• La nueva Ley 6/2020 adapta el ordenamiento jurídico español al Reglamento (UE) n.º 910/2014 eIDAS.
• Ésta actualización deroga la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica reforzando la seguridad jurídica de los servicios electrónicos de confianza. Se evita así los vacíos normativos susceptibles que puedan dar lugar a la inseguridad jurídica en la prestación de los servicios electrónicas de confianza.
• Desaparece el concepto de Tercero de Confianza nombrado en la Ley 34/2002, unificando este tipo de servicios en Prestadores de Servicios de Confianza bajo el Reglamento eIDAS.

Hoy, viernes 13 de noviembre de 2020, entra en vigor la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, tras su publicación en el Boletín Oficial del Estado. Te contamos los puntos más destacados a continuación:

Certificados digitales

• Vigencia de 5 años: La Ley 6/2020 establece que el periodo de vigencia de los certificados no podrá ser superior a los cinco años.
• Revocación de certificados: el texto detalla aquellos casos en los que prestadores de servicios electrónicos de confianza extinguirán o suspenderán la vigencia de los certificados electrónicos. Además, solo se permite renovar una vez un certificado cualificado utilizando uno vigente, para garantizar su seguridad jurídica.
• Identificación de titulares: los certificados cualificados emitidos a personas físicas incluirán el número de DNI, NIE o NIF, salvo en los casos en los que el titular carezca de todos ellos. La misma regla se aplica en cuanto al número de identificación fiscal de las personas jurídicas o sin personalidad jurídica titulares de certificados cualificados.
• Certificado de representación: en caso de que el certificado admita una relación de representación incluirán la identidad de la persona física o jurídica representada, así como una indicación del documento que acredite de forma fehaciente las facultades del firmante para actuar en nombre de la persona o entidad a la que represente.
• Identificación telemática: se determinarán otras condiciones y requisitos técnicos de verificación de la identidad a distancia mediante métodos de identificación como videoconferencia o vídeo-identificación. Estos métodos deberán aportar una seguridad equivalente a la presencia física.

Documentos electrónicos

• Firma electrónica: sólo están capacitadas para firmar electrónicamente las personas físicas. Así, se elimina la emisión de certificados de firma electrónica a favor de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, quienes podrán obtener sellos electrónicos que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos firmados.
• Administración Pública: En la Disposición Adicional Segunda de la Ley 6/2020  se confirma los plenos efectos jurídicos de todos los sistemas de identificación, firma y sello electrónico previstos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
• Firma cualificada: se garantiza la equivalencia jurídica entre la firma electrónica cualificada y la firma manuscrita de acuerdo al Reglamento (UE) 910/2014, permitiendo a los Estados miembros determinar los efectos de los otros tipos de firma electrónica y de los servicios electrónicos de confianza en general. “En este aspecto, se modifica la regulación anterior al atribuir a los documentos electrónicos para cuya producción o comunicación se haya utilizado un servicio de confianza cualificado una ventaja probatoria.” Bastará con la comprobación de la inclusión de este servicio en la lista de confianza de prestadores cualificados de servicios electrónicos regulada en el artículo 22 del Reglamento (UE) 910/2014.
• Firma no cualificada: en el caso de que se haya utilizado un servicio de confianza no cualificado, la prueba de los documentos electrónicos privados se regirá por lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 326 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

Prestadores de servicios electrónicos de confianza

• Protección de datos: se exige a los prestadores de servicios electrónicos de confianza publicar información veraz y acorde con la nueva norma y el Reglamento (UE) 910/2014. Además, no pueden almacenar ni copiar los datos relativos a la firma electrónica, sello o autenticación de la persona física o jurídica, salvo en caso de su gestión en nombre del titular.
• Sanciones por incumplimiento: la Ley 6/2020 establece un régimen sancionador para los prestadores que incumplan sus obligaciones, sin perjuicio de la posibilidad ya prevista en el artículo 20.3 del Reglamento (UE) 910/2014 de retirar la cualificación o servicio que presta. Así como su exclusión de la lista de confianza publicada por el Ministerio.
• Notificaciones sobre el estado de los certificados: los prestadores que emitan certificados electrónicos deberán contar con un servicio púbico de consulta sobre el estado de validez o revocación de los certificados.
• Sistema de verificación: los prestadores cualificados serán supervisados y evaluados para poder estar en la lista de confianza. A partir de entonces, los prestadores deberán remitir el citado informe al menos cada veinticuatro meses.

