La situación actual en la que nos encontramos ha impulsado la digitalización y transformación digital en las compañías. En este punto es imprescindible contar con las herramientas adecuadas, de modo que las organizaciones puedan garantizar la seguridad de sus procesos, al tiempo que incrementan su productividad y son más competitivas.

El impulso de la digitalización


En Ivnosys seguimos apostando por las soluciones en materia de ciberseguridad, potenciando herramientas digitales como son IvSign, para securizar y controlar la custodia de los certificados digitales e IvCert, para agilizar la firma electrónica de documentos con el mayor rango legal exigible por eIDAS.

A día de hoy es necesario el uso del certificado digital para trabajar en la red y realizar las gestiones electrónicas con la Administración Pública. Es habitual que los miembros de una empresa compartan estos certificados para consultar información o para firmar y facturar electrónicamente, dando como resultado que los certificados acaben dispersos e instalados en múltiples equipos sin ningún tipo de control. El hecho de desconocer dónde, cómo, quién y, sobre todo, para qué se usan estos certificados supone un gran riesgo de seguridad para las compañías.

HealthCer, la solución que alerta del uso de los certificados

Destaca el reciente caso de éxito de nuestro cliente Deloitte, quien ha implementado a nivel nacional varias de nuestras herramientas para evitar el uso fraudulento de los certificados. Se trata de un tema cada vez más importante debido a la fuerte apuesta por el trabajo en remoto que están llevando a cabo las organizaciones y el riesgo que asumen si no están preparadas.

Deloitte pone en marcha su sistema de gestión de alertas -HealthCer-, un servicio de mejora continua que facilita la monitorización en tiempo real del uso de los certificados y sus riesgos asociados.

 

El proyecto se ha basado principalmente en la puesta en marcha de IvSign, herramienta que permite gestionar todos los certificados de forma centralizada, al tiempo que se establecen políticas de uso y se auditan todas las operaciones realizadas. Además, Deloitte dispone de HealthCer, un servicio de gestión y monitorización integrado con su SOC, que permite identificar en tiempo real cualquier anomalía que pueda haber con el uso de los certificados.

 

Desde Deloitte estamos encantados de incorporar a Ivnosys como partner tecnológico para potenciar nuestros servicios de ciberseguridad en lo relativo al uso de certificados y firmas digitales. Estamos continuamente buscando soluciones innovadoras y diferenciales que nos permitan seguir aportando valor a nuestros clientes. Pablo Martín González, socio de Risk Advisory de Deloitte

IvSign blinda los certificados digitales gracias a su centralización en la nube, garantizando que estos no son copiados ni reproducidos y permitiendo su uso desde cualquier lugar y dispositivo móvil.

Soluciones con plena validez legal

De este modo, el usuario de IvSign obtiene pleno control y auditoría de sus certificados digitales, mediante el control, desde un único punto, del uso que se hace de dichos documentos por parte de todos los empleados de la compañía, pudiendo restringir su uso en función de determinados parámetros. Asimismo, Deloitte, dentro de su portfolio tecnológico, también ofrece estas soluciones, en colaboración con Ivnosys, a aquellos de sus clientes que precisen estos servicios.

Estamos muy satisfechos de que una compañía de renombre como Deloitte haya decidido implementar nuestras soluciones digitales. Seguiremos trabajando para optimizar los procesos y ayudar a nuestros clientes a avanzar en su ciberseguridad mediante la modernización de sus sistemas de negocio, ayudándoles a adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y los reguladores. Jaime Castelló, Director General de Ivnosys

Nuestras soluciones en materia de digitalización cuentan con el respaldo de Ivnosys como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo con los más altos estándares marcados por la normativa eIDAS 910/2014.


  • Cepsa reduce los tiempos de gestión, mejora la productividad y pone fin al uso de papel.
  • Con la plataforma IvNeos gestiona automáticamente la recepción de las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos.
  • Gracias a la sincronización de estas notificaciones, Cepsa evita incurrir en sanciones económicas y administrativas.

 

Ahora más que nunca, debido al confinamiento, multitud de tecnologías están demostrando su valía en momentos de necesidad. Puesto que no podemos acudir presencialmente a hacer las gestiones con las administraciones, necesitamos una herramienta que permita hacerlo digitalmente.

Es por esto que Cepsa renueva el acuerdo que le permite gestionar automáticamente las notificaciones electrónicas gracias al gestor IvNeos. La herramienta le permite a la compañía monitorizar, descargar y controlar las notificaciones emitidas por miles de los organismos públicos de manera eficaz y segura.

Las gestiones electrónicas con las AAPP, ¿por qué las necesita Cepsa?


La plataforma resuelve los problemas que reúnen especialmente las grandes empresas, como es el caso de Cepsa. La compañía lleva años confiando en Ivnosys como partner tecnológico para digitalizar la gestión de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.

