Umivale optimiza el envío de las comunicaciones Bonus a través de la suite de Ivsign

Escrito por: Natalia Herrero Fecha lunes 24, junio 2019 Categoría: Certificado digital, Eventos

Ivnosys Soluciones ha llevado a cabo un proyecto con Umivale, Mutua colaboradora de la Seguridad Social nº 15, para mejorar el proceso de comunicación de la concesión del incentivo Bonus.

Mediante este proyecto se ha conseguido eliminar el envío de documentos en formato papel, prescindiendo del burofax y los gastos que éste conlleva, y empezar a gestionar estos envíos de forma electrónica y automática. Así pues, la prioridad principal para Umivale era optimizar recursos, recortar tiempos y reducir costes innecesarios derivados del proceso de envío tradicional.

Es destacable la rapidez en la implantación del proyecto, habiéndolo puesto en marcha en apenas una semana, gracias a la suite IvSign y en concreto al uso del producto IvCert.

La automatización de los envíos le ha permitido a Umivale el poder garantizar la recepción del documento y la obtención del acuse de recibo de los envíos electrónicos, resolviendo así uno de los grandes problemas a los que se enfrentaba la mutua.

El procedimiento de envío se ha llevado a cabo a partir de un fichero tipo Excel donde se ha recogido información de los destinatarios, indicando el asunto -que opcionalmente puede reflejar el contenido del envío- y el mail del destinatario, así como el archivo del documento a enviar.

El éxito del proyecto se ha visto reflejado en las evidencias electrónicas que se han obtenido de cada uno de los envíos, tanto de recepción como de acceso a descarga, pudiendo contar con todos los apoyos necesarios, documentales y legales.

Ivnosys ha actuado como Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado, dejando constancia de la entrega y acuse de recibo de dicho documento con el sellado de tiempo, obteniendo así la salvaguarda legal en caso de litigo, pudiendo recuperar las evidencias recogidas de forma manual o automatizada, durante un plazo aproximado de 5 años.

IvCert permitirá a Umivale el envío certificado de documentación a sus mutualistas, apostando de este modo por la transformación digital, y situando a la empresa como uno de los grandes casos de éxito en lo que respecta a la automatización y optimización de procesos, y el ahorro en costes como resultado.

IvCert, Plataforma de comunicación certificada

IvCert es una plataforma de firma electrónica basada en la generación y custodia de evidencias electrónicas, en la entrega certificada y firma electrónica de documentos. Para ello, dispone de un repositorio documental donde se almacenan todos los documentos organizados, con las máximas garantías legales gracias a la recogida de evidencias electrónicas de las diferentes acciones realizadas y siendo custodiadas por Ivnosys Soluciones, reconocido como Prestador de Servicios de Confianza.

El Sistema de Gestión de Evidencias Electrónicas (SGEE), sobre el que se basa la plataforma, es un aspecto vital para garantizar la entrega certificada. El SGEE contempla todo el ciclo de vida de una evidencia electrónica: generación, custodia, recuperación y, en su caso, presentación de las evidencias ante un tercero. Además, cumple con la Norma UNE 71505 – Sistema de Gestión de Evidencias Electrónicas (SGEE), que es una garantía para disponer de evidencias confiables.

IvCert permite la definición y ejecución de circuitos o flujos con múltiples pasos de envío certificado, donde pueden intervenir distintos usuarios, quienes realizarán unas acciones concretas disponiendo de diferentes métodos de firma. La plataforma se adapta así a todos los escenarios de firma, según el nivel de confianza necesario en cada operación.

En el siguiente gráfico, se ilustran los diferentes métodos de firma que pueden utilizarse para la firma de documentos con la herramienta:
Métodos de firma

 

El amplio abanico de tipos de firma que ofrece IvCert se adapta a las necesidades de cada organización. De este modo, los envíos certificados pueden tener como finalidad la firma de documentos o contar con la evidencia electrónica de que dichos documentos han sido entregados de forma fehaciente.

En cuanto al destinatario, la herramienta puede emplearse para todo tipo de documentos de uso interno (facturas, nóminas, contratos, actas…) así como un uso externo (contratos con clientes y proveedores).

Umivale, Mutua colaboradora con la Seguridad Social, nº 15, es una asociación voluntaria de empresas sin ánimo de lucro. El trabajo de Umivale está orientado a ofrecer la mejor Salud Laboral a las empresas mutualistas: asesorándoles en materia de prevención, curando a sus trabajadores en caso de Accidente de Trabajo o Enfermedad Profesional y gestionando las prestaciones que por Ley les corresponden. Cuenta con más de 718.900 trabajadores protegidos, más de 45.100 empresas asociadas y 1.060 centros asistenciales en toda España.

 

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