Todas las empresas y profesionales necesitan comunicarse a diario con la Administración Pública para gestionar las notificaciones electrónicas. En 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, la cual obliga a empresas y profesionales a relacionarse con los organismos públicos a través de medios electrónicos, tal y como marca el artículo 14.2 de la Ley:

Artículo 14. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.

2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

  • Las personas jurídicas.
  • Las entidades sin personalidad jurídica.
  • Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
  • Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
  • Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.

Así pues, ahora más que nunca, las empresas deben adaptar sus procesos internos de trabajo para cumplir con la Ley 39/2015. Sin embargo, la clave pasa por potenciar la comunicación electrónica de manera segura y fiable, con herramientas que den plena tranquilidad a la hora de trabajar y realizar cualquier trámite burocrático con la Administración Pública.

¿Cómo me afecta la Ley 39/2015?

Como acabamos de comentar, la Ley 39/2015 te obliga a realizar cualquier trámite con la Administración Pública vía telemática. Para ello, con el objetivo de acceder a cualquier sede y poder atender las notificaciones electrónicas a tiempo y de manera adecuada, necesitas un certificado digital que te represente a ti como profesional o como representante de tu empresa.

Desde 2016, la Ley 39/2015 obliga a empresas y profesionales a relacionarse con la Administración Pública a través de medios electrónicos.

En segundo lugar, tienes que acceder de forma manual a la sede electrónica de cada organismo público para consultar la emisión y el estado de las notificaciones electrónicas. Aquí, asumimos una elevada carga de trabajo, corriendo el riesgo de que se queden notificaciones pendientes de leer (especialmente en empresas que están dispersas geográficamente). Así, herramientas como IvNeos son cruciales en grandes compañías para realizar una gestión adecuada de las notificaciones electrónicas y evitar sanciones.

Gestor de notificaciones electrónicas

Sin lugar a dudas, para las empresas es crucial gestionar las notificaciones electrónicas de manera eficaz y segura. El gestor de notificaciones IvNeos permite hacer el seguimiento en tiempo real de todo el ciclo de vida de una notificación electrónica sin salir de la plataforma. Entre las múltiples funcionalidades de la herramienta, podrás:

  • Recibir automáticamente todas las notificaciones de miles de organismos públicos en un único buzón, y reducir la carga de trabajo que supone hacerlo manualmente.
  • Actualizar con un solo clic tu bandeja de entrada de notificaciones.
  • Descargar las notificaciones cuando lo necesites.
  • Gestionar la solicitud de certificados y presentación de escritos ante la AEAT, Seguridad Social y otras administraciones.
  • Controlar el estado de las notificaciones desde el gestor.
  • Atender a tiempo todos los avisos y evitar ser sancionado por descuidos o fallos informáticos.
  • Definir los empleados que intervienen en la gestión de la notificación y los flujos de trabajo.
  • Decidir qué usuario recibe las notificaciones de un determinado organismo público según código postal.
  • Filtrar las notificaciones electrónicas.

 

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Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, las empresas y otros colectivos están obligados a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas, creando una situación nueva frente a la cual deben adaptar sus procesos de gestión. Para atender a esta necesidad, la plataforma IvNeos, gestor de notificaciones electrónicas, se encarga de monitorizar y recoger, en tiempo real y en único buzón, las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos: DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc. De este modo, se libera a las organizaciones del trabajo que supone gestionar y controlar cada día, y de forma manual, el estado de las notificaciones electrónicas.

 

 

IvNeos es la única plataforma que sincroniza más de 9.000 sedes de organismos públicos en un único punto y permite recibir y contestar a las notificaciones y a cualquier documento directamente desde la aplicación. A día de hoy, la herramienta recoge más de quince millones de notificaciones sincronizadas y más de 40.000 escritos presentados a la Agencia Tributaria y el Registro Electrónico Común (REC).

Grandes corporaciones sincronizan, con un solo clic y desde una plataforma en la nube, todas sus notificaciones electrónicas. Además, tienen un control real-time del estado de los avisos y trabajan con la tranquilidad de no ser sancionadas por notificaciones que se han quedado pendientes de leer o cuyo plazo de vencimiento ha finalizado.

 

 

Un software flexible y adaptable que permite, entre otros: filtrar las notificaciones según entidad emisora o código postal, realizar un seguimiento delTablón Edictal Único o responder a escritos de organismos públicos sin salir de la plataforma.

IvNeos, producto desarrollado por Ivnosys, proveedora de soluciones de última generación en el ámbito de la ciberseguridad y la digitalización de procesos en grandes compañías, es Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo con el máximo rango legal exigible por la normativa europea eIDAS.