Supervisión y control de la Ley 6/2020

• Organismo responsable: La Ley otorga al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital la responsabilidad de supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones impuestas a los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados y no cualificados.
• Lista de confianza: El Ministerio publicará y actualizará la lista de confianza con información relativa a los prestadores cualificados de servicios de confianza. Se aportará la información relacionada con los servicios de confianza cualificados prestados, de acuerdo al art. 22 del Reglamento (UE) 910/2014.

Ivnosys, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado

Nuestras soluciones de certificación y firma electrónica cumplen con los estándares de seguridad que se enmarcan en el Reglamento eIDAS. Ponemos a disposición de las empresas certificados cualificados y todos los tipos de firma electrónica reconocidos en el reglamento, estando presente en la lista de confianza. ¿Quieres digitalizar tu negocio con plenas seguridad jurídica? Confía en Ivnosys como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado que cumple con la Ley 6/2020. Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte.

Hoy, jueves 5 de noviembre, se ha celebrado el evento Foro Asesores organizado por Wolters Kluwer. Desde Ivnosys hemos asistido y disfrutado de una jornada en la que se ha repasado la situación actual de aceleración de la digitalización en asesorías y despachos. Se han destacado conceptos como la diversificación de la cartera de actividades, la gestión electrónica con las Administraciones, y la importancia de la firma y el certificado digital.

Te animamos a conocer en detalle las novedades en el sector legal ?:

Nuevos modelos de negocio

Fernando Trías de Bes, economista y escritor, iniciaba la jornada comentando cómo todas las empresas han visto alteradas sus ventajas competitivas y se han visto obligadas a innovar o transformar sus modelos de negocio. 

La crisis está siendo y será muy dura, pero va a ser breve si las autoridades monetarias y fiscales implementan bien las acciones necesarias.

En su intervención, Trías de Bes ha hablado de la actual polarización de las industrias: «Tenemos industrias más grandes donde se compite por volumen y por economías de escala, y tenemos cada vez más nichos donde puedes alcanzar oportunidades. Por lo tanto, compites por tamaño y costes, o bien, por flexibilidad y adaptación.»

4 palancas clave: diversificación, productividad, colaboración y resiliencia

Por su parte, Tomàs Font, General Manager de Wolters Kluwer Tax&Accounting España, a través de un símil con los vagones de tren para explicar la diferencia entre las empresas que se adaptan rápido a los cambios del entorno y las más rezagadas. Ha profundizado en estos 4 aspectos para evitar quedarse atrás:

1. Diversificación. La diversificación engloba volumen de clientes y diversidad de actividades económicas, elemento de ayuda a tener carteras más grandes y estables.
2. Productividad. Hay herramientas que permiten automatizar los procesos del día a día, y que son necesarias por el rendimiento económico y holístico que supone. Según palabras de Font, «no es que hagamos cosas de más valor, sino que destinamos el tiempo a formarnos mejor, interpretar mejor y aprovechar el tiempo de la mejor manera posible».
3. Colaboración. La colaboración es un grado más en la productividad, por lo que hay que intentar meter a todas las partes en nuestros procesos. Además, debemos tener en cuenta la fidelización de los clientes actuales; «si establecemos más vínculos con nuestros clientes, es más difícil que nos abandonen porque vamos a tener mas ángulos para conocerles mejor y ofrecerles lo que necesitan».
4. Resiliencia. En último lugar, ha recomendado tener definidos todos los procedimientos de la organización para poder dar cobertura ante posibles crisis o imprevistos, como es el reciente caso del Covid. «No podíamos atisbar el riesgo de un virus, pero sí tener protocolos con planes de mitigación listos para actuar en caso de necesidad».

La digitalización y la responsabilidad fiscal

La tecnología nos está ayudando a afrontar un mundo nuevo, así iniciaba su ponencia Rufino de la Rosa, Socio de EY Abogados, focalizando su discurso en los trámites con las Administraciones. «La carga de trabajo va a cambiar radicalmente, puesto que el 80% del tiempo que dedicábamos a recopilar y recuperar información de las AAPP ahora lo vamos a dedicar al análisis y detectar tendencias. En definitiva, vamos a aportar valor«.

Debemos centrarnos en saber cómo encarar este cambio de entorno hacia la digitalización de la función fiscal

La responsabilidad fiscal de las empresas ha pasado a ser la portada que abre los periódicos hoy en día. Por tanto, debemos centrarnos en cómo encarar este cambio hacia la digitalización de la función fiscal.