“La transformación digital es una palanca clave para Cepsa. Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos”. Julián Calvo, responsable de sistemas de información del centro de servicios compartidos de Cepsa

La compañía inició su apuesta por IvNeos en 2018, con el objetivo de implementar una herramienta que le ayudara en la monitorización, descarga y control de las notificaciones electrónicas de los organismos públicos de manera eficaz y segura.

A lo largo de 2019, Cepsa sincronizó más de 11.000 notificaciones gracias a la plataforma, reduciendo los tiempos de gestión, mejorando la productividad y poniendo fin al uso del papel.

Control ahorro de costes, gestiones y mejora en la productividad: IvNeos.

IvNeos surge como apoyo al cumplimiento de la Ley 39/2015, que obliga a empresas y particulares a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. Se establece así un buzón centralizado capaz de sincronizar miles de organismos públicos y recibir de forma automática todas las notificaciones.

¿Cuál es el secreto? ¿Cómo funciona?

El gestor libera a los empleados de la carga de trabajo que supone gestionar y controlar de forma manual y diaria el estado de las notificaciones electrónicas en cada una sedes de los organismos públicos.

Además, IvNeos cuenta con un proceso de auditoría que recoge información detallada acerca del acceso de los empleados a las distintas sedes y las acciones realizadas por éstos. Además, manteniendo el control total del estado y gestión de las notificaciones electrónicas, sin comprometer la seguridad de la empresa.

Esta implementación en Cepsa ha logrado convertir una tarea rutinaria y poco productiva, en un proceso optimizado y eficaz. Esto deriva también en un ahorro en costes. Monitorizando y atendiendo las notificaciones electrónicas con el gestor, se evitan sanciones económicas y administrativas por notificaciones que quedaron pendientes de atender o que no se llegaron a recibir por fallos en la comunicación.

Además, hecho a medida

Una de las ventajas de Ivnosys es que diseña la plataforma de forma que se adapta a las necesidades específicas de la compañía.
Teniendo en cuenta la estructura organizativa de Cepsa  y la diversidad de departamentos que atienden notificaciones electrónicas, la empresa cuenta con una plataforma a medida. El gestor IvNeos dispone de un servicio automático de monitorización de las notificaciones procedentes de las diversas sedes electrónicas. Se establece así un filtrado automático para que cada departamento reciba las notificaciones que le correspondan según la zona, organismo público u otras variables.

Cepsa, compañía energética global presente en los cinco continentes, abarca las áreas de negocio de Exploración y Producción, Refino, Química, Comercialización, Gas y Electricidad, y Trading. La compañía cuenta con 90 años de experiencia y un equipo de cerca de 10.000 profesionales, con excelencia técnica y capacidad de adaptación.

 

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  • Una novedad en el mercado que permite firmar toda la documentación necesaria para adquirir una vivienda de manera segura por Internet.
  • La promotora Quabit se adapta a la nueva normalidad con la incorporación de sistemas digitales más seguros y eficientes en tiempos de distanciamiento social.
  • Gracias a la incorporación de IvCert, Quabit puede realizar el proceso de venta de sus viviendas de esta forma telemática.

 Quabit, pionera en la venta virtual de viviendas

Ivnosys lleva a cabo un proyecto de firma digital con Quabit, que le ayuda a convertirse en un referente. La primera compañía promotora de España que incorpora un proceso virtual para la venta de sus viviendas.

Este proyecto ha sido fruto de las dificultades derivadas de la crisis del Covid-19, que ha llevado a Quabit a digitalizar sus procesos de compraventa de viviendas. La empresa ha incorporado para ello la plataforma de firma electrónica IvCert. Esto permite realizar telemáticamente diferentes fases del proceso con los clientes, como realizar la pre-reserva y reserva de una vivienda, o la firma del contrato de compra.

“Durante todo este tiempo hemos estado trabajando para atenuar los efectos de la crisis sanitaria. El resultado ha sido nuestro Programa de Compra Online que ha significado evolucionar nuestros canales de comercialización habituales y activar nuevos servicios como la pre-reserva online, la cita previa online, los tours 360º  y la firma digital de contratos, desde el móvil, con toda la seguridad jurídica.” Javier M. Prieto, Director General de Quabit

Tipos de firma electrónica

Un proyecto de firma digital

¿Por qué Quabit ha confiado en IvCert para este proceso? por ser la única del mercado que ofrece el abanico completo de tipos de firma electrónica; desde la más simple a la más avanzada. Además y muy importante, la plataforma cumple con los estándares de seguridad que marca la normativa europea eIDAS. Gracias a ella, los empleados y clientes de Quabit pueden enviar todo tipo de documentación para que los destinatarios la firmen y validen digitalmente en apenas unos minutos.