 

 


  • Esta plataforma es capaz de monitorizar y recoger en un mismo buzón –en tiempo real- las notificaciones emitidas por los diferentes organismos públicos.
  • A través de su sistema de alarma, IvNeos evita a los profesionales la constante revisión del estado de las notificaciones electrónicas, optimizando así esta tarea.
  • El sistema también cuenta con un sistema de auditoría que permite a las organizaciones mantener el control tanto del estado como de la gestión de las notificaciones.

 

En Ivnosys hemos desarrollado la herramienta IvNeos para dar respuesta a la Ley 39/2015, que obliga a empresas y particulares a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas.

IvNeos, gestor de notificaciones electrónicas

La plataforma IvNeos, gestor de notificaciones electrónicas, se encarga de monitorizar y recoger en tiempo real y en un único buzón, las notificaciones emitidas por más de 9.000 organismos públicos.

De este modo, la herramienta libera a las organizaciones del trabajo que supone gestionar y controlar cada día el estado de las notificaciones electrónicas evitando que los empleados tengan que revisar las sedes de los organismos públicos de forma constante y manual, ganando así eficiencia en los procesos.

Además, IvNeos cuenta con un proceso de auditoría que recoge amplia información acerca del acceso de los empleados a las distintas sedes y las acciones realizadas por éstos, lo que le permite a la organización mantener el control total del estado y gestión de las notificaciones electrónicas, sin que quede comprometida la seguridad de la empresa.

Entre las ventajas de implementar IvNeos se encuentra el ahorro en costes, pues monitorizando y atendiendo las notificaciones electrónicas con el gestor, se evitan sanciones económicas y administrativas por notificaciones que quedaron pendientes de atender o que no se llegaron a recibir por fallos en la comunicación.

Cepsa integra IvNeos en sus procesos internos

La plataforma resuelve los problemas que reúnen especialmente las grandes empresas, como es el caso de Cepsa, compañía que ha confiado en Ivnosys como partner tecnológico para llevar a cabo su proceso de digitalizar la gestión de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.

La transformación digital es una palanca clave para Cepsa.  Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos

Así, Cepsa apuesta desde 2018 por IvNeos, con el objetivo de implementar una herramienta que le ayudara en la monitorización, descarga y control de las notificaciones electrónicas de los organismos públicos de manera eficaz y segura.

En este sentido, Salvador Bonacasa, director del Centro de Servicios Compartidos de Cepsa, asegura: “La transformación digital es una palanca clave para Cepsa.  Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos”.

 

Gestión de las notificaciones electrónicas a medida

Teniendo en cuenta la estructura organizativa de la compañía y la diversidad de departamentos que atienden notificaciones electrónicas, en Ivnosys hemos diseñado una plataforma a medida que se adapta a las necesidades específicas de la compañía. El gestor IvNeos dispone de un servicio automático de monitorización de las notificaciones procedentes de las diversas sedes electrónicas, estableciéndose un filtrado automático para que cada departamento reciba las notificaciones que le correspondan según la zona, organismo público u otras variables.

De este modo, la plataforma notifica a los usuarios responsables de su gestión mediante un aviso por correo electrónico en el que se indica que hay una notificación pendiente que podrán descargar a través de un enlace directo con tan solo un clic, reduciendo así la carga de trabajo.

El proyecto ha logrado convertir esta tarea rutinaria y poco productiva en un proceso optimizado y eficaz, donde no se ha visto alterado el uso de las herramientas de trabajo habituales.

Cepsa, compañía energética global presente en los cinco continentes, abarca las áreas de negocio de Exploración y Producción, Refino, Química, Comercialización, Gas y Electricidad, y Trading. La compañía cuenta con 90 años de experiencia y un equipo de cerca de 10.000 profesionales, con excelencia técnica y capacidad de adaptación.

Por su parte, en Ivnosys desarrollamos soluciones que velan por la ciberseguridad y la digitalización de procesos en las grandes compañías. El valor añadido de nuestras soluciones pasa por establecer mecanismos de prevención, gestión, control y reacción, que ayuden a las corporaciones a cumplir con las exigencias legales dentro de un entorno altamente cambiante. Garantizando la validez legal de sus soluciones, estamos reconocidos como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, cumpliendo con los más altos estándares marcados por la normativa eIDAS 910/2014. Además, afianzando la consolidación a nivel nacional de la compañía y apostando por un fuerte crecimiento a nivel internacional, desde el 2017, el fondo de capital riesgo CAPZA forma parte del accionariado de Ivnosys.


Estando en auge el uso de las notificaciones electrónicas, en el post de hoy explicamos en qué consiste este término, cuáles son sus ventajas y su obligatoriedad.

