La era del papel quedó atrás junto con infinidad de documentos que antes debíamos imprimir físicamente para plasmar con un bolígrafo nuestra firma y después escanear el mismo para enviar por correo electrónico. Ahora ya estamos acostumbrados a recibir y enviar archivos de forma digital. Seguro que, en alguna ocasión, hemos recurrido a la suite de Microsoft para firmar un documento y hoy te contamos paso a paso cómo firmar digitalmente documentos de Word.
La firma electrónica es un sello de autenticación digital mediante cifrado que, independientemente de su formato, tiene la finalidad de asegurar nuestra identidad y materializar nuestra intención de validar el contenido de un documento de forma online al igual que se hace con una firma manuscrita en papel.
Para crear una firma, debemos saber que existen varios tipos que se clasifican en función del nivel de seguridad, desde la firma electrónica simple hasta la firma avanzada y la firma electrónica cualificada.
Cuando se recurre a una firma digital en Word, normalmente lo que buscamos es agilidad y rapidez sin pensar en la importancia de mantener un nivel de seguridad adecuado a nuestro objetivo, por ello debemos ser conscientes de los riesgos a los que nos enfrentamos con ello como manipulación de datos, suplantación y/o robo de identidad entre otros y utilizar herramientas profesionales como IvSign.
Tanto para las empresas como para los profesionales autónomos, incluso para particulares, es muy importante conocer las características e implicaciones que tiene utilizar un tipo u otro de firma. Esto es muy importante ya que cada una de ellas tiene una serie de riesgos asociados en términos de seguridad, privacidad y cumplimiento de la ley.
Las herramientas de Microsoft Office ofrecen la posibilidad de añadir nuestra firma digital a los documentos deseados, ya sea en Word, Excel etc. Lo primero que debemos tener en cuenta antes de crear una firma digital es que debemos estar en posesión de una firma o certificado digital, ya que cuando se envía un documento firmado digitalmente, también se envía su certificado y una clave pública para garantizar que el documento no ha sido modificado posteriormente a la firma.
A la hora de solicitar un certificado digital debemos recurrir a la figura de la Autoridad de Certificación. Como ejemplos de AC encontramos los casos de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o Ivnosys. El papel de una Autoridad de Certificación consiste en proporcionar servicios como la emisión de certificados, así como la renovación y revocación de los mismos. Ivnosys es Prestador de Servicios de Confianza Cualificado según el Reglamento (UE) Nº910/2014 (eIDAS), consiguiendo así que nuestras soluciones cumplan con los máximos estándares de seguridad.
Una vez dispongamos de nuestro certificado, ya podemos abrir cualquier archivo de Word o Excel y añadir una firma digital que garantice la autenticidad del documento y que identifique al autor real del mismo.
Tras abrir el documento de Word que queremos firmar digitalmente iremos a la opción de menú llamada Insertar y haremos clic sobre la opción Línea de firma en la parte superior derecha.
Veremos que de forma automática se nos abre una ventana flotante en la que debemos completar la configuración de la firma rellenando los campos del “nombre del firmante”, “cargo”, “empresa” o “dirección de correo electrónico” entre otros. También tendremos la posibilidad de seleccionar la opción de permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar o si se muestra o no la fecha en línea de la firma.
En este momento ya hemos añadido la línea de firma en el documento, por tanto, ya podemos hacer clic con el botón derecho del ratón encima y seleccionar la opción Firmar. A continuación, seleccionaremos la imagen que contiene nuestra firma manuscrita y la añadiremos a la línea de firma. Para finalizar pulsamos en Firmar y habremos conseguido firmar digitalmente un documento Word.
Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, todas las empresas y profesionales están obligados a comunicarse de manera electrónica con la Administración Pública. Las organizaciones y los profesionales autónomos necesitan comunicarse diariamente con las AAPP para poder gestionar las notificaciones electrónicas. y, si no lo hacen en los plazos establecidos, pueden ser sancionados por multas de hasta 600.000€ por desatender estos requerimientos.
En 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, la cual obliga a empresas y profesionales a relacionarse con los organismos públicos a través de medios electrónicos, tal y como marca el artículo 14.2 de la Ley:
Artículo 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:
Así pues, ahora más que nunca, las empresas deben adaptar sus procesos internos de trabajo para cumplir con la Ley 39/2015. Sin embargo, la clave pasa por potenciar la comunicación electrónica de manera segura y fiable, con herramientas que den plena tranquilidad a la hora de trabajar y realizar cualquier trámite burocrático con la Administración Pública.
