Cómo digitalizar documentos correctamente

Escrito por: Marta Estudillo Fecha jueves 7, octubre 2021 Categoría: Gestión documental

Contabilizar, almacenar y gestionar facturas puede convertirse en todo un quebradero de cabeza para aquellas compañías que todavía no se han optado por digitalizar documentos.

Llevar la contabilidad de forma manual requiere una dedicación exclusiva que requiere una gran inversión de tiempo y esfuerzos además económica, por ello actualmente en la mayor parte de las empresas está confiando la gestión de facturas en las plataformas digitales. Gracias a las soluciones digitales es posible ahorrar tiempo y dinero en las organizaciones, así como optimizar los procesos de gestión documental, agilizar trámites etc.

A simple vista, este procedimiento puede parecer complejo para quien no esté familiarizado con el entorno digital, pero nada más lejos de la realidad. En la entrada de hoy te contamos cómo puedes digitalizar y escanear facturas correctamente para que descubras todos los beneficios del formato online.

¿Qué es la digitalización de facturas y otros documentos?

La digitalización de facturas u otros documentos consiste en transformar los documentos físicos en papel en un formato digital. Este proceso, crucial en la estrategia de transformación digital de las empresas, es posible gracias al uso de herramientas y soluciones digitales conocidas como gestores documentales. Este es el caso de IvDoc, un sistema de gestión documental que permite facilitar la gestión del conocimiento de una empresa como plataforma de automatización.

Beneficios de digitalizar documentos

Trabajar con un gestor documental permite a empresas y profesionales sacar el máximo partido a la información corporativa que tenemos en nuestro poder. Entre las ventajas de digitalizar nuestras facturas con un gestor documental encontramos:

  1. Prevención ante riesgos de descapitalización intelectual.
  2. Capacidad de almacenamiento de grandes volúmenes de información.
  3. Promoción y mejora de la comunicación entre los empleados de una misma organización.
  4. Mejora en la calidad del trabajo realizado.
  5. Aumento de la productividad: eliminación de procesos lentos e ineficientes.
  6. Ahorro de costes, tiempo y esfuerzos.
  7. Control a través del registro de evidencias de entrega y/o firma de documentación.
  8. Legalidad: software de análisis de firma biométrica defendible en caso de litigio.

Funcionalidades del gestor documental

El 90% del conocimiento de una empresa se halla encerrado en documentos y en la cabeza de los empleados. Por ello, y ante la necesidad de evitar la descapitalización intelectual de las organizaciones y acumular una base de conocimientos, IvDoc se basa en cuatro pilares fundamentales:

  1. Gestión documental: centraliza la documentación corporativa en cualquier formato y de forma homogénea. Además, actúa como caja fuerte virtual e incluye una auditoría documental completa.
  2. Workflow (gestión de procesos): permite definir procesos avanzados de negocio para su ejecución en entorno Web, multiplataforma personalizable.
  3. Capture mail: captura, gestión y catalogación documental de correos electrónicos.
  4. Captura de documentación: mediante la captura masiva, es posible la digitalización de documentación en múltiples puestos/usuarios con control de lotes, mediante scanner.

Además, es posible llevar a cabo su integración con otras plataformas como IvBio, IvSign e IvCert, mientras se consigue una custodia segura de la documentación.

Digitaliza documentos con IvDoc – el mejor software de gestión documental

El gestor documental de Ivnosys, IvDoc, permite capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar la documentación corporativa. La utilidad de esta herramienta radica en la capacidad de centralización de todo el conocimiento de una empresa para que pueda ser explotado por los empleados.

Además, ayuda a reducir el tiempo que se destina diariamente a la búsqueda de documentos, mientras se trabaja con completa seguridad, pues el gestor actúa como una caja fuerte virtual de documentos corporativos.

IvDoc es un sistema integrable con las aplicaciones de tu empresa desarrollado por Ivnosys, prestador de servicios cualificados reconocido como Tercero de Confianza y avalado por el reglamento eIDAS. Contacta con nosotros y hazte con el mejor software de gestión documental del mercado actual en el que ya confían organismos públicos y empresas privadas de todo el país.

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