Protocolo de firma en documentos

Dónde hay que firmar y otras dudas habituales sobre la firma

Escrito por: Marta Estudillo Fecha jueves 23, diciembre 2021 Categoría: Firma Electrónica

Suele ser frecuente que, en relación con el protocolo de firmas en documentos, surjan dudas de todo tipo que no son siempre fáciles de resolver. Por ejemplo, este tipo de situaciones suelen darse cuando alguien se plantea dónde se debe realizar la firma en un documento, si encima o debajo del nombre, etc.

Por ello, en esta entrada trataremos de resolver estas y otras dudas que pueden planteársete en tu actividad profesional o personal para que siempre trabajes con la seguridad y la confianza de estar firmando tus documentos correctamente.

Protocolo de firmas en documentos

Si hablamos de firma manuscrita en documentos en papel, es relativamente frecuente utilizar sellos que se estampan en el pie de firma, sobre todo en el sector público. De este modo, la práctica habitual es que el sello se coloque antes de firmar, aunque el orden de realización de estas dos acciones no es de especial relevancia.

En el caso de utilizar un software de firma electrónica, toda la información importante, incluso los sellos gráficos, suelen estar incorporados en el documento antes del momento de la firma. Además, gracias a la firma electrónica de documentos en soporte digital, podemos contar con otros muchos datos y evidencias que, en el caso de la firma tradicional, no tendríamos (hora y fecha de la firma, dispositivo utilizado, etc.). Elementos que contribuyen a aumentar la seguridad y fiabilidad del documento firmado y que, por tanto, aportan un valor añadido.

¿Dónde se pone la firma en un documento?

Otra duda habitual suele ser la de dónde se debe colocar la firma en un documento, es decir, si esta debe figurar encima o debajo del nombre y otras cuestiones similares.

Así, la regla general es que la firma se coloca antes que el nombre, especialmente en aquellos casos en los que el nombre va precedido por la expresión «Firmado» o su abreviatura «Fdo.».

Igualmente, no afecta a la legalidad de la firma ni del documento. Por lo tanto, en la mayoría de los casos, se podría firmar tanto antes como después del nombre sin ningún problema.

En cualquier caso, el orden más correcto sería el siguiente: antefirma (si se utiliza) – firma – nombre.

¿Cómo firmar un documento oficial?

Como hemos explicado en otras ocasiones, desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, la comunicación con las AAPP debe ser, de manera obligatoria, vía telemática y por medios electrónicos.

De esta forma, y para conseguir la máxima seguridad de la identidad digital, la mejor opción para firmar un documento oficial es usar un servicio de firma electrónica avalado por un Prestador de Servicios de Confianza como es el caso de Ivnosys. De este modo, se evitan las problemáticas derivadas del uso de la firma manuscrita:

  • Pueden ser fácilmente falsificadas.
  • Pueden usarse de manera ilegítima por terceras personas o ser alteradas por el firmante.
  • Pueden ser repudiadas por el supuesto firmante.

Esta falta de seguridad jurídica puede paliarse con el uso de una herramienta que proporcione los servicios de firma electrónica avanzada o cualificada, como es IvCert.

¿Cómo firmar un PDF legalmente?

Si necesitas firmar un PDF de manera completamente legal utilizando la firma electrónica, debes saber que no todos los tipos de firma ofrecen las mismas garantías. Por ello, deberás escoger aquella más adecuada para cada situación en función del grado de seguridad que necesitas.

Así, todos aquellos contratos, documentos internos o compartidos con terceros en formato PDF que sean firmados con la firma electrónica avanzada o cualificada cuentan con las máximas garantías legales y jurídicas en caso de litigio. Sin embargo, si estuvieran firmados con la firma simple, podrían generar dudas al tener un nivel de seguridad inferior.

¿Qué programa necesito para firmar electrónicamente?

Con todo lo expuesto, resulta evidente que es necesario contar con una plataforma especializada en firma electrónica que facilite el proceso de firma al mismo tiempo que ofrece las máximas garantías legales y jurídicas.

Por ello, en el mercado puedes encontrar nuestra plataforma de firma IvCert, que ofrece el abanico completo de firma electrónica disponible en el mercado para que puedas escoger la más conveniente para cada situación. IvCert es un servicio ofrecido por Ivnosys como PSCC y en cumplimiento de la normativa europea eIDAS que regula la identificación electrónica en el ámbito europeo.

Los comentarios están cerrados.

Configuración de cookies
Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para el correcto funcionamiento y visualización del sitio web por parte del usuario, así como la recogida de estadísticas y el análisis de sus hábitos de navegación. tal y como se manifiesta en la política de cookies en la columna “finalidad”. La base del tratamiento es el consentimiento, salvo en el caso de cookies técnicas, imprescindibles para poder navegar. Haga click en Aceptar todas las cookies si desea admitirlas todas. Para cambiar la configuración de las cookies pulse Configuración cookies. Para obtener más información sobre las cookies puede acceder a nuestra Política de Cookies. Puede consultar los datos de contacto del titular de la web y responsable del tratamiento en el Aviso legal.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
El uso de la web de Ivnosys está sujeto a condiciones. Además utilizamos cookies para mejorar su experiencia de usuario. Se entenderá que ha leído, entiende, conoce y acepta todas las condiciones contenidas en el aviso legal, en las condiciones de uso, en la política de privacidad y en la política de cookies si sigue navegando por nuestra web.
Política de cookies
Configuración cookies
Aceptar todas las cookies
Configuración de cookies