Un procedimiento administrativo es el mecanismo mediante el cual las AAPP tramitan acciones que poseen efectos jurídicos sobre los administrados, es decir, un conjunto de actuaciones que debe realizar la Administración con el fin de producir un acto administrativo. Según lo establecido en el artículo 103, apartado 1, de la Constitución Española, esto se basa en los principios de eficacia, descentralización, desconcentración y coordinación:
«La Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales y actúa de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la ley y al Derecho.»
De este modo, como hemos explicado, todos aquellos individuos que necesiten realizar cualquier trámite relacionado con un procedimiento administrativo de la AAPP, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con esta.
Como acabamos de comentar, la Ley 39/2015 te obliga a realizar cualquier trámite con la Administración Pública vía telemática. Para ello, con el objetivo de acceder a cualquier sede y poder atender las notificaciones electrónicas a tiempo y de manera adecuada, necesitas un certificado digital que te represente a ti como profesional o como representante de tu empresa.
Desde 2016, la Ley 39/2015 obliga a empresas y profesionales a relacionarse con la Administración Pública a través de medios electrónicos.
En segundo lugar, tienes que acceder de forma manual a la sede electrónica de cada organismo público para consultar la emisión y el estado de las notificaciones electrónicas. Aquí, asumimos una elevada carga de trabajo, corriendo el riesgo de que se queden notificaciones pendientes de leer (especialmente en empresas que están dispersas geográficamente). Así, herramientas como IvNeos son cruciales en grandes compañías para realizar una gestión adecuada de las notificaciones electrónicas y evitar sanciones.
Como contábamos, ya son muchas las empresas que han recibido sanciones por parte de la AAPP por no atender las notificaciones electrónicas a tiempo. La realidad es que a veces pueden darse situaciones como fallos en la comunicación, descuidos, ausencias en el puesto de trabajo, etc. en las que las notificaciones no se gestionen dentro de los plazos establecidos y, como consecuencia, la AAPP entenderá que no se ha atendido en tiempo y forma y tramitará el proceso correspondiente.
De esta forma, con tal de evitar estas situaciones tan desagradables, es imprescindible contar con un gestor de notificaciones electrónicas que facilite su gestión y la comunicación con los organismos públicos involucrados.
Sin lugar a dudas, para las empresas es crucial gestionar las notificaciones electrónicas de manera eficaz y segura. El gestor de notificaciones IvNeos permite hacer el seguimiento en tiempo real de todo el ciclo de vida de una notificación electrónica sin salir de la plataforma. Entre las múltiples funcionalidades de la herramienta, podrás:
Esta entrada fue publicada originalmente el 10 de noviembre de 2019.
Muchos profesionales, cuando deciden interesarse por nuestros servicios de firma, no tienen del todo claro la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica. Y es que, a diferencia de lo que muchos creen, aunque son dos términos similares, se refieren a dos tipos de firma diferentes.
En este post te contamos las principales diferencias entre ambos tipos de firma, sus características y funcionalidades y las implicaciones que tiene la utilización de estas.
A menudo utilizamos los términos de firma digital y firma electrónica como sinónimos, pero la realidad es que se trata de dos términos completamente distintos.
En muchos artículos ambos conceptos se utilizan indistintamente, creando confusión a la hora de entender qué características tiene cada tipo de firma y en qué se diferencian.
Tanto para las empresas como para los profesionales autónomos, incluso para particulares, es muy importante conocer las características e implicaciones que tiene utilizar un tipo u otro de firma. Esto es muy importante ya que cada una de ellas tiene una serie de riesgos asociados en términos de seguridad, privacidad y cumplimiento de la ley.
Todos y cada uno de nosotros tenemos nuestra propia firma manuscrita, un trazo gráfico que nos identifica y representa sobre el papel, cuya finalidad es asegurar nuestra identidad y materializar nuestra intención de validar el contenido de un documento.
Así, al igual que la firma tradicional, la firma electrónica también se entiendo como el concepto legal de aceptación del contenido de un documento, pero, en su caso, en formato electrónico.
