Firma múltiple ¿Cómo enviar un documento a varios firmantes?

La firma electrónica presenta amplias ventajas para las empresas. Su uso se aplica habitualmente entre dos partes, por ejemplo, entre la empresa y un empleado, un proveedor… Además, resulta especialmente útil cuando necesitamos usar la firma múltiple, es decir, que un documento sea firmado por varias personas.

¿Puede haber varios firmantes? ¿Existen herramientas que permitan hacerlo de forma segura? Resolvemos tus dudas en nuestro post de hoy.

Tipos de firma múltiple

Cuando incluimos a varios firmantes en un documento electrónico debemos plantearnos la pregunta: ¿Todas las firmas van a tener el mismo valor legal o debe haber un orden de firmas?

Este orden es importante en aquellos casos en los que necesitamos que ciertas personas hayan firmado el documento antes de pasar a disposición del resto de firmantes. Por ejemplo, podemos necesitar que el responsable comercial valide una oferta planteada por el equipo comercial antes de ser enviada al cliente.

Así, existen dos tipos de firma múltiple:

1. Firma en línea: todos los firmantes están al mismo nivel sin importar el orden de firma. Es aplicable para la firma de actas.
2. Firma en cascada: se establece un orden de firma atendiendo a la prioridad de la firma de ciertos firmantes sobre el resto.

Cómo solicitar la firma múltiple con la plataforma de firma IvCert

Utilizar la firma múltiple requiere un mayor nivel de seguridad jurídica ya que mientras en la firma simple debemos garantizar la validez de la firma realizada por un usuario, en el caso de la firma múltiple tenemos que asegurar la validez de varios firmantes.

Esto requerirá el uso herramientas digitales preparadas para ello, como es el caso de IvCert, que está desarrollada por un Prestador de Servicios de Confianza Cualificada. A modo de ejemplo, el PSCC actúa como notario electrónico y aporta respaldo legal a las firmas electrónicas que se realizan a través de la plataforma.

Así, la herramienta ofrece los dos tipos de firma múltiple comentados anteriormente. ¿Cómo hacerlo? Te contamos los pasos a continuación.

Pasos previos para usar la firma múltiple

La plataforma IvCert permite enviar documentos para que los destinatarios los firmen electrónicamente. A la hora de configurar la firma electrónica que solicitamos para cada firmante, definiremos el tipo de firma, hasta cuándo puede firmar el documento, agregar elementos y un mensaje personalizable, y cómo debe ser el orden de las firmas. Veamos cómo hacer este último punto.

Firma múltiple en línea

Esta opción permite agrupar operaciones de firma para que se finalicen de forma paralela, es decir, los firmantes podrán firmar en cualquier momento sin depender de los otros. Cuando se trate de una agrupación previa a otras tareas de firma, estas no comenzarán hasta que se finalicen todas las operaciones incluidas en la agrupación.

Firma múltiple en cascada

En este caso la herramienta ofrece dos opciones:

1. Establecer un orden de firma individual

Indicaremos el orden de firmantes, de modo que el firmante 1 será la primera persona en firmar el documento. Una vez lo haya hecho, pasará al firmante 2, y así consecutivamente.

2. Establecer un orden de firma por grupos

Seleccionaremos los usuarios que deben firmar primero el documento. En este ejemplo, los firmantes 1 y 2 deberán firmar el documento (sin importar quién lo haga primero) para que pueda ser firmado por la tercera persona. Una vez aplicada esta selección, se muestra de la siguiente forma:

Por ejemplo: usando como referencia la siguiente imagen, se puede observar que en el grupo se incluyen la tarea 1 y la tarea 2 (independientemente del usuario que se indique) se podrán finalizar simultáneamente.

Nota: podremos hacer tantos grupos de firma como deseemos. En la siguiente imagen mostramos 2 grupos: un primer grupo que engloba al firmante 1 y 2, y un segundo grupo que acoge los firmantes 3 y 4. En este caso, deberían de firmar el documento ambos grupos antes de pasar a la quinta persona.

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