos los datos de la firma electrónica.
    3. La TSA almacena todos los sellos emitidos por si se requieren en el futuro.

      De este modo, se asegura la integridad de las evidencias electrónicas recogidas durante el proceso de la firma electrónica.

      En Ivnosys ofrecemos nuestro servicio de sellado de tiempo, el complemento ideal para garantizar la seguridad de los documentos digitales. Aseguramos la plena validez jurídica y no alteración y/o manipulación de la información, actuando como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo con el máximo rango legal exigible por la normativa europea eIDAS y Tercero de Confianza. 

      Firma electrónicamente tus documentos contando con el sellado de tiempo

      ¿Aún no sabes cómo utilizar la firma electrónica de forma segura? Haz clic aquí.


      La mayoría de las transacciones entre usuarios se realiza electrónicamente. A nivel europeo, cada Estado Miembro tiene su propia legislación al respecto. Por ello, se ha apostado por crear un marco común que garantice la seguridad jurídica de las transacciones entre los países: el reglamento eIDAS.

      Así, el reglamento eIDAS tiene como objetivo facilitar cualquier transacción electrónica entre ciudadanos, empresas y administraciones públicas de cualquier Estado miembro. Te contamos los beneficios que tiene para las empresas esta normativa.

      ¿Qué es el Reglamento eIDAS?

      El Reglamento eIDAS, también conocido como Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, establece las pautas de identificación electrónica. Su principal objetivo es securizar las relaciones telemáticas entre usuarios.

      El reglamento eIDAS establece un marco común para los servicios de confianza, otorgándoles la misma legalidad que a los procesos tradicionales de firma basados en papel.

      De esta manera, la normativa eIDAS establece un marco jurídico común para los servicios de confianza y los medios de identificación electrónica que afecta a todos los países miembros de la UE. Lo más destacable es que facilita cualquier tipo de transacción electrónica entre usuarios dentro del territorio europeo.  Según su artículo 1, la normativa eIDAS establece:

      • Las condiciones en que los Estados miembros deberán reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas y jurídicas pertenecientes a un sistema de identificación electrónica notificado de otro Estado miembro.
      • Las normas para los servicios de confianza, en particular para las transacciones electrónicas.
      • Un marco jurídico para las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, los sellos de tiempo electrónicos, los documentos electrónicos, los servicios de entrega electrónica certificada y los servicios de certificados para la autenticación de sitios web.

      Qué es el reglamento eIDAS

      De este modo, la normativa eIDAS da paso a un mercado único digital con unas normas homogéneas que permiten digitalizar las transacciones sin poner en riesgo la seguridad de las partes intervinientes. A continuación, detallamos algunas ventajas del reglamento eIDAS:

      • Favorecer el comercio internacional, tanto en B2B como B2C.
      • Potenciar el uso de la firma electrónica con plena seguridad jurídica.
      • Reducir trámites burocráticos.
      • Promover la transformación digital empresarial.
      • Reducir las cargas administrativas.
      • Ahorrar costes de gestión y envío.
      • Controlar y proteger el tratamiento de datos personales.

      Cómo afecta la normativa europea a las empresas

      Las operaciones que realizan las empresas en su entorno digital son más seguras y confiables desde la entrada en vigor del reglamento eIDAS . En consecuencia, se ha reforzado el uso de la firma electrónica en el entorno empresarial, que permite:

      • Reducir el uso de papel y los trámites burocráticos en las empresas.
      • Ahorro en gastos de material, gestión y envío.
      • Promover la transformación digital y la digitalización de los procesos internos.
      • Mayor orientación al cliente.
      • Abarcar el mercado internacional.

      Igualmente, el reglamento eIDAS distingue los tipos de firma electrónica que pueden utilizar los firmantes según la operación realizada (firma electrónica simple, avanzada y cualificada).

      La firma electrónica cualificada cumple los más altos estándares de seguridad, equiparándose a la firma manuscrita en papel.

      Nuestra plataforma de firma electrónica, IvCert, ofrece todos los tipos de firma electrónica reconocidos por la normativa eIDAS. Además, es la única herramienta que apuesta por la firma electrónica cualificada, recogiendo todas las evidencias electrónicas y contando con plenas garantías jurídicas, equiparables a la firma manuscrita en papel.

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