Según el reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que establece el marco legal común para la regulación de la identificación electrónica y de los servicios de confianza relativos a las transacciones electrónicas para los países de la UE, la firma electrónica se define como:
“Los datos en forma electrónica anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica a ellos, utilizados como medio de autenticación”.
Teniendo en cuenta la última definición del reglamento eIDAS, debemos saber que este concepto engloba desde la firma más básica hasta la de nivel de seguridad más alto. Por ello, existen tres tipos de firma electrónica reconocidos por eIDAS:
El firmante acepta o rechaza la información recibida respondiendo a un cuadro de diálogo que aparece en pantalla. Con tan solo un clic se aceptará o rechazará la conformidad de la información.
Sin embargo, este tipo de firma es la que menos robustez jurídica tiene, ya que no se puede asegurar de forma indiscutible la identidad del firmante.
El primero de ellos es el de firma avanzada por OTP (SMS), mediante el cual el firmante recibe un código por SMS que debe introducir en el momento de la firma.
Este tipo de firma es muy habitual a la hora de realizar compras online, por ejemplo, y, en este caso, la identidad del firmante queda garantizada al utilizar un elemento personal en el momento de la firma: su teléfono móvil.
El segundo método tiene que ver con la firma avanzada biométrica, que requiere de la presencia física del firmante, pues necesita firmar sobre una herramienta específica (normalmente una tablet).
Así, se recogen los datos biométricos que identifican al firmante como la presión, inclinación y posición del bolígrafo usado en el momento de la firma. Este método es muy común en el sector bancario y asegurador, pues permite agilizar el cierre de transacciones en persona.
De este modo, podemos afirmar que la firma digital es parte fundamental de la firma electrónica avanzada y de la firma electrónica cualificada, pero no de la firma electrónica simple, pues no permite atribuir la firma de un firmante a un usuario en concreto.
La firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. Este tipo de firma está basada en la criptografía de clave pública, también conocida como criptografía asimétrica. Normalmente son tres los algoritmos involucrados en el proceso de firma digital:
Estos algoritmos también se conocen cómo hash y estos, a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo), consiguen crear una salida alfanumérica de longitud normalmente fija, que representa un resumen de toda la información que se le ha dado.
Así, para crear una firma digital, el software de firma crea un hash unidireccional de los datos electrónicos que se deben firmar. La clave privada es usada para encriptar este hash, de modo que, el hash cifrado junto con otra información es la firma digital.
En España, la clave privada la procuran las Autoridades de Certificación, como es el caso de Ivnosys.
La validez legal de la firma digital
Como ya sabemos, todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales. Por ello, el objetivo de estos tipos de firma es diferente.
En el caso de la firma digital, su finalidad es tan solo encriptar los datos de un documento para otorgarle a este mayor seguridad, no dar fe de un acto de voluntad por parte del firmante como en el caso de las firmas electrónicas.
En Ivnosys contamos con la plataforma de firma electrónica IvCert, poniendo a disposición de nuestros clientes todos los tipos de firma electrónica reconocidos por eIDAS.
Esta herramienta permite la firma y envío de documentos, recogiéndolos firmados en minutos y con plena seguridad y validez jurídica.
Además, Ivnosys está reconocida como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y Autoridad de Certificación, cumpliendo con los estándares de seguridad de sus soluciones de firma e identidad digital.
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PSG, firma líder de growth capital especializada en asociarse con empresas de software o de servicios basados en la tecnología del middle-market, anuncia que ha acordado la adquisición de una participación mayoritaria en Universign: proveedor líder de soluciones SaaS para la firma electrónica. Universign unirá fuerzas con Signaturit e Ivnosys para ofrecer uno de los catálogos más amplios para la gestión de transacciones digitales y de servicios de confianza de Europa.
Con sede en Francia, Universign se fundó en 2001 y desde entonces se ha convertido en un proveedor de soluciones de software para la firma electrónica y el sellado electrónico y de tiempo que presta servicio a más de 9.000 clientes en toda Europa. Universign ha establecido relaciones duraderas con grandes multinacionales y se ha expandido hacia el segmento pyme. Como una de las pioneras del sector y un proveedor de servicios de confianza cualificado bajo el reglamento eIDAS, Universign brinda altos niveles de compliance y seguridad, combinados con tecnología moderna y escalable y con productos basados en cuadros de mando (o dashboards) y que permiten su integración vía API. Las operaciones de Universign seguirán lideradas por su fundador y CEO, Julien Stern, que se unirá al equipo directivo y seguirá siendo su Director en Francia, además de convertirse en accionista del grupo resultante.