Tras la modificación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se establece el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas de dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese derecho pueda ejercerse.

¿En qué consisten las notificaciones electrónicas?

Las notificaciones electrónicas o notificaciones telemáticas son un sistema mediante el cual cualquier persona o empresa puede recibir los avisos y documentos que las Administraciones Públicas quieran enviarle de forma electrónica.

Para poder acceder a estas notificaciones electrónicas, es necesario contar con un certificado digital que acredite de forma electrónica al usuario, cuyo significado y uso se comentó en el post anterior.

Las notificaciones electrónicas son un sistema mediante el cual, cualquier persona o empresa, puede recibir los avisos y documentos emitidos por las Administraciones Públicas de forma electrónica.

Para que este tipo de notificaciones electrónicas tengan validez jurídica, existen una serie de normas. Entre ellas, dejar constancia de:

  • Envío o puesta a disposición de la notificación.
  • Recepción o acceso por el interesado de horas y fechas.
  • Recepción del contenido íntegro.
  • Identidad del destinatario o remitente.

    notificacion electronica

Para establecer el momento en el que el usuario ha sido notificado por la Administración, será la fecha y hora en la que el usuario acceda a la información y quede registrado en la plataforma. Y, si en el plazo de los 10 días el usuario no accede a ella, se presumirá rechazada.

Ventajas de las notificaciones telemáticas

Cada vez son más los usuarios que utilizan las notificaciones telemáticas en su día a día, debido a las amplias ventajas que ofrece:

  • Por parte de la Administración Pública, les supone un ahorro en los gastos de mensajería.
  • Por parte del ciudadano, permite ahorrar tiempo de desplazamiento al no tener que estar presente en el momento de entrega de la notificación, además de evitar la pérdida de ésta.
  • Y si eres una empresa, el sistema de notificaciones electrónicas te permite recibir todas las notificaciones que se produzcan a diario de forma online, evitando despistes y posibles sanciones económicas.

Notificaciones electrónicas obligatorias. ¿Quién las emite?

Las notificaciones electrónicas obligatorias son emitidas desde diferentes organismos públicos como son:

  • Agencia Tributaria: podrás consultar notificaciones y comunicaciones, publicaciones edictales, suscripciones y solicitudes, entre otro trámites.
  • Dirección General de Tráfico: realizar trámites como consulta de informes del vehículo y sanciones de tráfico.
  • Seguridad Social: permite la gestión de las notificaciones de actos administrativos entre los Organismos de la SS y las empresas y ciudadanos.

 

Notificaciones electrónicas

 

 

Para consultar más información sobre notificaciones electrónicas, os dejamos el anterior post donde hablamos del control de las notificaciones electrónicas y cómo el producto IvNeos puede ayudarte con esta tarea. Si tienes cualquier duda, contacta con el equipo de Ivnosys.


Ivnosys es una Autoridad de Certificación que cuenta con más de 15 de experiencia en el desarrollo de soluciones tecnológicas y licenciamiento de aplicaciones, cumpliendo con los más altos estándares de seguridad.

IVNEOS es uno de los productos desarrollados por Ivnosys. Una aplicación que permite automatizar la recepción y gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias emitidas por cualquier organismo público: DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, etc.

A raíz del artículo 14 de la Ley 39/2015, todas las empresas están obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las AAPP para la realización de cualquier trámite. Por eso, para evitar cualquier sanción económica y administrativa, IVNEOS es la solución.

IVNEOS: Gestión de las notificaciones electrónicas

IVNEOS es una herramienta para recibir las notificaciones electrónicas de cualquier organismo, pudiendo gestionar todo desde un único punto, y permitiendo que no se quede ninguna notificación sin leer. Además, se trata de una aplicación bidireccional, desde la que se puede recibir y contestar a las notificaciones y a cualquier documento de los diferentes organismos públicos a través del REG, directamente desde la aplicación IVNEOS. Igualmente, se tiene la seguridad de recibir las notificaciones en tiempo real.

Además, la aprobación el pasado agosto del RDLey 11/2018 sigue permitiendo a las sedes oficiales trabajar desde sus propias portales, sin pasar por el Punto de Acceso General. ¿Esto qué supone? Que los organismos puedan seguir emitiendo desde su propia sede, teniendo las empresas que revisar buzón por buzón todas las notificaciones, perdiendo gran cantidad de tiempo y corriendo el riesgo de posibles sanciones económicas ante cualquier despiste o desatención.

IvNEOS permite que a las compañías no se les quede ninguna notificación electrónica sin leer, gracias a su sistema de avisos en tiempo real y contestar a cualquier escrito de las AAPP.

