email certificado

Email certificado: su uso y ventajas

Escrito por: Natalia Herrero Fecha viernes 18, septiembre 2020 Categoría: Firma Electrónica

¿Estamos lo suficientemente familiarizados con la comunicación digital certificada? ¿Conocemos sus ventajas? El envío de un email certificado dota de validez legal a las comunicaciones a distancia que establecemos tanto con terceros, ya sea con usuarios internos o externos a la organización.

Similar al conocido burofax o carta certificada, el email certificado permite comunicarnos de forma fehaciente de forma rápida y sencilla. El respaldo legal que aporta se basa en la recogida de evidencias como el momento de envío, entrega y recepción del contenido, desde dónde se envía, dónde se recibe, así como la integridad del contenido del mensaje.

¿Para qué sirve la comunicación certificada?

El email certificado es la forma más habitual de comunicarse de las empresas con sus empleados, clientes, proveedores y stakeholders. A continuación enumeramos algunos ejemplos de estas comunicaciones para aterrizar mejor los conceptos:

  • Cambios en la política de empresa.
  • Convocatoria de Juntas Ordinarias y Extraordinarias.
  • Comunicaciones a empleados.
  • Contratación de productos.
  • Aviso de incidencias y resolución de las mismas a proveedores/clientes.
  • Alta o cancelación de contratos.
  • Autorizaciones legales ante terceros.
  • Comunicación de alta en ficheros de morosos.
  • Concesión de créditos.
  • Envío de facturas y reclamación de deudas.

Legalidad y uso en juicios

El principal motivo por el que las compañías suelen utilizar este tipo de comunicación certificada es el respaldo jurídico que aporta ya que convierte al correo certificado en una prueba irrefutable en caso de juicio.

En caso de conflicto de intereses es frecuente adjuntar correos electrónicos en soporte digital para que se valoren junto con el resto de pruebas aportadas. En ocasiones, algunos de estos correos pueden ser impugnados por la parte contraria rechazando su autenticidad. En este caso, sería necesario acudir a pruebas periciales de forma que se certifique el origen y la no alteración del contenido del mensaje. Por ello, este punto es clave a la hora de trabajar con un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, tercera parte no interesada que certifica de la veracidad e integridad de la comunicación en cuestión, como es el caso de Ivnosys.

¿Cómo funciona el email certificado?

Realizar un envío certificado es fácil, rápido y cómodo. El procedimiento es tan sencillo como redactar un correo electrónico tal y como hacemos habitualmente, con la ventaja de recoger evidencias electrónicas. Aquí te dejamos los pasos a seguir:

  1. Indica el asunto del mensaje.
  2. Adjunta el documento que quieres enviar.
  3. Introduce el/los destinatario/s.
  4. Envía el mail y, ¡ya está listo!
  5. Sigue la evolución del envío desde el apartado de documentos enviados.

Recibirás las evidencias en la propia plataforma, pudiendo acceder a ellas y descargarlas en el momento que quieras. Además, con la herramienta de envío certificado IvCert puedes hacer tus mails certificados directamente desde Outlook.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros y confía en Ivnosys, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado reconocido por el Reglamento(UE) 910/2014 (eIDAS).

firma digital

 

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Configuración de cookies
Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para el correcto funcionamiento y visualización del sitio web por parte del usuario, así como la recogida de estadísticas y el análisis de sus hábitos de navegación. tal y como se manifiesta en la política de cookies en la columna “finalidad”. La base del tratamiento es el consentimiento, salvo en el caso de cookies técnicas, imprescindibles para poder navegar. Haga click en Aceptar todas las cookies si desea admitirlas todas. Para cambiar la configuración de las cookies pulse Configuración cookies. Para obtener más información sobre las cookies puede acceder a nuestra Política de Cookies. Puede consultar los datos de contacto del titular de la web y responsable del tratamiento en el Aviso legal.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
El uso de la web de Ivnosys está sujeto a condiciones. Además utilizamos cookies para mejorar su experiencia de usuario. Se entenderá que ha leído, entiende, conoce y acepta todas las condiciones contenidas en el aviso legal, en las condiciones de uso, en la política de privacidad y en la política de cookies si sigue navegando por nuestra web.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
Configuración de cookies