Julien Stern, fundador de CEO de Universign, ha afirmado que:
“En nuestra opinión, hemos construido nuestro negocio sobre dos principios clave: simplicidad y cumplimiento. Esta inversión es un aval a nuestra visión, a nuestro equipo y a nuestro compromiso de proveer a nuestros clientes con una solución en la que pueden confiar. Estamos deseando trabajar con nuestros nuevos colegas en Signaturit e Ivnosys, ya que creemos que la combinación de nuestras suites de productos y nuestra huella europea ampliada nos permitirá acelerar nuestro crecimiento y brindar un mejor servicio a nuestros clientes en toda la demarcación”.
Sergio Ruiz y Jaime Castello, co-CEOs de Signaturit e Ivnosys, han declarado que:
“Estamos encantados de dar la bienvenida a Universign al grupo que forman Signaturit e Ivnosys y creemos que podemos crear con ellos una plataforma líder de firma digital en Europa. Julien y su excelente equipo han construido un software de primer nivel que comparte nuestro objetivo de brindar las soluciones más rápidas y seguras del sector. Juntos, pretendemos no solo ampliar nuestra plataforma completa, sino seguir innovando y ampliando nuestra gama de productos”.
Además, como resultado de esta operación, la empresa ha nombrado a Bertrand Sciard como nuevo presidente del Consejo de Administración.
Sciard, ha declarado que:
«Me siento privilegiado de asumir este papel en un momento tan emocionante para la empresa. Los últimos 18 meses han demostrado una necesidad acelerada de soluciones digitales totalmente conformes con la normativa europea eIDAS. Creemos que la incorporación de la plataforma Universign a Signaturit e Ivnosys nos permitirá seguir proporcionando las mismas soluciones de digitalización a los clientes actuales, y aprovecharlas para ampliar las suites de productos y la calidad de los servicios, dando pie a algo mayor que la suma de sus partes. Estoy deseando apoyar al grupo combinado mientras sigue ampliando su oferta actual».
La adquisición sigue a la reciente combinación de Signaturit e Ivnosys, respaldada por PSG, en abril de 2021. La plataforma combinada tiene como objetivo proporcionar un conjunto completo de servicios de confianza y software de gestión de transacciones digitales a grandes empresas, pymes y particulares en Europa. A través de soluciones adaptadas, productos basados en cuadros de mando(o dashboards) y despliegues basados en API, la empresa combinada atiende actualmente a unos 236.000 clientes en toda la región.
La tecnología ha evolucionado la forma en la que firmamos los documentos, dejando en un segundo plano la firma manuscrita. Podemos firmar todo tipo de documentos como contratos con proveedores, facturas, altas o bajas de empleados… desde nuestro ordenador, tablet o móvil siguiendo unos simples pasos.
Pero, ¿cómo puedo firmar un pdf? Es posible que la primera vez que firmas un documento digital te surja esta duda. Te la resolvemos en esta entrada ?.
Firmar un documento PDF hoy en día es muy sencillo si disponemos de un certificado digital. Además, nos proporcionará la seguridad de la integridad del documento firmado, ya que si se intentase modificar tras la firma electrónica, ésta se perdería.
Con la firma electrónica disfrutaremos de otras ventajas como no tener que escanear, firmar, enviar y, en muchas ocasiones, volver a imprimir el documento. Esto nos permite agilizar enormemente nuestro trabajo, reduciendo la cantidad de papel que archivamos en la oficina con el ahorro en costes y espacio que supone.
En esta guía te contamos los pasos a seguir para firmar un pdf con Adobe Acrobat Reader (el lector de documentos más popular) y la herramienta de firma IvDesk, desarrollada por Ivnosys.
Es la herramienta más conocida y usada por lo general, por lo que es posible que necesites firmar un pdf con Adobe. Te contamos cómo hacerlo:
Paso 1. Abrimos el documento PDF que queremos firmar, y vamos a la pestaña de Herramientas que aparece en la barra superior:
Paso 2. Seleccionamos la opción de Certificados:
Paso 3. Haz clic sobre la opción Firmar digitalmente:
Paso 4. Marca en el documento dónde quieres que se recoja la firma electrónica:
Paso 5. Se abrirá una ventana para que selecciones el documento digital con el que quieres firmar.