«Desde la experiencia de EY lo hacemos apoyándonos en herramientas de terceros como el gestor de notificaciones y control de certificados», ha afirmado de la Rosa. En este contexto, «no podemos asumir el riesgo de no saber quién y cómo está usando los certificados digitales y si las notificaciones están llegando a tiempo a los organismos pertinentes. Por tanto, debemos dotar a nuestros clientes de estas nuevas herramientas de comunicación con la Administración Pública» destacaba.

Nuevas oportunidades de negocio

La jornada del Foro Asesores ha finalizado con la intervención de Sergio Ruiz, Consejero Delegado de Ivnosys y Pymes.com. Así, Ruiz ha focalizado su ponencia en cómo dar valor legal a las transacciones electrónicas con terceros «pulsando simplemente en el botón Firmar« gracias a la comunicación online del S.XXI, explicaba.

Lo que antes suponía una transformación digital, actualmente se ha convertido en una necesidad digital.

«El primer problema con el que se encuentra un despacho es que tiene un volumen elevado de certificados digitales de clientes sin ningún tipo de control» relataba. Por ello, ha destacado la necesidad de securizar la información: «debemos identificar quién, dónde, cómo y cuándo usa los certificados en nuestra empresa», indicaba. Además, ha descrito la firma electrónica como «un elemento que utilizaremos a partir de ahora para cualquier ámbito de nuestro día a día».

Bajo este contexto, se abre una nueva oportunidad de negocio que permite prestar los servicios jurídicos de una manera totalmente segura y con las máximas garantías legales. Esto tiene un efecto directo en los clientes y en la cuenta de resultados como asesor. El hecho de reducir costes y desplazamientos nos va a cambiar e incluso vamos a empezar a practicar una cultura paperless.

Una alianza para la digitalización del sector jurídico

Para finalizar su intervención ha resaltado la reciente alianza de Ivnosys y Wolters Kluwer Tax & Accounting España creada con el fin de ayudar a las asesorías y despachos en la transformación digital de sus servicios, para que «se sientan cómodos trabajando en la nube y aprovechen el potencial que ofrecen las soluciones digitales», apuntaba.

De forma complementaria, Sergio Ruíz ha anunciado el nuevo lanzamiento de una aplicación que verifica las firmas electrónicas que recogemos a diario en multitud de documentos y, de este modo, comprobar la validez jurídica de todas las transacciones electrónicas.

La transformación digital de asesorías y despachos

La digitalización ha pasado de ser una estrategia a largo plazo de las asesorías y despachos a convertirse en una necesidad inminente, profesionales que día a día gestionan una enorme cantidad de datos personales, laborales, jurídicos etc. con todo tipo de organismos públicos. Por tanto, es momento de activar nuevas estrategias de transformación digital y adaptar los procesos al entorno online de forma definitiva. Los expertos de este sector se están adaptando a este nuevo escenario:

• Asegurando la protección de los datos de sus clientes
• Optimizando y agilizando las gestiones de forma online
• Firmando los documentos con certificado digital, es decir, empleando las máximas garantías legales
• Recogiendo documentos firmados en remoto en apenas unos minutos

Bajo este objetivo de ayudar en la modernización de los servicios digitales a los abogados, asesores, consultores etc… que lo necesitan para adaptar sus negocios a la era digital, Ivnosys ha unido sus fuerzas creando una nueva  alianza con Wolters Kluwer Tax & Accounting España. Un acuerdo que supone la integración en exclusiva de nuestras plataformas de firma electrónica y certificado digital en sus soluciones (a3innuva, a3ASESOR, a3EQUIPO y a3ERP).

Centralización en la nube, la forma más segura de trabajar online

Tal y como mencionábamos, no hay que olvidar que las asesorías y despachos manejan una gran cantidad de datos de sus clientes. Ahora que muchas de las gestiones se realizan online, debemos asegurarnos de varios puntos clave, la protección de los datos y la máxima seguridad a la hora de realizar cualquier transacción o gestión digital.

En los últimos años hemos escuchado el concepto del certificado digital, un elemento identificativo que nos permite acceder a sedes electrónicas e incluso firmar documentos a distancia. Pero si eres abogado, asesor, notario, registrador de la propiedad etc. debes saber que:

• Es necesario realizar una custodia de forma segura para que no caiga en manos de personas no autorizadas y accedan a información sin nuestro consentimiento.
• Teniendo los certificados dispersos por los equipos de los empleados nos arriesgamos a sufrir robos de información o suplantaciones de identidad. 
• Debemos ocuparnos de renovar los certificados, pues tienen una duración de 2 años desde la fecha de emisión.
• En caso contrario, nos encontraremos con gestiones que no podremos terminar por tener caducado el certificado.

