Los cambios acontecidos han abierto paso a una nueva forma de comprender la industria: la cuarta revolución industrial o revolución 4.0. Esta revolución se caracteriza por la velocidad, el impacto y el alcance en los nuevos sistemas implementados en las empresas, que, ahora, pueden crear redes inteligentes durante todo el recorrido de su cadena de valor.
Como resultado de la cuarta revolución industrial nace la industria 4.0, basada en nuevos sistemas que permiten la automatización de diferentes procesos y áreas, fusionando procesos digitales y maquinaria a través de, por ejemplo, el cloud computing o servicios en la nube.
Esta combinación facilita actividades muy extendidas hoy en día como el trabajo en remoto, el almacenamiento de información en la nube y la optimización de procesos empresariales e industriales.
Ahora, gracias a las aplicaciones, soluciones digitales de automatización y gestión y servicios y tecnologías de la información y comunicación (TIC) las empresas pueden subirse al tren de la nueva revolución industrial para poder seguir compitiendo en un mercado cada vez más cualificado.
En la era digital y de la cultura paperless, conviene contar con herramientas como la firma electrónica que sustituyan a los antiguos procesos tradicionales, como la firma manuscrita, pero que mantengan la capacidad de autenticación y verificación de documentos con la misma validez legal y jurídica, ofreciendo las máximas garantías en materia de seguridad.
Ahora, más que nunca, es el momento de que las empresas protejan sus comunicaciones a distancia. Por ello, existen plataformas expresamente creadas para enviar, firmar y gestionar documentación sensible vía telemática. IvCert es la plataforma de firma electrónica que permite obtener documentos firmados en apenas unos minutos y conocer el estado de los envíos en tiempo real.
Por otro lado, con IvCert también es posible decidir quién, cuándo y cómo se debe firmar con plena validez legal gracias al sellado de tiempo, y ofreciendo todos los tipos de firma electrónica más seguros reconocidos por el eIDAS (firma avanzada, biométrica, avanzada OTP, simple, comunicación certificada y firma cualificada centralizada en la nube).
Ante la cuarta revolución industrial es esencial que las empresas estén preparadas para dar el salto hacia la transformación digital y que comiencen a adaptar herramientas digitales seguras como la firma electrónica contando con el respaldo de un Prestador de Servicios Cualificado avalado por el reglamento eIDAS. Es el momento de proteger tus comunicaciones, contacta con nosotros y súmate a esta convergencia tecnológica que está sucediendo a toda velocidad.
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Este último año, las empresas, ya sean grandes cuentas, pymes o incluso micropymes, han incluido la tecnología, sobre todo a través del certificado digital, como uno de sus principales activos estratégicos. Y es que las ventajas que la tecnología nos brinda actualmente son innumerables. Todo ello, unido a la innovación puede suponer un enorme potencial por explotar para cualquier compañía de cualquier sector o ámbito:
Sin embargo, hay un requisito esencial para poder convertir la digitalización en una ventaja competitiva para tu empresa: contar con un certificado digital para proteger tu identidad electrónicamente.
El certificado digital permite acreditar la identidad de personas y/o sociedades con plena validez legal, aportando la tranquilidad de trabajar con una herramienta que cumple con los máximos estándares de seguridad y calidad por el respaldo de un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado según el reglamento eIDAS (UE), nº 910/2014.
Su uso está cada vez más extendido en las empresas. Desde la pandemia, más del 80% de los usuarios han realizado trámites telemáticos en la Administración Pública, para lo cual necesitaron un certificado digital.
Así, el certificado digital se ha convertido en el documento de identidad digital que permite a las empresas realizar gestiones en Internet, como firmar un documento o solicitar subvenciones de organismos públicos. En función de la tarea que necesitemos hacer optaremos por un tipo u otro.
En el caso de las pymes, algunos de los más utilizados pueden ser los certificados de representación ante las Administraciones Públicas y el certificado de firma electrónica. Con ellos, puede accederse a información privada y confidencial, como datos fiscales, o realizar operaciones en nombre de la empresa.