Paso 6. Configura la firma en caso de que desees añadir texto adicional o una marca gráfica:
Paso 7. Finalmente, solo quedará elegir en qué carpeta queremos guardar el documento firmado:
La herramienta de firma IvDesk destaca por la sencillez de su uso, así como por la posibilidad de usar la firma masiva de documentos cuando es necesario. Este es un punto de gran valor en el ámbito profesional, pues reduce la tediosa carga de trabajo de firmar montones de documentos. Por ello, te explicamos cómo puedes optimizar tu trabajo siguiendo unos sencillos pasos:
Paso 1. Abre el documento con IvDesk pulsando el botón derecho del ratón. Para ello, deberás haberlo instalado previamente (accede aquí para su descarga):
Paso 2. Por defecto la aplicación se inicia en la pantalla de “Firma”, en la sección “Documentos”.
Paso 3. En el apartado “Opciones de firma” verás disponibles los siguientes campos:
Paso 4. Selecciona el certificado digital con el que quieres firmar el documento pdf:
Paso 5. Tras pulsar en “Firmar” la aplicación solicitará el PIN del certificado, y habrá que introducirlo en la siguiente pantalla emergente.
Paso 6. Una vez introducido el pin del certificado, IvDesk mostrará una ventana de confirmación. Se guardará en la misma carpeta donde está el documento original.
¿Necesitas más información sobre cómo insertar la firma electrónica en un pdf? Escríbenos, estaremos encantados de ayudarte.
>Esta entrada fue publicada originariamente el 19 de noviembre de 2020.
La optimización del tiempo y la automatización de los flujos de trabajo en la gestión de contenido empresarial es hoy en día un requisito indispensable en las organizaciones que tengan grandes volúmenes de contenido.
Dada esta realidad, un Software ECM funciona cómo una plataforma centralizada donde el usuario dispone de todo el contenido de su empresa evitando los riesgos asociados a la operativa tradicional y beneficiándose de las múltiples ventajas de la digitalización.
Un Software ECM (Enterprise Content Management) o Gestor de Contenidos es una herramienta digital diseñada para organizar, almacenar y gestionar tanto los procesos como los contenidos e información de una empresa.
El Software ECM es una evolución de los gestores documentales tradicionales, eliminando así los riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales que surgían antes de su aparición.
Los objetivos de un gestor de contenido empresarial son diversos y tienen como último punto la digitalización óptima de los documentos de una empresa con el fin de no perder el conocimiento corporativo. Entre los objetivos principales de un software ECM encontramos:
Ante la búsqueda de gestión del conocimiento intelectual de una empresa, trabajar con un sistema ECM o gestor documental permite a empresas y profesionales sacar el máximo partido a la información corporativa que tienen en su poder. Organizaciones de todos los sectores y tamaños que cuentan con una plataforma de automatización y gestión documental se benefician de ventajas como:
Teniendo en cuenta las necesidades de las empresas actuales, encargadas de gestionar diariamente grandes volúmenes de información, datos y documentación, IvDoc se presenta como la mejor opción de software para la gestión documental.
Este sistema permite capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar la documentación corporativa. El motivo por el que nuestros clientes han elegido este software es porque permite la centralización de todo el conocimiento de una empresa para que pueda ser explotado por todos los empleados. Por ello, IvDoc se basa en:
IvDoc es un sistema integrable con las aplicaciones de tu empresa, así como con las plataformas IvSign, IvCert o IvBio, de forma que el almacenamiento de tus documentos firmados queda completamente asegurado.
Este software ECM desarrollado por Ivnosys ayuda a las empresas a trabajar con completa seguridad gracias al respaldo de Ivnosys como Prestador de Servicios Cualificado avalado por el reglamento europeo eIDAS. Si quieres pasarte al lado de la digitalización completa de toda la documentación corporativa de tu empresa, contacta con nosotros y hazte con la plataforma de gestión documental más innovadora del mercado.
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La industria financiera vive desde hace unos meses en un cambio constante, experimentando un fuerte crecimiento determinado principalmente por la irrupción y la consolidación de nuevas tecnologías.
Esta situación se ha convertido en una oportunidad de crecimiento para el ecosistema Fintech que, de la mano de herramientas innovadoras como Expediente de Crédito, puede hacer frente a los retos y desafíos del sector en un tiempo récord.