Todos estos puntos tienen solución en común gracias a la tecnología de Ivnosys; la centralización de los certificados en la nube.

La tramitación online con la Administración Pública

Junto a los beneficios que ofrece la centralización de certificados en cuanto seguridad digital, es destacable el ahorro de tiempo y dinero que supone en los trámites con las AAPP.

Llevar al día las gestiones con los organismos públicos puede volverse una carga muy pesada. Sobre todo si somos los encargados de atender esta gestión para un número elevado de clientes, como les ocurre a las asesorías y despachos. Ante la nueva normalidad digital, es común que surjan dudas como:

• ¿Cómo tengo que presentar impuestos electrónicamente?
• ¿Qué puedo hacer para no correr el riesgo de recibir sanciones por atender notificaciones fuera de plazo?
• ¿Tengo que hacer las consultas en cada sede y por cada cliente?

Con la centralización de certificados tienes todos los certificados centralizados y a mano para usar en cualquier momento. Además, puedes utilizar el gestor de notificaciones que automatiza la recepción de los avisos. Sólo necesitas conectar los organismos públicos para que la herramienta haga el trabajo por ti. No hay tiempo que perder, apoyémonos en las herramientas digitales que tenemos a nuestro alcance para impulsar la digitalización de asesorías y despachos profesionales.

¿Necesitas ampliar información? Contacta con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte.

• Wolters Kluwer Tax & Accounting España ha firmado una alianza estratégica con Ivnosys para ofrecer en exclusiva a despachos profesionales y pymes estos servicios relacionados con la identidad digital.
• Las soluciones digitales cuentan con las máximas garantías legales y de seguridad, y permiten ahorrar tiempo y desplazamientos.

Wolters Kluwer Tax & Accounting España, compañía líder en el desarrollo de soluciones de software, información y servicios para despachos profesionales y empresas, incorpora las soluciones de firma electrónica y los certificados digitales (a3innuva, a3ASESOR, a3EQUIPO y a3ERP) para agilizar y optimizar las gestiones que realizan despachos profesionales y empresas. Esta novedad es fruto del acuerdo de colaboración con Ivnosys, con el objetivo de proporcionar inmediatez y seguridad a los trámites de despachos y empresas que se pueden realizar electrónicamente, ahorrando tiempo y desplazamientos, factores especialmente importantes en estos momentos de crisis por el COVID-19.

Nuestro objetivo es brindar a los profesionales las soluciones y servicios que les permitan gestionar y hacer crecer sus negocios y los de sus clientes en un mundo en constante cambio. La firma y el certificado digital se han convertido en estos momentos en servicios imprescindibles para dar respuesta a las necesidades de despachos y empresas y seguir avanzando en su transformación digital, además de mejorar la relación que mantienen entre ellos y abrir nuevas oportunidades de negocio”. Josep Aragonés, Managing Director de Wolters Kluwer Tax & Accounting en España

La digitalización de la mano de la firma y el certificado digital

Con la integración en exclusiva de la plataforma IvSign, Wolters Kluwer se afianza en su posicionamiento de ofrecer a despachos profesionales y empresas soluciones y servicios en la nube que impulsen su proceso de transformación digital.

Esta colaboración nace con el objetivo de dar respuesta a diversas problemáticas actuales y reales como la centralización o emisión de certificados digitales que cada día ralentizan las gestiones de las asesorías. Estamos viviendo un cambio estructural y organizativo e incluso de mentalidad global en el que las empresas, y especialmente los despachos, deben definir un nuevo modelo de gobierno digital que permita abrir nuevas oportunidades de negocio e incluso ofrecer un valor diferencial en los servicios jurídicos. Todo ello, siempre con un elevado nivel de seguridad en los procesos, ya que Ivnosys está reconocida como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y tercero de confianza, cumpliendo con los más altos estándares marcados por la normativa eIDAS 910/2014”. Sergio Ruiz, Consejero Delegado de Ivnosys

Los certificados digitales se custodian de forma centralizada en la plataforma ofreciendo seguridad y control. Este sistema permite gestionar y utilizar los certificados desde todos los dispositivos, en cualquier momento y lugar, realizar trámites con las Administraciones Públicas y firmar documentos a través de la firma cualificada, la única firma que proporciona una validez legal equivalente a la firma manuscrita. Todo ello supone un importante ahorro de tiempo, pero también de costes y la eliminación total del papel en un gran número de procesos.