Dada la importancia de proteger tu identidad digital para evitar futuros problemas relacionados con el uso del certificado digital, es muy importante que cuando trabajes de manera online lo hagas con un certificado digital cualificado, es decir, un certificado emitido por una Autoridad de Certificación, como es el caso de Ivnosys.
Este tipo de certificados son certificados de firma electrónica generados por un dispositivo seguro de creación de firma conocido como QSCD (Qualified Signature Creation Device) y que ha sido expedido por una entidad que emite los certificados otorgando validez jurídica a todos los usos que se hagan con ellos posteriormente.
Además, existen herramientas que aportan un mayor control de seguridad, pues son muchas las empresas que instalan los certificados en los ordenadores de los empleados. Esto puede generar problemas como pérdida del certificado ante un robo o pérdida del ordenador, cambio de los certificados cada vez que se modifica la plantilla de la empresa, instalación de un nuevo certificado cada vez que hay una nueva incorporación…
Sin embargo, con IvSign es posible poner fin a estas situaciones ya que los certificados se emiten desde la misma plataforma y se custodian directamente en la nube. Además, los empleados pueden utilizarlo desde cualquier dispositivo, con la posibilidad de acceder a una auditoría de uso para conocer las acciones que ha hecho cada empleado con un certificado.
Otro de los usos de los certificados digitales es la consulta de notificaciones electrónicas y la conexión con sedes electrónicas de organismos públicos, una gestión que facilitan plataformas como IvNeos. En Ivnosys somos expertos en ofrecer soluciones digitales que permitan y mejoren la digitalización de todo tipo de empresas. Contacta con nosotros y juntos empezaremos el camino de la transformación digital de tu pyme.
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El uso del Big Data y la digitalización se han convertido en las palancas clave para la mejora de la competitividad empresarial, reduciendo costes, tiempos y automatizando procesos que permiten una optimización de los procesos.
Aunque el uso de la firma electrónica se ha generalizado con el tiempo y los trámites electrónicos se han disparado con la pandemia, la realidad es que esta herramienta está en constante evolución y su popularidad entre las empresas y compañías se extiende a un ritmo vertiginoso. No nos referimos únicamente a sus capacidades técnicas, sino también a su amplio abanico de uso en sectores tan diferentes como el financiero o el lúdico, así como en gestiones tan variopintas como la firma de contratos, concesiones de créditos bancarios o matrículas en centros educativos, entre otros.
En este sentido, compartimos uno de los nuevos usos más recientes que está poniendo a la firma digital en el centro de todas las miradas de grandes corporaciones y profesionales: crear y establecer sociedades mercantiles online en menos de un cuarto de hora a través de la firma electrónica.
Esto ya es una realidad en países como Alemania, Italia, Bélgica, Austria o la República Checa, donde ya han preparado la transposición de la Directiva comunitaria 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del derecho de sociedades. Dicha transposición debería haberse realizado antes del pasado 1 de agosto, pero existe la posibilidad de prorrogarla un año por cualquier Estado miembro.
En el caso de España actualmente estamos a la espera de que el Gobierno y el Parlamento impulsen la transposición de la Directiva haciendo uso de la prórroga que concede la propia norma. Sin embargo, el notariado español ya cuenta con la infraestructura técnica necesaria para constituir una sociedad telemáticamente ante notario en menos de diez minutos.
Este trámite se podrá realizar cumpliendo únicamente dos requisitos: disponer de un dispositivo desde el que poder efectuar una videollamada y estar en posesión de un certificado digital para poder firmar de manera electrónica.
El objetivo de este procedimiento es dar un paso al frente en la tramitación telemática ante las AAPP en lo que respecta a la constitución de sociedades, evitando así la necesidad de contar con la presencia física ante notario para la autenticación de la identidad y la firma de la escritura. Los pasos a seguir serán los siguientes:
El proceso de constitución de una nueva sociedad debe ser completamente seguro en todos los sentidos y, ahora, con la posibilidad de realizarlo telemáticamente, debe contar con las máximas garantías a nivel legal y digital.
Por ello, recordaremos que la firma electrónica cualificada se convierte en la mejor opción cuando queremos mantener total seguridad en los procesos y proteger nuestra identidad digital en todo momento.