De esta forma, el sector financiero en España ha podido mejorar y ofrecer sus servicios manteniendo los más altos estándares de calidad y eficiencia al tiempo que experimentaban una mayor demanda.
Empresarios del ecosistema fintech, profesionales de las finanzas, inversores, entidades bancarias y otros profesionales… todos ellos han podido comprobar las bondades de la digitalización para mejorar sus servicios y reforzar las labores de captación de clientes, dado el alto grado de competitividad actual.
Así, visto que la tecnología juega un papel determinante en la transformación de todas las industrias, el sector financiero debe enfrentarse a un reto crucial: simplificar y agilizar los tediosos procesos financiación, de concesión de créditos o similar para conseguir generar experiencias satisfactorias.
Sin embargo, este tipo de tecnología debe velar siempre por la máxima seguridad de las partes, fusionando innovación, garantías y legalidad, consiguiendo:
Ante este contexto, Equifax, compañía global de Datos, Analytics y Tecnología, se ha aliado con la tecnología de Ivnosys para desarrollar Expediente de Crédito.
Esta nueva e innovadora plataforma permite a las entidades financieras tener la capacidad de obtener cualquier tipo de dato que necesiten en tiempo real sobre individuos y/o empresas, a través de su consentimiento previo y en conexión con más de 9.000 organismos públicos.
De esta forma, la duración del proceso de concesión de créditos a pymes, autónomos o personas físicas se ve reducido ya que el servicio recaba la información de los solicitantes directamente de la fuente original, evitando que estos deban aportar físicamente cualquier tipo de documentación.
Ventajas de confiar en Expediente de Crédito
A través de un procedimiento sencillo e intuitivo usando Expediente de Crédito, las empresas que confían en esta herramienta se benefician de innumerables ventajas que no serían posibles si se mantuviera el procedimiento habitual:
De esta manera, una vez recabada toda la información necesaria, esta se estructura y combina con información propia de Equifax. Finalmente, se entrega a la entidad en formato electrónico fácilmente integrable en los sistemas de decisión de concesión de crédito.
Expediente de Crédito ofrece datos para una toma de decisiones más precisa y eficiente contando con el respaldo de Ivnosys como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y Autoridad de Certificación. Contacta con nosotros si estás interesado en dar el salto a la digitalización para ofrecer el mejor y más competente servicio a tus clientes al mismo tiempo que optimizas tu trabajo.
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Desde la llegada de la tecnología, todo tipo de empresas han optado por la digitalización de sus documentos gracias a las enormes ventajas que esta opción ofrece. Y es que los datos lo avalan: el 90% del conocimiento de una empresa se halla encerrado en documentos y en la cabeza de los propios empleados.
Así, no es de extrañar la gran relevancia que han adquirido los sistemas de gestión documental. El gestor documental responde hoy en día a la necesidad de establecer sistemas que faciliten a las empresas capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar documentación e información corporativa.
La Gestión Documental hace referencia al proceso de captura, catalogación, almacenamiento, protección y localización de la documentación corporativa de una empresa. Esta gestión permite que la organización pueda recuperar y extraer fácilmente la información relevante, importante y útil que tiene en su poder, así como su destrucción cuando ya no se necesita.
Para llevar a cabo estas tareas, se hace uso de un software diseñado exclusivamente para controlar y organizar los documentos de toda la empresa, incorporando funcionalidades como la captura de documentación, la gestión de procesos utilizando flujos de trabajo, catalogación documental de correos electrónicos, digitalización de documentación, etc.
La cantidad de información que generan las organizaciones actuales crece de manera exponencial diariamente y los antiguos sistemas de almacenamiento se han visto limitados dadas sus carencias. De esta manera surge el sistema de gestión documental, que asegura una información organizada y eficiente y favorece la productividad empresarial.
Ante la búsqueda de gestión del conocimiento, las empresas de todos los sectores y tamaños buscan plataformas de automatización y de gestión documental que les permita:
Así, aquella empresa que trabaje con un gestor documental permitirá al conjunto de la organización sacar el máximo partido a la información corporativa que custodia. Entre las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental encontramos:
Cuando una organización se plantea adquirir un software o sistema de gestión documental debe atender a múltiples factores más allá del precio, como el prestigio del fabricante, la legalidad y la seguridad en sus procesos y las funcionalidades que ofrece.