A estas alturas resulta casi evidente que la comunicación a distancia y la firma en remoto ha llegado para quedarse. El uso de herramientas digitales que nos permitan trabajar desde la distancia social será la norma imperante en nuestro día a día en el trabajo. Con estos nuevos métodos y procesos debemos asegurar una correcta gestión de los datos con la máxima seguridad digital y con plenas garantías legales.

En este contexto 100% digital hay muchos factores de riesgo que se nos pueden pasar por alto, uno de ellos, es la comprobación y verificación de los documentos que recibimos firmados de forma electrónica. Éstos son tanto o más importantes que aquellos documentos que nosotros enviamos firmados a clientes, proveedores, distribuidores, partners etc.

¿Verificamos los documentos digitales que recibimos firmados?

El Covid ha acelerado el plan de transformación digital de las empresas y una de las principales acciones en materia de digitalización ha sido la implementación de la firma electrónica como una solución salvavidas para poder continuar con su actividad y mantener la cartera de clientes e incluso abrir nuevas oportunidades de negocio.

No obstante, ¿qué pasa con los documentos que recibimos firmados? Este es un aspecto clave que, a día de hoy, está pasando desapercibido por la mayoría de las empresas y en el que debemos profundizar. ¿Nos preocupamos por saber si las firmas electrónicas recogidas son legalmente válidas?

La securización de los procesos requiere un mayor conocimiento y atención por parte de las empresas. En este sentido, existen diversos puntos que debemos empezar a tener en cuenta como la trazabilidad para recoger evidencias electrónicas, el sellado de tiempo o la validez jurídica.

El uso de la firma electrónica es tan imprescindible como la verificación del documento firmado. Y en ocasiones, esto es realmente importante, como es el caso de la firma con certificado. Debes saber que el certificado digital tiene una especificidades y características concretas según del tipo que sea. Una de ellas es que caduca a los 2 años de haber sido emitido. Así pues, hay que tener en cuenta ciertos  parámetros clave como:

• Comprobar si el certificado que ha utilizado un tercero para firmar tu documento está activo y es válido en el momento de la firma. De no ser así, podríamos vernos envueltos en problemas en caso de litigio.
• Conocer si el tipo de certificado utilizado es apto para firmar el documento en cuestión.
• Verificar si el certificado ha sido emitido por una autoridad cualificada reconocida oficialmente.
• En caso de ser una firma electrónica, debemos asegurar la integridad de la misma.
• Incorporar el sellado de tiempo registrando la fecha exacta de la firma.

IvVerify, herramienta de verificación de firmas

En esta línea, Ivnosys lanza el servicio de verificación de firmas llamado IvVerify basado en la herramienta IvSign. Un nuevo servicio pensado para obtener la seguridad de que los documentos que recibimos firmados electrónicamente tienen plena validez legal.

Se trata de una plataforma de acceso libre y totalmente gratuito que cuenta con posibilidades avanzadas como la custodia electrónica y la generación de CSV entre otras. Esta aplicación ha sido diseñada para un uso fácil y sencillo y cuenta con 3 pasos básicos:

• Accede a IvVerify
• Selecciona el documento
• Indica si quieres descargar de forma adicional:
  • El documento con una banda informativa de verificación
  • El informe detallado con el informe de verificación de firmas
• Obtén tu análisis al instante

Ivnosys, a diferencia de otras compañías del sector, es fabricante de tecnología lo que le permite una rápida respuesta ante la demanda técnica del tejido empresarial. Es por ello, que en esta ocasión, da una paso más allá en innovación y lanza una herramienta novedosa al mercado capaz de cubrir nuevas necesidades en el ámbito de la seguridad digital . Además, es Prestador de Servicios de Confianza Cualificado que cumple con el reglamento europeo 910/2014 eIDAS.

Ivnosys da un paso más en su consolidación como empresa referente en identidad digital y supera con éxito dos procesos de homologación en Latinoamérica. Desde principios de este año, la compañía se encuentra en expansión en el mercado LATAM y este mes ha sido reconocida oficialmente como proveedor de referencia de firma electrónica por Indecopi (Perú) e  Indotel (República Dominicana). 

¿Sabes qué es Indotel?

Las siglas INDOTEL hacen referencia al Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones cuya misión es «garantizar la oferta y acceso universal de los servicios de telecomunicaciones, favoreciendo los derechos de los usuarios,  mediante el desarrollo y regulación de las telecomunicaciones y la firma digital».