La firma cualificada es aquella basada en la utilización de certificados digitales cualificados que se genera utilizando un dispositivo seguro de creación de firma conocido como QSCD (Qualified Signature Creation Device), la firma cualificada ofrece un mayor nivel de seguridad gracias a la posibilidad de proporcionar evidencias electrónicas aportadas por el certificado digital, haciéndola defendible en caso de litigio. Otras de sus ventajas son:
En Ivnosys ofrecemos los servicios de todos los tipos de firma electrónica, avalados por el reglamento europeo eIDAS, lo que nos permite cumplir con las máximas garantías legales actuando como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. Contacta con nosotros y confía en las soluciones digitales que ya emplean empresas de todos los sectores realizando más de 100.000 operaciones de firma al día.
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Tal y como estamos acostumbrados a escuchar, “las palabras se las lleva el viento…” pero las evidencias digitales no. Y así es, de hecho, en el ámbito profesional ocurre habitualmente cuando llegamos a un acuerdo verbal en una comida de negocios o incluso firmamos un contrato online sin utilizar las plataformas adecuadas que protegen nuestra identidad digital y garantizan una custodia documental segura. Para ello, a raíz del avance de la tecnología en los últimos años, existen las evidencias digitales y es vital para una empresa hoy en día conocerlas.
Con el avance de la tecnología, cada vez son más las pruebas generadas de manera electrónica: documentos electrónicos, correos electrónicos, conversaciones en aplicaciones de mensajería instantánea… Sin embargo, el valor probatorio de estas pruebas está íntimamente ligado a la solución tecnológica empleada en el momento de su generación.
En situaciones en las que se aportan documentos electrónicos firmados como contratos, acuerdos, autorizaciones, etc. su valor puede ser fácilmente cuestionable. Hay varios elementos que serán determinantes a la hora de presentar pruebas en un proceso judicial y que solo las evidencias digitales permiten obtener:
Por ello, el valor probatorio variará en función de la reputación de la entidad que la ha emitido, así cómo la capacidad de garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad.
El reglamento eIDAS (UE) 910/2014, encargado de regular las transacciones y comunicaciones electrónicas, establece 3 tipos de firma electrónica aceptados por todos los países de la Unión Europea: firma simple, firma avanzada y firma cualificada. Como comentábamos en esta entrada, existen diferencias entre estos tipos de firma y su uso dependerá de la situación judicial ante la que nos encontremos.
Sin embargo, en el seno de las empresas, puede que sean muchos los empleados que tengan acceso a las firmas electrónicas y al certificado digital de la misma, obligando a las organizaciones a establecer programas de prevención de delitos y custodia de documentación electrónica para evitar incurrir en infracciones propiciadas por no haber ejercido la persona jurídica el debido control sobre sus empleados.
Hoy en día existen un sinfín de herramientas que permiten controlar el uso que los empleados autorizados dan a las firmas y certificados digitales de una empresa.
En el caso de la firma electrónica encontramos la plataforma IvCert, que permite firmar documentos con todos los tipos de firma electrónica cumpliendo con la normativa eIDAS, con el objetivo de garantizar la seguridad recogiendo evidencias digitales que aportan robustez jurídica.
Por su parte, en cuanto a los certificados digitales, encontramos la plataforma IvSign, encargada de emitir y centralizar los certificados digitales existentes en una organización para que los empleados puedan hacer uso de ellos de forma segura. En este caso, existe la posibilidad de compartir su uso entre los trabajadores, estableciendo permisos y reglas de uso y controlando en tiempo real quién, cuándo y para qué se ha utilizado un certificado digital.
Estos procesos de auditoría son los encargados de recoger las evidencias digitales relativas a las operaciones administrativas realizadas por cada usuario dentro de la plataforma, así como las operaciones de firma o autenticación realizadas con certificados digitales. Las evidencias digitales que registra la plataforma serán las encargadas de aportar el valor probatorio en un proceso judicial.