De esta manera, y dada la importancia y sensibilidad de la documentación corporativa de una empresa, es imprescindible confiar en un sistema que brinde total seguridad y que funcione como una caja fuerte virtual de su documentación.
Por esta razón y ante las necesidades de las empresas actuales, nació IvDoc, un sistema integrable con las aplicaciones de tu empresa desarrollado por Ivnosys. Este gestor documental es un software que permite capturar, catalogar, almacenar, proteger y localizar la documentación corporativa.
La utilidad de esta herramienta radica en su capacidad de centralización de todo el conocimiento de una empresa para que pueda ser explotado por todos los empleados. Además, IvDoc como sistema de gestión documental se basa en cuatro pilares fundamentales:
Además, si lo que se pretende es conseguir una custodia completa y segura de la documentación, esta herramienta permite su integración con otras plataformas como IvSign, IvCert o IvBio.
IvDoc ayuda a reducir el tiempo que se destina diariamente a la búsqueda de documentación mientras se trabaja con completa seguridad, ya que es una plataforma desarrollada por Ivnosys, reconocido como Tercero de Confianza y avalado por el reglamento eIDAS. Contacta con nosotros y hazte con la mejor opción del mercado en materia de software de gestión documental.
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La pandemia ha acelerado el proceso de transformación digital haciendo indispensable estar en posesión de un certificado digital, sobre todo en el sector jurídico y a la hora de gestionar información extremadamente sensible.
En este sentido, los juristas tienen el reto de custodiar su valiosa información protegiendo de los ataques informáticos aquellos datos privados, fiscales, financieros etc. que son realmente atractivos para los ciberdelincuentes. Según un informe de la Interpol, desde hace un año han aumentado notablemente los asaltos e intrusiones informáticas. Los atacantes se aprovechan de las vulnerabilidades en redes y sistemas de los profesionales y de las empresas para robar datos, obtener beneficios y ocasionar disfunciones.
De este modo, los profesionales jurídicos han encontrado la vacuna para prevenir esta nueva “enfermedad” de las organizaciones, dada la sensibilidad de los datos que manejan diariamente. Contando con las herramientas adecuadas, como IvSign que permite trabajar con el certificado digital cualificado, han conseguido controlar estas amenazas y convertirlas en oportunidades.
El 18% de las acciones de ciberdelincuencia se dirigen contra el sector de servicios profesionales, entre los que se encuentran los juristas y sus despachos. Estas cifras evidencian que la ciberseguridad debe ser una parte clave en la deontología de los abogados sea cual sea su rama o especialidad y el primer paso para conseguir esto es estar en posesión de un certificado digital, concretamente uno cualificado.
La principal diferencia entre un certificado digital cualificado y uno no cualificado es que el primero goza de presunción de validez jurídica. Así, en caso de utilizar el certificado cualificado como firma cualificada, esta servirá como prueba indiscutible en caso de proceso judicial. De este modo:
Resulta evidente que, dados los cambios generados en el sector de la abogacía, el uso de la tecnología se ha convertido en un aliado más para alcanzar dos objetivos esenciales: mayor eficiencia interna y mejor relación y servicio con los clientes.
Los abogados y demás especialistas del Derecho deben ser conscientes de los riesgos inherentes que acompañan a su profesión. Por ello, deben tomar las medidas necesarias para hacerles frente a través de las plataformas y herramientas que están a su alcance.
Muchas de ellas, como el certificado digital cualificado o IvSign, han sido diseñadas específicamente para mantener la seguridad y las garantías jurídicas en todas las gestiones que conlleven firma y gestión de documentación sensible como:
La actividad de los juristas se centra en el continuo tratamiento de datos de clientes que lleva a poseer información altamente confidencial. El cuidado en esta profesión debe ser una máxima y por ello se debe apostar por proteger lo que verdaderamente importa: custodiar la información con las mejores opciones del mercado.
Así, apostar por el certificado digital cualificado y la centralización en la nube es sinónimo de protección ante posibles ciberataques como como suplantaciones de identidad, fraudes, falsificación o manipulación de documentos, etc.
IvSign permite a los profesionales centralizar sus certificados digitales en un único punto, de forma sencilla y rápida, contando con el respaldo de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado avalado por el reglamento europeo eIDAS.
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