IvCert permite recoger las evidencias de envío y entrega garantizando la máxima seguridad en los documentos firmados, superando incluso a la validez que supone la firma manuscrita. De esta forma, Quabit ha destacado en realizar una apuesta diferente: vender activos que tradicionalmente solo se hacían de forma presencial. Como resultado, la empresa ha reducido los tiempos de gestión, mejorado la seguridad de los mismos y reducido el uso de papel.

 

“Estamos muy contentos de poder ayudar a Quabit en su transformación digital, así como a dar respuesta a las necesidades de sus clientes que, ahora más que nunca, requieren de unos procesos seguros, eficientes y ajustables ”. Sergio Ruiz, Director General de Ivnosys

El proceso de compra en la red, la evolución

Como ya hemos comentado, esta es una apuesta vanguardista que, aunque planteada en tiempos de distanciamiento social, es el inicio de un cambio de costumbres.

Es un mercado habituado a realizar las gestiones de forma presencial. Pero la tecnología ha llegado para quedarse, para hacer más fácil un canal de comercialización tan estancado en sus procesos.

Además, Quabit también aprovechará esta tecnología para permitir que clientes de otros países puedan llevar a cabo un proceso de adquisición de vivienda de forma telemática. Es una mejora sin límites.

Todo son ventajas

Sí, porque otra de las ventajas de IvCert con la Quabit podrá sacar el máximo rendimiento, es la posibilidad de que figuren varios firmantes en los documentos, algo especialmente útil en el mercado inmobiliario.

quabitSe acabaron los tiempos de espera tan largos, la duplicidad de gestiones, el uso de tanto papel… ha llegado el momento, el futuro es ahora.

La cartera residencial de Quabit Inmobiliaria suma actualmente cerca de 60 promociones residenciales con más de 4.000 viviendas en diferentes fases de ejecución repartidas por Madrid, Guadalajara, Valencia, Baleares, Málaga y la Costa del Sol.


 

El covid-19 ha impulsado la transformación digital de las empresas, y eso es un hecho. Ejemplo de ello podemos verlo en Cáritas, primera organización social que ha implantado un proyecto de digitalización documental, gracias a Ivnosys.

Muchas de las 70 empresas de inserción de Cáritas han reorientado su actividad para apoyar la ayuda a los más vulnerables. Así que desde Ivnosys hemos pensado por qué no ayudar a los que ayudan, pues #cadaGestoCuenta.

Acción solidaria junto a Cáritas

Recientemente, Ivnosys ha firmado un acuerdo con Cáritas para donar a coste cero las soluciones tecnológicas para el desarrollo digital de la organización de acción caritativa, constituida por la Conferencia Episcopal. Entre los servicios ofrecidos se encuentra el sistema de centralización de certificados digitales, firma electrónica y gestión de notificaciones electrónicas.

“Esta colaboración es para nosotros un magnífica oportunidad porque estas herramientas nos servirán para proteger y gestionar nuestra identidad digital, además de convertir a Cáritas en la primera organización del tercer sector social en España en contar con este tipo de certificación, de importancia vital para poder cumplir con las normas de la RGPD, tanto con la información relativa a nuestros donantes como a nuestros participantes”. M.A. García, responsable de Relación con Donante e Instituciones de Cáritas

Este convenio supone la aportación solidaria por parte de Ivnosys y se aplica a las 70 Cáritas Diocesanas que integran la Confederación Cáritas en España.

Protección de las gestiones internas así como con las AAPP

Una de las herramientas puestas a disposición de Cáritas es la plataforma de centralización de certificados digitales, IvSign, que permitirá a la organización gestionar y controlar todos sus certificados, donados por Camerfirma, en una única plataforma. Gracias a ello, se podrá controlar el uso de los mismos que hacen los trabajadores y voluntarios de forma más controlada y segura. Así pues, este sistema permite realizar un seguimiento de quién, cuándo y a qué accede con los certificados digitales.

Por otro lado, se dona el gestor IvNeos que permitirá a Cáritas sincronizar automáticamente las notificaciones electrónicas que recibe por parte de las administraciones públicas. Esto se traduce en una monitorización de más de 9.000 sedes de organismos públicos. Estos avisos se recibiran en un único buzón, pudiendo cursar las respuestas pertinentes desde la propia plataforma.

Firma y envío de documentos digitales

Por último, Cáritas contará también con la plataforma de firma electrónica IvCert. Gracias a ella, se optimizarán los procesos de recogida de los permisos de cesión de datos, derechos de imagen o confirmación de entrega de ayudas. Del mismo modo, podrá firmar y enviar sus documentos digitales cumpliendo con los estándares de seguridad que marca la normativa europea eIDAS.