>>La importancia de recoger evidencias electrónicas, ciberprotección
Con el fin de asegurar que el documento firmado tanto con firma electrónica como con certificado digital cumpla con todas las propiedades de autenticidad e integridad del documento y, por consiguiente, que sirva como valor probatorio en caso de juicio, el Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, como es el caso de Ivnosys, cumple con las máximas garantías legales actuando como tal y como Tercero de Confianza a través de sus soluciones de firma e identidad digital.
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En un contexto marcado por los retrocesos económicos y empresariales, Singular Bank toma la iniciativa y da un paso más en su digitalización para situarse a la vanguardia de su sector. Singular Bank es una entidad enfocada en ayudar a sus clientes a definir y alcanzar sus objetivos de vida, guiándoles en la conservación e inversión de sus finanzas y que tiene en cuenta la singularidad y necesidades únicas de cada persona o empresa.
La crisis económica y social derivada de la COVID-19 ha provocado que las entidades financieras replanteen sus procesos con el fin de optimizar y agilizar la gestión y tramitación de datos de los clientes, así como acelerar la digitalización e impulsar soluciones más seguras que ofrezcan una mejor experiencia de usuario.
A través de una oferta independiente y de un servicio basado en la confianza mutua y en la transparencia, ahora realiza una firme apuesta por la tecnología, apoyándose en Expediente de Crédito, una de las herramientas tecnológicas más avanzadas del mercado.
Esta nueva plataforma desarrollada por Ivnosys junto con Equifax, compañía global de Datos, Anayltics y Tecnología, permite a las entidades financieras tener la capacidad de obtener cualquier tipo de dato a tiempo real que requieran de individuos y/o empresas, mediante su consentimiento previo y en conexión con más de 9.000 organismos públicos.
Expediente de Crédito es muy sencillo de usar y garantiza la seguridad de sus procesos al trabajar con Ivnosys como Prestador de Servicios Cualificado y Autoridad de Certificación. Teniendo en cuenta que el escenario actual ha dificultado el acceso a la liquidez para pymes y autónomos, que representan un 95% de las empresas españolas, y que se está produciendo una tendencia al alza de la morosidad empresarial, este servicio permitirá agilizar los procesos de concesión de créditos, así como minimizar los riesgos asociados a operaciones de financiación.
Además, Expediente de Crédito agiliza y simplifica los numerosos trámites y complicaciones burocráticas que surgen habitualmente al solicitar financiación o ayuda económica cuando llega la hora de reunir infinidad de documentos y presentarlos de forma física al agruparlos y mantener la cohesión de toda la información asociada.
Adicionalmente, esta apuesta tecnológica de Singular Bank le permite afianzar su estrategia de sostenibilidad y eficiencia energética. Como banco comprometido con el medio ambiente, refuerza su filosofía paperless, implantando esta solución digital que reducirá prácticamente al 100% el consumo de papel fomentando una cultura corporativa enfocada en reducir el impacto medioambiental.
Tal y como anticipábamos, ya son muchas las empresas que están siendo sancionadas por los organismos públicos por vencimiento de plazos de respuesta ante la llegada de notificaciones electrónicas que quedan por atender. Este suceso está generando una alarma entre los profesionales y entidades que se ven obligados a buscar soluciones para evitar ser multados.
En este sentido, como empresa es posible que alguna vez hayas recibido una sanción económica por descuidar la atención de las notificaciones electrónicas que recibe tu organización y, si todavía no te ha ocurrido, lee detenidamente estos consejos.
*¡Cuidado! A veces pueden darse situaciones (por fallos en la comunicación, descuidos, ausencias en el puesto de trabajo, etc.) en las que las notificaciones no sean gestionadas dentro de los plazos establecidos y, como consecuencia, la Administración entenderá que no se ha atendido y comenzará a tramitar el proceso correspondiente. Evítalo y ponte en contacto con ellos conforme te des cuenta.
No atender las notificaciones electrónicas de las AAPP y la posibilidad de ser sancionado puede suponer un grave problema. Sin embargo, ya existen soluciones digitales como la plataforma IvNeos para evitar incurrir en infracciones por esta razón. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) permite seleccionar 30 días al año durante los cuales el organismo no emitirá notificaciones electrónicas y así las empresas no incurrirán en sanciones económicas por no acceder a ellas en un plazo máximo de 10 días.