Así, los objetivos de INDOTEL son los siguientes:

De acuerdo con el Reglamento de Aplicación de la Ley 126-02, sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales contenido en el Decreto No. 335-03 de fecha 8 de abril de 2003, Ivnosys ha obtenido la homologación de Proveedor de Firma Electrónica. Tal y como recoge el organismo, esta figura hace referencia a toda persona moral, nacional o extranjera, pública o privada, que preste servicios de certificación, y cuyos certificados digitales no tienen valor legal de Firma Digital Segura o Firma Electrónica Cualificada, sin perjuicio de los demás servicios que puedan realizar.

INDECOPI homologa a Ivnosys

Junto al anterior organismo, Ivnosys Perú ha sido homologada por la Comisión de Normalización y Fiscalización del  INDECOPI de Perú (Instituto de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Industrial).

El Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi), es un organismo público especializado adscrito a la Presidencia del Consejo de Ministros. Inició sus actividades en noviembre de 1992, mediante Decreto Ley N°25868.

Fue en el año 2000 cuando empezamos a escuchar el término PropTech haciendo referencia a las empresas del sector inmobiliario que incorporaban la tecnología en sus procesos. Sin embargo, hoy en día todavía no es muy reconocido entre los usuarios. Es ahora, en estos momentos de pandemia, en los que se ha acelerado este proceso y cuando las empresas se apoyan más que nunca en las nuevas tecnologías.

PropTech se refiere al uso de la tecnología por parte de las empresas del sector inmobiliario y de bienes para mejorar o reinventar cualquier servicio del sector inmobiliario.

¿Big data y tours virtuales? Nuevas tendencias

Si echamos un vistazo al sector inmobiliario, vemos cómo muchas plataformas están haciendo uso del Big Data para democratizar los datos y ofrecer información de gran valor para sus clientes. De este modo, una familia puede conocer qué escuelas, conexiones con medios de transporte e incluso supermercados hay alrededor de la zona en la que están buscando una vivienda.

Otra tendencia creciente es la realidad virtual. Debido a las nuevas medidas de distanciamiento, la visita para ver una vivienda se ha convertido en un punto a mejorar y, por tanto, una competición de velocidad para ofrecer visitas virtuales y mejorar la experiencia del cliente. En estos momentos, ya es posible acceder al interior de una vivienda y recorrer todas sus estancias de forma virtual gracias a los tours 360º. Incluso destaca el uso de drones para visualizar en tiempo real la ubicación de un inmueble, el tráfico en los accesos más directos y el vecindario en general.

La firma digital, una oportunidad para cerrar ventas instantáneas

En este escenario, juega un rol clave la firma digital. La comunicación online con los clientes adquiere cada vez mayor importancia y reclaman una atención personalizada y on time. No hay que olvidar que nos dirigimos a clientes nativos digitales. Ofrecerles la posibilidad de comunicarse con nosotros cuándo y cómo quieran es, sin duda, un valor diferencial que, para aquellas empresas que están sabiendo aprovecharlo, está incrementando el nivel de confianza y la fidelización de clientes.

Éste es un sector que requiere la gestión de gran cantidad de papeleos por su propia naturaleza, tanto para promotoras, como constructoras, tasadoras e inmobiliarias . Contratos de alquiler o compraventa de vivienda, contratos de reserva, contratos de arras, pólizas de seguro, cesión de poderes para el contrato de suministros…Una infinidad de documentos y trámites que demoran el cierre de ofertas e incluso pueden llevar a perder clientes si la espera se extiende demasiado en el tiempo.

La firma digital permite agilizar los procesos y recoger los documentos firmados a distancia con la misma, o incluso, mayor validez jurídica que la firma en papel. Ya es posible reservar una vivienda a través del catálogo de una web, firmar contratos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, así como optimizar procesos de venta o tasación.

Además, la firma digital aumenta la productividad de los empleados y permite reducir los costes derivados del uso de papel. Así pues, se evitan las tediosas tareas administrativas de búsqueda, catalogación y archivo de documentos.

Quabit, 1ª promotora española con un proceso 100% digital

Son muchas las empresas que han optado por usar la tecnología como medio para atraer clientes, mejorar la experiencia de compra y conseguir diferenciarse de la competencia. Es el caso de Quabit, primera compañía promotora de España que incorpora un proceso virtual para la venta de sus viviendas.

Durante todo este tiempo hemos estado trabajando para atenuar los efectos de la crisis sanitaria. El resultado ha sido nuestro Programa de Compra Online que ha significado evolucionar nuestros canales de comercialización habituales y activar nuevos servicios como la pre-reserva online, la cita previa online, los tours 360º y la firma digital de contratos, desde el móvil, con toda la seguridad jurídica.

