12 ventajas de la firma digital para el equipo comercial

El departamento comercial es uno de los equipos estratégicos y tácticos clave de cualquier empresa. En sus tareas cotidianas, ocupa su día a día comunicándose con clientes sin parar, cerrando acuerdos y negociaciones que terminan en la firma de contratos. Hasta ahora estas gestiones solían realizarse en persona, lo que extendía en el tiempo el proceso de compra y ralentizaba, en definitiva, la generación de nuevas ventas.

Sin embargo, este escenario ha ido evolucionando y perfeccionándose gracias a la llegada de la firma electrónica. Los equipos comerciales han adquirido esta herramienta como punto de apoyo principal que agiliza la firma de documentos en tiempo y recursos. Ya no hay por qué desplazarse hasta donde está el cliente y utilizar papeles que al final acaban perdidos y, como tal,  no aportan valor.

¿Te gustaría reducir tu carga de trabajo y mejorar la conversión de tus clientes? Atento a los puntos que te traemos a continuación.

Las 12 ventajas de la firma digital que la hacen imprescindible para tu equipo comercial

1. Inmediatez y agilidad en el proceso de compra

Es frecuente que el equipo de ventas persiga al cliente para la firma de contratos, destinando a ello gran parte de su tiempo. Además, si el proceso se alarga mucho en el tiempo corremos el riesgo de que el cliente se lo piense y termine sin comprarnos.

Sin embargo, esto no ocurre con la firma en remoto, ya que se le da plena flexibilidad al cliente para que firme el documento a distancia, sin importar el lugar, momento o dispositivo móvil que utilice. Así, conseguimos reducir las posibles fugas de clientes.

2. Mejora la experiencia de compra

Hoy en día nos dirigimos a un cliente que, por lo general, está muy ocupado y dispone de un tiempo muy limitado para atendernos. Además, firmar documentos no es una de sus tareas preferidas. Todo lo contrario, el cliente huye de tener que acudir a oficinas o seguir muchos pasos para conseguir un producto o servicio.

Debemos adaptarnos a este nuevo cliente digital y facilitar al máximo las gestiones que deba hacer a la hora de comprar nuestro producto o servicio. Esto favorece la satisfacción de compra del cliente, lo que puede originar un cliente recurrente así como la recomendación a terceros.

3. Ventaja diferencial frente a la competencia

El proceso de compra es, sin duda, un elemento clave que puede hacernos tanto ganar como perder clientes. Contar con herramientas digitales y con las últimas tecnologías más avanzadas del sector, mejora la imagen al exterior, otorgando una percepción de empresa innovadora y actualizada que contribuirá a la atracción de nuevos clientes.

El cliente busca satisfacer sus necesidades de la forma más rápida, fácil y cómoda. Es clave adaptar nuestros procesos para llamar su atención y aportar un valor añadido frente a la competencia.

4. Acuerdos firmados correctamente, sin errores

Resulta muy habitual que, para ciertas transacciones, los clientes deban rellenar y firmar acuerdos de numerosas e interminables páginas. En caso de recurrir a la firma en papel, puede quedar algún campo sin cumplimentar o que se dejen hojas sin firmar. En este caso, hay que volver a contactar con el cliente y dedicar más tiempo para que finalmente tengamos el acuerdo firmado correctamente.

Con la firma digital, se seleccionan los campos y hojas a firmar, siendo necesario que todo quede completado para poder finalizar la firma del documento.

5. Sin renunciar a la seguridad de la firma en papel

Mucha gente sigue pensando confía en la firma en papel como el método más seguro y fiable para cerrar contratos. Sin embargo, podemos sufrir suplantaciones de identidad, robos o pérdida de los documentos, que acaban poniéndonos en riesgo.

Es importante saber que la firma digital aporta la misma o incluso mayor validez legal a los documentos firmados, estando reconocido y respaldado por el Reglamento europeo eIDAS.  Esta normativa protege las transacciones electrónicas y reconoce los documentos firmados en remoto en todos los países miembro.

6. La importancia de escoger el mejor tipo de firma

A la hora de firmar un documento es clave la elección del tipo de firma. Deberemos atender a tres factores:

• La robustez legal que queramos recoger de las firmas
• La transacción que se lleva a cabo
• La tecnología de la que dispone el cliente

Es importante tenerlo en cuenta, ya que si necesitamos que los documentos tengan un fuerte respaldo legal optaremos por la firma avanzada o cualificada. Para compras con poco riesgo serviría con una firma mediante código SMS. Sin embargo, si se trata de una operación con alto riesgo que implica una gran cantidad de dinero sería conveniente utilizar la firma con certificado digital.

7. Recogida de evidencias electrónicas

A diferencia de la tradicional firma en papel, la firma electrónica permite recoger un detalle del proceso de firma: ID del firmante, fecha y hora de la firma, descarga del documento, si ha sido firmado, y otros muchos datos que aportan robustez a las firmas recogidas.

Además, en función del tipo de firma que se utilice se añaden evidencias particulares que ayudan a identificar de forma fehaciente al firmante y garantizan la integridad del documento firmado en el momento de la firma.

8. Enviar un documento a distintos firmantes

Si firmar un documento por una persona ya lleva su tiempo, imagínate lo que se alarga el proceso de firma si intervienen distintas personas.

Para optimizar este proceso resulta útil la plataforma de firma IvCert. La herramienta permite añadir distintos firmantes, el tipo de firma a realizar por cada uno, establecer un orden para que automáticamente al firmarlo una persona pase a la siguiente, etc. Además, se recogen las evidencias de las acciones realizadas por cada firmante en tiempo real.

9. Almacenamiento seguro de la información y uso compartido

A menudo guardamos documentos en carpetas confiando en que lo encontraremos fácilmente si lo necesitamos en el futuro. La realidad es que terminamos guardando una gran cantidad de información, creamos infinidades de carpetas y al final, dedicamos una gran parte de nuestro tiempo a buscar y encontrar archivos.

Con IvCert todos los documentos firmados quedan almacenados de forma segura y centralizada en la nube, pudiendo acceder a ellos y descargarlos en cualquier momento. Además, está accesible por el resto de compañeros de equipo.

10. Incremento de la productividad y satisfacción del empleado

La digitalización de los procesos de firma agiliza el trabajo diario del departamento comercial. Así, los empleados pueden destinar el tiempo a tareas que realmente lo requieren centradas en la captación y conversión de clientes. Como resultado, esto les ayuda a alcanzar los objetivos de ventas marcados.

Esta reducción de tareas poco productivas y pesadas es un punto que valoran los empleados, aumenta su satisfacción por los logros conseguidos así como su compromiso con la empresa.

11. Reconocimiento y validez legal

Es importante contar con figuras como el Tercero de Confianza, ente que recoge las evidencias y da fé de la veracidad de las mismas. Resulta clave en caso de litigio ya que actúa como tercera parte no interesada. Es el caso de Ivnosys, tal y como puedes consultar aquí.

12. Ahorro de recursos y cuidado del medio ambiente

No olvidemos que gracias a la firma digital se reduce el consumo de papel, así como el uso de impresora, tóners de tinta y su archivo posterior. Esto contribuye al cuidado del medioambiente, un aspecto que cada vez está mas valorado tanto por los clientes como por los propios empleados de la empresa.

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