Este mes de abril, entró en vigor la Ley 39/2015 que ha marcado el inicio de la obligatoriedad de mantener una comunicación online con las AAPP. A raíz de ello, la gestión de las notificaciones electrónicas se ha convertido en un problema que puede salir muy caro si no se cuenta con la tecnología oportuna y necesaria. La solución es sencilla: contar un gestor automático de notificaciones en el que tu empresa pueda sincronizar miles de buzones de organismos públicos y recibir automáticamente las notificaciones de todas tus comunidades en un único punto.
Es una plataforma que registra y recoge automáticamente las notificaciones emitidas por más de 9.000 organismos públicos y controla su estado en tiempo real descargando y almacenando los documentos de forma segura en la nube.
Gracias a esta tecnología, las empresas y profesionales pueden registrar el periodo de vacaciones en el calendario fiscal de modo que quede registrado y, por tanto, no expiren los plazos de vencimiento durante esos días marcados. De esta manera, se cuenta con la posibilidad de decidir cuáles serán los 30 días en los que la empresa o profesional estará “ausente” para gestionar las notificaciones electrónicas recibidas y, de forma complementaria, compartirlo con la AEAT para que no emita nuevas. Estos días no tienen porqué ser consecutivos, pero cabe tener en cuenta que solo se podrán seleccionar a partir del 17 de julio. Por otro lado, si tu empresa gestiona los buzones de diferentes clientes, puedes seleccionar las mismas fechas para todos ellos de forma masiva o especificarlas uno por uno.
Desde Ivnosys hemos desarrollado esta herramienta que ya está ayudando a millones de empresas de todos los sectores en la comunicación online con las AAPP, lo que permite optimizar tiempo y digitalizar sus procesos con numerosos beneficios. ¡Solicita aquí tu demo!
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Recientemente se ha publicado el Real Decreto-ley 7/2021, de 27 de abril, que modifica la Ley 10/2020 (Adaptación de la Quinta Directiva Anti-Blanqueo de Capitales). Como novedad, y teniendo en cuenta las garantías que ofrece la firma electrónica cualificada, ahora se posibilita que la identidad del cliente quede acreditada mediante este tipo de firma, regulada en el Reglamento (UE) n.º 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014.
Esta novedad alude a la modificación del artículo 12 de la citada Ley, relativo a las relaciones de negocio y operaciones no presenciales.
De esta manera, según la variación de este artículo:
Desde su surgimiento, la firma electrónica cualificada se ha presentado como la mejor opción en materia de seguridad y acreditación de identidad digital de un firmante. De entre todos los tipos de firma electrónica que encontramos en el mercado, la firma electrónica cualificada es la que otorga el mayor nivel de seguridad y veracidad, gracias a su complejidad y que, a efectos jurídicos, es equiparable a la firma manuscrita tradicional.
Existen determinados supuestos en los que se optará por la firma cualificada, bien porque es conveniente disponer de las máximas garantías jurídicas, o bien porque la propia legislación nos obliga a hacer uso de una firma electrónica equivalente a la manuscrita.
Esta novedad en la Ley afecta especialmente a las empresas del sector financiero. Bancos, organismos de crédito e instituciones financieras gestionan diariamente una gran cantidad de documentos, desde apertura de cuentas, acuerdos de préstamo, acuerdos comerciales, facturaciones, etc.
Dado que estas organizaciones suelen operar en distintas sucursales, necesitan contar con una centralización eficaz de todos sus documentos y herramientas. Y, al tratarse de información sensible que puede requerir en determinados casos de evidencias con validez legal, la firma electrónica cualificada se convierte en la mejor opción.
La transformación digital financiera es un requisito indispensable para hacer frente al creciente entorno competitivo del sector. El nacimiento de nuevos conceptos de negocio avoca a una reestructuración de toda la actividad comercial, donde competir con el resto de empresas pasa por la optimización de la gestión y el tiempo. Es aquí donde contar con soluciones como la firma electrónica cualificada se convierte en una ventaja competitiva para afrontar los cambios en el sector. Contacta con nosotros y ayudaremos a tu empresa a contar con las mejores soluciones en digitalización, optimización y mejora de la experiencia de tus clientes.