Javier M. Prieto, Director General de Quabit

Como vemos, la tecnología ha llegado al sector inmobiliario para quedarse, siendo una palanca clave para agilizar y optimizar los procesos de las compañías. Dependerá de cada empresa el uso que haga de las herramientas digitales y le permitan anticiparse a los cambios del mercado.

De unos meses atrás hasta ahora ya nada es lo que era. Trabajo en remoto, videoconferencias, gestiones a distancia…Las empresas han tenido que adaptarse a la nueva situación acelerando su proceso de transformación digital.

En el caso del sector energético, por estar sometido a una regulación, ha sufrido esta transformación con ciertas particularidades. Constituido por constructoras, distribuidoras y comercializadoras de diferentes recursos como gas natural, petróleo, carbón y electricidad, este sector lleva tiempo apostando por las energías renovables y focalizando su estrategia comercial hacia la Responsabilidad Social Corporativa, pero ¿es esto suficiente? ¿Cómo pueden diferenciarse de la competencia? ¿Es posible convertirse en un auténtico líder en energía verde y sostenibilidad?

Hacia un futuro verde y digital

El compromiso con el medio ambiente es uno de los pilares fundamentales de las compañías eléctricas. Surgen nuevos términos como la electricidad verde, revolución verde y todas ellas comercializan energía 100% renovable. Estas empresas están realizando grandes cambios en el mix de combustibles, invirtiendo y desplegando fuentes de energía más limpias y ecológicas como consecuencia de operar en un sector regulado. Las actividades de las empresas energéticas se ven afectadas por una amplia gama de requisitos regulatorios. Sin embargo, no basta únicamente con dar este paso, asistimos a la digitalización del sector energético.

El Covid-19 y la revolución tecnológica está proporcionando a la industria eléctrica las herramientas digitales necesarias para despegar sus alas sin límites y responder a estos cambios.

Según el informe Digitales, Madrid 2019, el 43% de las empresas comercializadoras en USA invirtieron en tecnologías digitales como parte de su estrategia comercial general, lo que indica una clara tendencia a la innovación y la adopción de un enfoque mixto que combina los métodos tradicionales con la implantación nuevas plataformas online.

La firma electrónica y el certificado digital están convirtiéndose en activos clave para el desarrollo y liderazgo de las comercializadoras de gas y luz. Gracias a la firma electrónica ya es posible firmar nuevos contratos y gestionar altas de usuarios a distancia. Incluso ya son muchos los clientes que han visto cómo ha mejorado el proceso de cambio de titularidad online que tantos trámites requería en el pasado gracias a plataformas como IvCert. La resolución más ágil de las incidencias de forma digital o la recepción de avisos notificados de inspecciones periódicas realizados a través de gestores de notificaciones, son otras de las acciones que más destacan los usuarios y que están ayudando a mejorar la experiencia del cliente sustancialmente y, por tanto, a conseguir mayor confianza en un sector muy reacio hasta el momento.

Algunos casos de éxito

En este contexto, son numerosas las empresas que están sabiendo aprovechar de forma eficaz el potencial de la revolución digital, es el caso de Iberdrola.

“En Iberdrola valoramos muy positivamente el portal IvNeos porque nos permite automatizar una gran parte de las entregas de escritos y recogida de notificaciones de las AAPP, aportando eficiencias económicas desde el primer día.”

Iñaki Maruri, Corporate Document Manager de Iberdrola

La compañía energética ha digitalizado la gestión de las notificaciones electrónicas. Esta gestión automática le ha permitido optimizar los procesos, reducir la carga de trabajo que supone el seguimiento manual de los avisos y realizar las gestiones a distancia sin necesidad de desplazamientos. Además, gracias al control del estado de las notificaciones en tiempo real, evita recibir sanciones por despistes o fallos en la comunicación.

Lo mismo ha ocurrido con otro de los grandes energéticos, Cepsa:

«La transformación digital es una palanca clave para Cepsa. Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos”.

Julián Calvo, Responsable de Sistemas de Información del Centro de Servicios Compartidos de Cepsa

Compliance en empresas de energía

La obligatoriedad de la Ley 39/2015 puede suponer una gran carga de trabajo al tener que consultar de forma manual la sede de cada organismo para comprobar si hemos recibido nuevas notificaciones, y así cada día. Para el sector energético esto se convierte en un problema, especialmente para empresas distribuidas geográficamente, ya que están en contacto con numerosos organismos y llevar el control de todos ellos supone una tarea prácticamente imposible.