IvNEOS es más necesario que nunca, facilita el día a día y nos posibilita cumplir con la Ley 39/2015, permitiendo: controlar periódicamente las notificaciones electrónicas que aún no han sido leídas, gestionar las notificaciones descargadas, filtrar las notificaciones por AAPP, definir permisos a nivel de organismo, redireccionar las notificaciones, realizar un seguimiento del Tablón Edictal Único y contestar notificaciones.

Ivnosys, consciente de la proliferación de infinidad de buzones y tablones edictales, ofrece a sus clientes un sistema de tarifa plana con el cual podrán integrar los conectores de todas sedes oficiales que deseen.

Esta herramienta también permite a las compañías presentar documentación en todas las sedes oficiales; sincronizar con un solo clic todos los buzones de todas las plataformas; disponer de múltiples usuarios con perfiles de acceso configurables o descargar, en cualquier momento, sus notificaciones; gestionar estados y documentación; y conseguir seguridad técnica, accediendo al buzón directamente con un certificado digital, sin depender del correo electrónico y evitando problemas como el Spam.

Y, ante la necesidad latente en las grandes compañías de delegar la gestión de los avisos de notificación electrónica en terceras personas, debiendo tener acceso al certificado digital del titular, se hace preciso el uso de una herramienta como IVSIGN, que apuesta por la seguridad, control y centralización de los certificados digitales, permitiendo su delegación, auditando los accesos y revocando las autorizaciones en cualquier momento.


¿Eres autónomo? Esto te interesa. A raíz de la entrada en vigor de la Orden ESS/214/2018, de 1 de marzo, todos los autónomos estarán obligados, a partir del próximo 1 de octubre, de acogerse al sistema RED de la Seguridad Social.

Así, si eres autónomo, son pocos los días de plazo que te quedan para darte de alta en dicho sistema. El sistema RED es un servicio que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social, tanto a empresas como a profesionales, para intercambiar información y documentación de manera telemática. De esta manera, se evita tener que realizar trámites de manera presencial y, por ende, se ahorra gran cantidad de tiempo.

Obligatoriedad de autónomos de inscribirse en el Sistema RED

La publicación de la Orden ESS/214/2018 ha despertado la preocupación en todos los autónomos de España. Y es que, todo aquel autónomo que el 1 de octubre no esté dado de alta en el Sistema RED, será sancionado.

Esta es una de las tantas medidas públicas que se están adoptando con el objetivo de potenciar la gestión de trámites administrativos de manera telemática, dado que son muchas las ventajas que ello conlleva: reducción de tiempos, reducción de costes, agilidad de procesos…

A partir del 1 de octubre, todos los autónomos estarán obligados por ley a acogerse al sistema RED de la Seguridad Social, a raíz de la entrada en vigor de la Orden ESS/214/2018.

Por tanto, la entrada en vigor de esta Orden ESS/214/2018, obliga a todos los trabajadores por cuenta propia a realizar las operaciones telemáticas desde Sede Electrónica. Y, siendo autónomo, ¿en qué te afecta? Deberás disponer de un certificado digital para poder realizar todos estos trámites vía online.

PymeSign: menos trámites para pymes y autónomos

Desde Ivnosys, en nuestro afán por ofrecer soluciones disruptivas y que, ante todo, faciliten el trabajo del día a día de nuestros usuarios, hemos desarrollado PymeSign. La única plataforma que te permitirá gestionar todos los trámites con las Administraciones Públicas de manera segura, sencilla e intuitiva.

Autónomos obligados a acogerse al sistema RED

 

Dado que ahora deberás disponer de un certificado digital para poder realizar todas tus gestiones, tanto tú como tu gestor debéis contar con una herramienta que permita llevar tu pequeño negocio de una manera fácil y segura.

Gestiona tus trámites con un certificado digital y recibe cualquier notificación obligatoria de las Administraciones Públicas de manera sencilla, ágil e intuitiva con PymeSign.

Así, PymeSign es la herramienta que te permite reducir tiempos y trámites en tu día a día. Sin necesidad de instalaciones ni integraciones complejas, con PymeSign firma electrónicamente toda tu documentación; además, te permite recibir y firmar cualquier notificación electrónica de las Administraciones Públicas.

Lleva la transformación digital a tu pequeño negocio con la tranquilidad de cumplir con la ley. Evita cualquier sanción administrativa y gestiona todos tus trámites de manera sencilla, desde cualquier dispositivo  y, sobretodo, con la seguridad que necesitas. ¡Contáctanos y descubre PymeSign por ti mismo!

Echa un vistazo a este vídeo y descubre PymeSign en tan solo 2 minutos:

 

 

Más información en: www.pymesign.es


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