Consulta aquí el Real Decreto-ley 7/2021, de 27 de abril, de transposición de directivas de la Unión Europea en las materias de competencia, prevención de blanqueo de capitales, entidades de crédito, telecomunicaciones, medidas tributarias, prevención y reparación de daños medioambientales, desplazamiento de trabajadores en la prestación de servicios transnacionales y defensa de los consumidores.
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La digitalización se ha vuelto una necesidad inminente en los últimos meses para todo tipo de profesionales, como las asesorías y los despachos, donde diariamente gestionan una gran cantidad de documentos con datos personales, fiscales etc. y mantienen una comunicación continua con todo tipo de organismos públicos. Por este motivo, ahora más que nunca, estar en posesión de un certificado digital adquiere un mayor valor. Para ello, existen plataformas digitales como IvSign que ofrecen una serie de ventajas como:
A la hora de trabajar online, debemos hacerlo de la forma más segura para evitar riesgos asociados a la suplantación de identidad, falsificación de documentos y un largo etcétera. Por ello, debemos saber que el certificado digital cualificado es el método más seguro actualmente y el único equiparable a la firma manuscrita a la hora de realizar cualquier tipo de transacción electrónica.
Recordaremos que el certificado digital cualificado es aquel expedido a través de un dispositivo cualificado de creación de firmas (QSCD) por un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado. De esta manera, este tipo de certificado incorpora datos que, además de verificar la identidad del titular, aportan validez jurídica a aquellas acciones que se hayan llevado a cabo con su uso. Algunos de los datos que contiene son:
Los profesionales que centran su actividad laboral al área legal conocen de primera mano la importancia de ayudarse de herramientas que aporten plena validez jurídica. Al tratar diariamente con datos privados y, por tanto, sensibles y realizar gestiones de gran complejidad y envergadura por ejemplo para grandes empresas o entidades (formalización de adquisiciones, fusiones entre empresas, ERTE, etc.), el certificado digital cualificado se erige como la mejor opción para este tipo de trámites.
De este modo, en caso de hacer uso de este tipo de certificado para realizar una firma cualificada, serviría como prueba irrevocable en caso de proceso judicial ya que:
La evolución de la digitalización nos obliga a apostar por las herramientas más seguras y con mayor garantía jurídica que estén a nuestro alcance. Y, al tratarse de despachos y asesorías, esto cobra un mayor sentido. La función principal de cualquier plataforma de firma electrónica debe ser la protección de las gestiones con el uso del certificado digital con el respaldo del Prestador de Servicios de Confianza Cualificado.
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La compañía Ivnosys, referente en tecnología e innovación, ha recibido recientemente una subvención otorgada por el Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial (IVACE) mediante Resolución de Concesión de Ayudas de fecha 17 de abril de 2020, dentro del programa Proyectos de Digitalización de Pyme. Se trata de un proyecto de cofinanciación por IVACE y el Fondo Europeo de Desarrollo Regional FEDER.
El proyecto en cuestión es sobre la Emisión de certificados digitales con identificación remota, enmarcado en el programa denominado «Proyectos de Digitalización de Pyme (Digitaliza-CV Teletrabajo)2020».
Dicho proyecto responde a unos objetivos claramente definidos en los que la compañía valenciana trabajará. Son algunos como:
Como parte de los resultados positivos de este proyecto, cabe destacar que la Autoridad de Certificación IvSign Global CA ya se encuentra totalmente implantada y acreditada ante el Organismo supervisor. Es por ello que se han implementado en su totalidad los activos materiales planteados inicialmente. La implantación de una Autoridad de Certificación con tecnología propia permitirá a Ivnosys poder empezar a ofrecer servicios sin depender de terceros, permitiendo así una mayor versatilidad y unas garantías de continuidad de negocio que resultan esenciales e indispensables en el contexto empresarial actual. Además, el hecho de ser uno de los únicos proveedores de soluciones digitales del mercado que dispone de infraestructura propia, ha permitido abordar el proyecto de video-identificación gracias a la capacidad total de integración de los sistemas.