“Estamos muy contentos de colaborar con una organización tan imprescindible como Cáritas y ayudarles, en la medida de lo posible, a agilizar y proteger sus procesos de trabajo mediante la innovación digital para que puedan seguir desarrollando sus iniciativas de cooperación. Estas herramientas se convertirán en la nueva forma de comunicarse con donantes, proveedores, socios o bancos de alimentos para la organización”. Sergio Ruiz, Consejero Delegado de Ivnosys.

Además, la organización podrá aprovechar esta plataforma para dar respuesta a sus trámites internos, permitiendo gestionar con más facilidad todas las transacciones con proveedores, donantes y empleados. Un punto a destacar es la dotación de pleno reconocimiento legal a los documentos firmados gracias a la recogida de evidencias electrónicas.

Ahora más que nunca, debe ganar la solidaridad

Desde Ivnosys apostamos por acciones que ayuden a los más necesitados de la mano de Cáritas, cediendo las licencias gratuitas para el uso de nuestros productos. Estas herramientas permitirán a la organización centralizar, proteger y gestionar la identidad digital de las transacciones electrónicas que realice, además de permitirle un ahorro de tiempo y costes considerable.

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AON teletrabaja con éxito gracias a su transformación digital

  • AON contó con una plataforma de emisión y centralización de certificados digitales que ahora permite a sus empleados y clientes trabajar en el medio online con total seguridad.
  • Gracias a la firma electrónica, la compañía continua en la distancia con sus operaciones y transacciones con terceros con normalidad y seguridad. Además, la gestión y almacenamiento digital, le permite ahorrar toneladas de papel.
  • El proyecto incluye también el gestor de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.

 

La empresa británica AON, líder en servicios profesionales globales, confió en Ivnosys en su afán por la digitalización de sus procesos y la reducción del uso del papel. Un proyecto que le ha permitido, además, reducir los tiempos de gestión y trabajar de manera que la seguridad no se vea comprometida.

Gracias al proceso de transformación digital de estos últimos dos años y la experiencia adquirida, los empleados de AON operan con total normalidad desde el primer día del estado de alerta. Así, no se ha producido una pérdida de productividad o eficiencia, al disponer de las herramientas más avanzadas en el ámbito del uso de certificados digitales y comunicaciones con terceros.

La seguridad como foco principal

Ivsign, plataforma de centralización de certificados electrónicosEn el acuerdo que se llevó a cabo, se permite trabajar electrónicamente de forma segura y teniendo el control del uso que hacen los empleados con los certificados. Esto se consiguió gracias a la implantación de IvSign, plataforma de emisión y centralización de certificados digitales.

Muchas empresas están siendo conscientes de la importancia de disponer de herramientas digitales que permitan la continuidad de sus procesos, especialmente ahora con la necesidad de trabajar a distancia. – Sergio Ruiz, CEO Ivnosys.

La herramienta registra una auditoría completa para saber el uso que hacen los empleados con los certificados. Esto permite que, junto con el sistema de sellado de tiempo, la compañía sepa cuándo y dónde acceden los usuarios y qué gestiones realizan. Además, se puede restringir su uso según preferencias como: las sedes electrónicas visitadas, el navegador utilizado, etc.

Digitalización con las administraciones

Digitalización con las administracionesDada la gran dimensión de AON y el elevado número de notificaciones que gestionan, el acuerdo también incluía la implantación del gestor de notificaciones electrónicas IvNeos.

La gestión y revisión de notificaciones de todas las administraciones públicas, era una tarea rutinaria que conllevaba una elevada carga de trabajo. IvNeos ha permitido gestionar los buzones de todas las Administraciones Públicas en un único buzón y con tan solo un clic. Además, los empleados pueden descargar y responder a las notificaciones directamente sin salir de la plataforma. Como valor añadido, AON cuenta con flujos de redirección de notificaciones para que cada departamento reciba automáticamente los avisos según los organismos emisores, zona geográfica, entre otras variables.

Comunicaciones con terceros de la forma más segura

Completando la apuesta por la digitalización en las comunicaciones con terceros, AON emplea la firma electrónica con IvCert para la tramitación de todo tipo de documentos y contratos. Así, los empleados envían todo tipo de documentación para que los destinatarios la firmen y validen digitalmente. La herramienta recoge las evidencias de envío y entrega garantizando la máxima seguridad en los documentos firmados, superando incluso a la validez que supone la firma manuscrita.

El proceso de transformación digital desarrollado estos años nos ha permitido, en estas circunstancias tan excepcionales, mantener la continuidad de nuestras operaciones, y evitar la interrupción en los procesos de firma de contratos e interacciones con clientes, proveedores y organismos públicos. (J. Salvadores, Director del Departamento Legal de Aon en Iberia y Middle East)

La multinacional ha contado con la ayuda de Ivnosys para este impulso digital de sus procesos internos, siendo Prestador de Servicios electrónicos de Confianza Cualificado y cumpliendo con los más altos estándares de seguridad establecidos en la normativa europea eIDAS 910/2014.

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