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Cómo enviar un email certificado

Escrito por: Natalia Herrero Fecha viernes 18, septiembre 2020 Categoría: Digitalización, Firma Electrónica

¿Estamos lo suficientemente familiarizados con la comunicación digital certificada? ¿Conocemos sus ventajas? El envío de un email certificado dota de validez legal a las comunicaciones a distancia que establecemos con usuarios internos o externos a la organización.

Sigue leyendo y descubre las ventajas del envío certificado y los pasos a seguir:

¿Para qué sirve la comunicación certificada?

Similar al conocido burofax o carta certificada, el email certificado permite comunicarnos de forma fehaciente de forma rápida y sencilla. El respaldo legal que aporta se basa en la recogida de evidencias como el momento de envío, entrega y recepción del contenido, desde dónde se envía, dónde se recibe, así como la integridad del contenido del mensaje.

Por ello, cada vez son más las empresas que emplean el email certificado para comunicarse con sus empleados, clientes, proveedores, colaboradores… ¿Y qué comunican? Por ejemplo:

  • Convocatoria de Juntas Ordinarias y Extraordinarias.
  • Cambios en la política de empresa.
  • Comunicaciones a empleados.
  • Alta o cancelación de contratos.
  • Aviso de incidencias y resolución de las mismas a proveedores/clientes.
  • Autorizaciones legales ante terceros.
  • Comunicación de alta en ficheros de morosos.
  • Concesión de créditos.
  • Envío de facturas y reclamación de deudas.

Legalidad y uso en juicios

El principal motivo por el que las compañías suelen utilizar este tipo de comunicación certificada es el respaldo jurídico que aporta ya que convierte al correo certificado en una prueba irrefutable en caso de juicio. Así pues, la empresa puede adjuntar las evidencias electrónicas recogidas para que se valoren junto con el resto de pruebas. 

No obstante, en ocasiones estos correos pueden ser impugnados por la parte contraria rechazando su autenticidad. En este caso, sería necesario acudir a pruebas periciales de forma que se certifique el origen y la no alteración del contenido del mensaje. Por ello, este punto es clave a la hora de trabajar con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, tercera parte no interesada que certifica de la veracidad e integridad de la comunicación en cuestión, como es el caso de Ivnosys.

¿Cómo funciona el email certificado?

Realizar un envío certificado es muy fácil, rápido y cómodo. El procedimiento es tan sencillo como redactar un correo electrónico tal y como hacemos habitualmente, con la ventaja de recoger evidencias electrónicas que dan fe de su entrega y apertura. Existen plataformas como IvCert que permiten hacer estos envíos siguiendo estos pasos:

  1. Indica el asunto del mensaje.
  2. Adjunta el documento que quieres enviar.
  3. Introduce el/los destinatario/s.
  4. Envía el mail y, ¡ya está listo!
  5. Sigue la evolución del envío desde el apartado de documentos enviados.

Además, la plataforma IvCert te permite firmar todo tipo de documentos. Pone a disposición todos los tipos de firma electrónica reconocidos por la normativa eIDAS, ofreciendo evidencias con la misma validez legal que la firma manuscrita.

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