Y aquí es donde la tecnología vuelve a jugar en nuestro favor con el gestor automático de notificaciones IvNeos. Esta herramienta permite comunicarse con los organismos en remoto de forma fácil, cómoda y segura. Algunas de sus ventajas más destacables son:

• Sincronizar más de 9.000 buzones de organismos
• Recibir todas las notificaciones en un único punto y con un solo clic
• Crear filtros para distribuir la recepción de avisos dentro de la compañía según el organismo emisor
• Asignar responsables de gestión de las notificaciones
• Controlar en tiempo real el estado de los avisos
• Guardar las vacaciones de los empleados en el calendario fiscal y evitar sanciones por no atender los avisos a tiempo
• Presentar escritos a la AEAT

• Los servicios permiten a las empresas centralizar, agilizar y mejorar el control y la seguridad de todos los procesos relacionados con la identidad digital.
• PwC Tax & Legal Services prestará sus servicios de certificado, firma y comunicaciones electrónicas con las herramientas tecnológicas desarrolladas por Ivnosys.

PwC Tax & Legal Services firma un acuerdo de colaboración junto con Ivnosys, para ofrecer al sector de asesorías y despachos nuevos servicios de certificado, firma y comunicaciones electrónicas con las Administraciones Públicas. Para ello, PwC ha creado la nueva área del despacho, New Law, especializada en la prestación de servicios jurídicos con un alto componente digital.

New Law, la digitalización de los servicios jurídicos

Esta nueva alianza ofrece un paquete integrado de herramientas que proporcionan la máxima seguridad y garantía jurídica, agilidad en los procesos y el ahorro de tiempo. Además, aporta flexibilidad para realizar gestiones desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.

New Law está centrada en potenciar y modernizar las asesorías jurídicas de las empresas ayudándoles a afrontar todas las implicaciones legales y fiscales del nuevo contexto empresarial. La nueva realidad requiere implementar nuevos servicios con un alto componente tecnológico y agilizar los procesos incorporando tecnologías de vanguardia, como la robótica o la inteligencia artificial. Este concepto es reconocido como LegalTech, una nueva cultura enfocada en la evolución de las herramientas tecnológicas en el ámbito legal. La práctica cuenta con más de 120 profesionales, entre los que se encuentran perfiles muy diversos: abogados, asesores fiscales y expertos en data analytics y en inteligencia artificial.

«Esta alianza cobra aún más importancia en este momento, ya que la pandemia ha acelerado la exigencia de cambiar nuestras formas de trabajar y llevar a cabo la transformación digital de las organizaciones». David Mellado, socio responsable del área legal de PwC Tax & Legal Services

Vivimos un momento en el que la digitalización está adquiriendo un papel básico en la vida social y empresarial. Así, las empresas están demandando una comunicación online fácil, directa y ágil con terceros, sin salir de casa o de la oficina. Esto, unido a la aceptación de trámites telemáticos por parte de la Administración, está acelerando la llegada de nuevas soluciones digitales.

La digitalización, una necesidad de primer orden

En el caso de las áreas legales y jurídicas de las empresas, la transformación digital lleva tiempo anunciando su llegada, pero la falta de un imperativo legal ha ralentizado el proceso para muchos profesionales del derecho español. Esto contrasta con los entornos legales americano o australiano, donde se observan muchos más signos de innovación en sus procesos.

«La digitalización ha pasado de ser una estrategia empresaria pendiente de implantar en toda la organización, a convertirse en una necesidad de primer orden para la supervivencia de las pymes y micropymes». Sergio Ruiz, consejero delegado de Ivnosys

Sin embargo, al igual que en otros sectores, la crisis sanitaria actual ha acelerado la exigencia de cambiar la forma de trabajar. A raíz del distanciamiento social y la incorporación del teletrabajo, el papel ha perdido su protagonismo y ha dado paso al uso del documento electrónico.

New Law: legalidad y cumplimiento normativo

Por otro lado, el Reglamento europeo 910/2014 respalda en su artículo 63 el uso de documentos electrónicos indicando que “no se deben denegar efectos jurídicos a un documento electrónico por el mero hecho de estar en formato electrónico”.

Así pues, las soluciones digitales que ofrece la nueva área New Law cuentan con la máxima validez y reconocimiento jurídico. Las herramientas estan desarrolladas por Ivnosys, Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo con los más altos estándares marcados por la normativa eIDAS 910/2014.